1. Regulativa in združljivost
Združljivost poslovanja z različnimi regulativami in standardi je že dolgo »programirana« v DNK podjetij, a dobra rešitev upravljanja poslovnih vsebin lahko zaposlenim v podjetju z ramen odvzame lep del bremena. Ustrezen dokumentni sistem zaposlenim olajša shranjevanje in razvrščanje dokumentov in drugih vsebin, saj je že nastavljen tako, da je področje dokumentacije skladno z lokalnimi zakoni in predpisi oziroma nadalje z notranjimi pravili podjetja. Na drugi strani pa dokumentni sistem, ki obvlada sledljivost dokumentov in operacij, precej zmanjša tveganje za uhajanje poslovnih informacij in dokumentov iz podjetja.2. Oddaljen dostop
Čedalje več zaposlenih dela tudi od doma oziroma z različnih lokacij. V analitičnem podjetju IDC napovedujejo, da se bo denimo v ZDA število mobilnih zaposlenih z 96,2 milijona, kolikor jih je bilo lani, do leta 2020 povzpelo na 105,4 milijona, kar bo skoraj tri četrtine delovne sile ZDA.
Informatiki v podjetjih se trenutno osredotočajo predvsem na to, kako bi zaposlenim, ki celotnega delovnega časa ne preživijo v poslovnih prostorih podjetja, omogočili varen dostop do dokumentov in drugih poslovnih vsebin – tudi na poti in na območjih z omejeno povezljivostjo. Razvajenost uporabnikov, ki od njih zahtevajo dostop do teh vsebin na svojih pametnih telefonih in tablicah, tako informatikom kot varnostnim strokovnjakom povzroča vrsto izzivov. Ti zato za oddaljen dostop do poslovnih vsebin priporočajo rabo naprednega dokumentnega sistema s podporo mobilnemu poslovanju.
3. Poslovne vsebine iz oblaka
S selitvijo IT-infrastrukture iz okolja podjetja v računalniški oblak ponudnika so tudi dokumentni sistemi doživeli korenito preobrazbo. Sistem upravljanja poslovnih vsebin, ki deluje iz oblaka, je še kako cenovno učinkovita alternativa lokalni namestitvi, saj zahteva precej manjši začetni vložek, je povsem elastičen in med uporabo ustvarja nižje stroške. Podatke in informacije je v oblačnih okoljih lažje obvladovati in poskrbeti za obveščanje uporabnikov.Vsega tega se zavedajo tudi veliki ponudniki. Microsoft je tako upravljanje poslovnih vsebin zaupal storitvama Office 365 ter SharePoint Online, IBM je svoje glavne ECM-aplikacije preselil v oblak SoftLayer, medtem ko je EMC (zdaj Dellova) ekipa hčerinskega podjetja Pivotal vso infrastrukturo za naslednjo generacijo vsebinskih storitev že zdavnaj zasnovala prav na oblačnih tehnologijah. Ponudnike je selitev dokumentnih sistemov v oblak seveda veliko stala, nove arhitekture niso bile poceni, a zato prav vsi po vrsti računajo, da bodo po zaslugi selitve podatkov in dokumentov v njihove oblačne rešitve in storitve stranke v prihodnje še posebej zveste. Za podjetja z večinoma mobilnimi zaposlenimi so sistemi ECM v oblaku idealna rešitev za shranjevanje, deljenje in obdelavo podatkov.
