Proizvajalci dokumentnih sistemov, ki so desetletja vanje vgrajevali vse mogoče in nemogoče funkcije, ki so jih uporabljali le redki, so ugotovili, da več ne pomeni vedno tudi bolje. Če želijo, da bo dokumentne sisteme uporabljalo čim več zaposlenih, morajo biti prijazni do uporabnika, nadvse preprosti za uporabo in dosegljivi od koderkoli in kadarkoli. To pa okorna in s funkcijami nabita rešitev težko doseže.
Igrivi dokumentni sistemi
Dokumentni sistemi so pred leti veljali za izredno »stroge« poslovne rešitve. Njihovo uporabo so določala stroga pravila, podobno kot ob uporabi poslovnoinformacijskega sistema (ERP). Danes pa je igrifikacija (gamifikacija) poslovnih rešitev prinesla precej večjo prijaznost do uporabnika.
V splošnem velja, da mora biti dokumentni sistem vedno na voljo, zelo dobro povezljiv, združljiv s preostalim IT-okoljem in hkrati ne sme omejevati tipičnega miselnega procesa, ki ga imajo zaposleni. Nikoli ne sme prestopiti mej, ki jih uporabnik jemlje za razumne v svojem delovnem procesu. Ne sme se odločati namesto njega in predvsem ne sme omejevati njegovega dela.
Dokumentni sistem je v prispodobi še najbolj podoben platnu, na katerem lahko uporabniki svobodno ustvarjajo, pri čemer si ne more privoščiti »strogosti«, ki jo zahteva sistem ERP. Le dokumentni sistemi, ki uporabnikom dopuščajo svobodo in igrivost, so ta hip resnično uspešni.
Družabna omrežja na vrsti šele čez nekaj let
Dokumentni sistemi prihodnosti se osredotočajo na pridobivanje čim več informacij o delu uporabnika, želijo ga spoznati in analizirati njegove navade. Večina integracij v novodobnih dokumentnih sistemih se razvija v povezovanju vsebin z družabnimi omrežji, kar je precej neuporabno. »Ljudje v poslovnem svetu o vsebini internih dokumentov za zdaj še ne komuniciramo prek družabnih omrežij. Kontekst pogovora ostaja interen in se trenutno večinoma dogaja v elektronski pošti,« pravi Matevž Gačnik, arhitekt programske opreme v podjetju Gama System, ki pomaga razvijati tudi zelo uspešen dokumentni sistem eDocs. Dodaja, da morajo scenariji sodelovanja v naprednih dokumentnih sistemih teči interno, znotraj sistema. »Preskok na povsem odprto komunikacijo prek družabnih omrežij je še vedno oddaljen vsaj nekaj let,« meni Gačnik.
Integracija z različnimi napravami
Na drugi strani pa se v svetu dokumentnih sistemov dogajajo integracije s končnimi napravami. Funkcionalnosti dokumentnih sistemov proizvajalci vgrajujejo v pametne telefone, tiskalnike, skenerje, tablice in večnamenske naprave. »Izvajati določene dele dokumentnega sistema neposredno na napravi, ki se je do zdaj sprejemala kot pasivna, je velik korak k uporabniški prijaznosti. S tega stališča je mogoče pričakovati, da bodo dokumentni sistemi v prihodnosti nameščeni na vseh delovnih mestih, računalnikih in drugih napravah v sodobni organizaciji,« napoveduje Gačnik.
Dokumentni sistem kot osrednja IT-rešitev
Boj za to, kdo bo nosilec poslovnih informacij, med sistemi ERP in dokumentnimi sistemi traja že dve desetletji. Nosilec informacije je vedno tisti, h kateremu se morajo uporabniki vrniti. Sistemi ERP so tako brez dvoma nosilci finančnih in proizvodnih informacij, ki so pomembne za izvedbo posamezne naloge, izdelavo specifičnega proizvoda ali plačilo računa.
Vprašanje pa je, ali so tovrstne večinoma številčne informacije res najpomembnejše za poslovanje podjetij. Kontekstualne informacije velikokrat prinašajo več vsebine od strogo številčnih informacij, več pogovora, ki je odločal o spremembi številk ali drugih parametrov. V tem kontekstu se boj med ERP in dokumentnimi sistemi nadaljuje in zanimivo bo videti, kateri tip informacij bo prevladal - številke ali kontekst, ki pripelje do teh številk.Uresniči se lahko tudi nasproten scenarij.
Če bi sistemi ERP postali prijaznejši do večine zaposlenih in tako prevzeli tudi vlogo dokumentnih sistemov, bi zadnji izginili s trga. A glede na njihovo trenutno priljubljenost, ko so končno dobili krila, je to malo verjetno.
Dokumentne sisteme v srednje velikih in velikih organizacijah uporablja večji delež zaposlenih kot druge poslovne IT-sisteme. Razloga sta vsaj dva. Prvi je, da se čedalje več organizacij srečuje z elektronskimi dokumenti, ki nimajo več fizične oziroma analogne različice. Nikoli niso in ne bodo obstajali na papirju. Dodatno pa ponudniki ugotavljajo, da je razširjenost dokumentnih sistemov v poslovnem okolju večja kot pri večini drugih poslovnih rešitev. Z njimi se sreča več zaposlenih, saj so v praksi prav dokumenti tisti, ki prenašajo podatke po organizaciji, in sicer s tem ko prenašajo informacije, ki so potencialno preprosto berljive širokemu krogu ljudi.