Nabava je neposredni generator dobička. Tisoč evrov prihranka pri nabavi se takoj pokaže kot povečanje EBITDA za tisoč evrov. Na prodajni strani je treba na primer za enako povečanje EBITDA ob petodstotni razliki v ceni prodati za 20 tisoč evrov blaga.»V zadnjem obdobju upravljanje nabavnih verig pridobiva pomen. Menedžerji v dobrih podjetjih se tega čedalje bolj zavedajo, saj veliko podjetij išče in dosega konkurenčno prednost prav v učinkoviti in prožni nabavni in oskrbni verigi,« je povedala Marina Lindič, direktorica logistike in oskrbe kupcev v podjetju Ursa Slovenija in predsednica Združenja nabavnikov Slovenije.
Informacijski sistem ima neposreden vpliv na učinkovitost nabavne funkcije. Kot pravi Lindičeva, omogoča kakovostna informatizacija hitrejše in preglednejše delovanje oskrbne verige, saj imajo vsi udeleženci v verigi na voljo iste podatke, učinkovitejši so tudi nabavniki, ki zaradi zmanjšanja administracije pridobijo čas za ustvarjanje dodane vrednosti. »Če ima podjetje slab informacijski sistem, zaposleni, tudi tisti v nabavi, izgubljajo veliko časa in posledično tudi konkurenčno prednost pred drugimi podjetji, saj bi bilo lahko podjetje učinkovitejše, če bi delali prave stvari, ki prinašajo dodano vrednost.«
Čas je denar
V družbi Arcont so z vlaganji v informacijsko podporo pri nabavnem procesu prihranili vsaj 20 odstotkov časa. Prenovili so sistem ERP, uvedli dokumentni sistem, pri čemer razširjajo tudi brezpapirno poslovanje z dobavitelji in kupci prek elektronskih naročilnic, dobavnic in računov. Samo z brezpapirnim poslovanjem so v nabavi dosegli 12-odstotne časovne prihranke. Kot pravi mag. Vesna Svenšek, vodja nabave v Arcontu, je danes množičnost podatkov takšna, da jo je brez ustrezne informacijske podpore nemogoče obvladovati. »Pomembno je, da nabavniki podatke analiziramo, saj podjetja na nabavni strani znižujemo stroške. Poleg oskrbe je to ena najpomembnejših nalog nabave. Vsako novo tehnologijo gledamo tudi skozi to, koliko bomo imeli prihrankov pri delu, kako bomo izboljšali sodelovanje z dobavitelji in kako bomo poslovanje postavili na višjo raven.«
V podjetju Ursa Slovenija so šli celo korak dlje od brezpapirnega poslovanja in elektronskega povezovanja s poslovnimi partnerji. »Že pred leti smo začeli uvajati samozaračunavanje storitev (selfbilling, op. a.), na primer prevoznih stroškov. V zadnjem obdobju v tej obliki vse več sodelujemo tudi z dobavitelji surovin,« je povedala Lindičeva. S tem so pridobili hitrejše podatke za bilance, zmanjšali število napak, omejili administracijo ter odpravili knjiženje prejetih računov.
Digitalizacija nabave
Tesno povezovanje v oskrbni verigi, ki ga omogočajo informacijske tehnologije, ponuja nove priložnosti za optimizacijo. »Podjetje mora najprej opredeliti minimalne, maksimalne in signalne zaloge, te informacije pa potem ponudi dobavitelju, ki skrbi za polnjenje teh zalog. Gre za podoben pristop kot pri prodaji na drobno, kjer dobavitelji skrbijo za polnjenje prodajnih polic,« je povedal Tomaž Dular, poslovni svetovalec v podjetju MIT informatika.
Dobavitelj v tem primeru stalno skrbi, da je material v zalogi, pri čemer pa ga mora podjetje količinsko omejiti. To lahko počne celo telemetrično, tako da je prek IT-sistema povezan s kupcem in spremlja raven zalog ter skrbi za pravočasne dobave kupcu. V zadnjem času se vse bolj uveljavlja sistem nabave JIT, kjer dobavitelj zagotavlja material na tekoči trak točno takrat in samo v količinah, ki so potrebne. »V praksi je treba zagotoviti, da se dobava izvrši največ en dan pred uporabo, saj se s tem zmanjšajo zahteve po skladiščnem prostoru, ki je lahko manjši in cenejši, ter finančne obremenitve,« je še pojasnil Dular.
Spletni servisi za dobavitelje
Podjetja vse bolj uvajajo mikro API v obliki spletnih servisov, prek katerih dobaviteljem odprejo svoje sisteme in podatke, kot je vpogled v zaloge, načrte in nabavne potrebe. Tako se lahko dobavitelj hitreje odziva in poenostavi svoje postopke, na primer ustvari lastno prodajno naročilo. Tega pošlje kupcu kot potrditev naročila, na strani kupca pa skladiščnik in nabavnik takoj vesta, da bo ta proces potekal samodejno. S takšnim prenašanjem vlog se administrativna nabavna funkcija prenese v zunanje izvajanje k dobavitelju, kar razbremeni nabavo. Ta se lahko bolj posveti cenam, pogojem, ocenjevanju dobaviteljev in iskanju novih partnerjev, s čimer neposredno vpliva na uspešnost poslovanja in krepitev konkurenčnosti.
Med pristopi, ki znatno povečujejo nabavno učinkovitost, so vse bolj razširjene e-dražbe, kjer podjetje s pomočjo elektronskega orodja in običajno na internetni platformi išče najugodnejšega ponudnika. Ta pristop je primeren predvsem za nakup blaga široke porabe, kjer nastopa na trgu veliko ponudnikov. »E-dražbe moraš uporabljati zelo selektivno, saj niso primerne za nabavo borznega blaga in specifičnih materialov, ki jih moraš natančno specificirati in preizkusiti v proizvodnji. Pri takšnih nabavah še vedno velja klasičen pogajalski pristop,« je pojasnila Marina Lindič. Prednost elektronske dražbe se pokaže predvsem pri ponavljajočih se pogajanjih, saj je naslednja dražba zelo hitro pripravljena, ker imamo podatke že zbrane. E-dražbe prinašajo velike prihranke časa pri pogajanjih in običajno tudi večja znižanja kot klasična pogajanja. »Če delaš klasično, porabiš za vsakega dobavitelja najmanj eno uro za en krog pogajanj. Če pa odpreš e-dražbo, se lahko izvede tudi več deset krogov pogajanj v nekaj urah, ne da bi se sploh klasično pogajali z dobaviteljem, pri čemer se lahko čas za izvedbo povpraševanja skrajša celo za polovico,« je še povedala Lindičeva. Pogoj za uspešno e-dražbo je natančna specifikacija nabavnega posla ter kakovosten seznam dobaviteljev in stikov, ki jih povabimo k sodelovanju, če gre za zaprto e-dražbo. Če se odločimo za internetne platforme, kjer lahko svoje izdelke ponujajo vsi dobavitelji, lahko pridobimo tudi večje število novih dobaviteljev.
