Prijavite se na brezplačne e-novice!
Učinkovitejši nabavni proces
V Alpini, kjer mesečno prejmejo okrog 1.300 računov, so uvedli elektronsko potrjevanje računov ter materialnih in storitvenih naročilnic. Uporabniki v dokumentnem sistemu vidijo vse, kar je v povezavi z njihovo pristojnostjo, pri čemer so pridobili širši pogled na stroške po različnih merilih. To pomeni, da lahko preverijo celotno vsebino računa, ki je sicer iz knjigovodske vknjižbe omejena. Poleg opisnih podatkov imajo na voljo tudi kronologijo o tem, kdo je račun pregledal in odobril in kakšne so bile pripombe, saj se sledi vsem aktivnostim uporabnikov. S tem, ko so v organizacijsko shemo vnesli tudi pravice podpisovanja, so ne nazadnje odpravili dileme, zakaj ima kdo kakšen strošek. Poleg hitre in pregledne elektronske izvedbe krogotoka so odpravili številne kopije računov, saj se vsi dokumenti hranijo v centralnem sistemu, kar hkrati povečuje tudi varnost poslovnih informacij ter onemogoča izgubo dokumentov.Elektronski proces jim omogoča, da vse podatke iz prejetih računov v likvidaturi vnašajo samo enkrat - v dokumentni sistem. Uvoz podatkov v sistem ERP se izvaja avtomatsko, pri čemer storitvene račune kontirajo že v dokumentnem sistemu, medtem ko račune, ki jim sledi prevzem na skladišče, kontirajo in povezujejo s prevzemnicami v sistemu ERP.
Centralno vodenje naročanja
V Alpini so prek dokumentnega sistema podprli tudi centralno vodenje naročanja za vsa materialna in storitvena naročila. V primeru materialnih naročil se prenesejo podatki iz zalednega sistema, kjer se naročila pripravijo na podlagi potreb proizvodnje, medtem ko se storitvena naročila že v osnovi pripravijo v dokumentnem sistemu. Pripravljena naročila nato posredujejo v potrjevanje odgovornim osebam, na podlagi podpisanih naročil pa v nabavi pripravijo naročilnice dobaviteljem. Pred tem je vsak uporabnik pripravil svojo naročilnico ter vodil svoje številčenje, nato pa so naročilnice v nabavi prepisali in poslali dobaviteljem. Zdaj se naročilnica pripravi v centralnem sistemu z enotnim številčenjem, s čimer so odpravili prepisovanje ter olajšali povezovanje računov z naročilnicami.Med pomembnimi pridobitvami, s katerimi so občutno skrajšali proces, je mobilna uporaba. Ta predvsem direktorjem, ki pogosto potujejo v tujino, omogoča, da se prek interneta prijavijo v sistem od koderkoli ter potrjujejo aktualna naročila in račune. Tako ni treba čakati na njihovo vrnitev na sedež podjetja. V sistem so vključili tudi celoten nabor pogodb, poleg nabavnih še prodajne, kreditne, distributerske in druge, ter digitalizirali celotno prejeto in oddano pošto.
Nepretrgana oskrba kupcev
Tosama je z naročanjem prek spleta, ki deluje v računalniškem oblaku, zagotovila cenovno ugodno storitev nepretrganega delovanja spletne trgovine za prodajo podjetjem. Stranke naročajo od koderkoli in kadarkoli, pri čemer imajo stalno na voljo sveže podatke o izdelkih in zalogah, naročila pa se takoj prenesejo v poslovni informacijski sistem. S tem so elektronsko povezali celoten proces, od spletnega naročila kupca, prek proizvodnje do odpreme. V sistemu delujejo številni avtomatizmi, ki recimo v primeru manjkajočih izdelkov takoj razpišejo nalog proizvodnji za izdelavo.Tosama je pri naročilih izdelkov na zalogi skrajšala odpremo za najmanj en dan. Vsa naročila, tudi tista, ki jih prejmejo prek spleta popoldne, zvečer ali ponoči, torej zunaj uradnih delovnih ur komercialne službe, odpremijo prej kot v 24 urah oziroma že takoj naslednji delovni dan. S to rešitvijo lahko naročajo tako posamezniki kot tudi potniki ali partnerska podjetja, pri čemer cenovno politiko v sistemu spletnega naročanja krmilijo s sistemom ERP.S shranjevanjem podatkov v oblaku so v Tosami dosegli še, da so podatki o izdelkih in zalogah vedno točni, vendar ločeni od izvornih podatkov. To omogoča nemoteno oskrbo kupcev ter hkrati visoko stopnjo varnosti matičnih podatkov in celotnega poslovnega informacijskega sistema. Z izvedbo visoko razpoložljive rešitve v oblaku pa so se v Tosami tudi izognili dodatnim stroškom 24-urne informacijske podpore, ki bi jo morali zagotavljati, če bi sistem deloval na lokalni infrastrukturi.
