Prijavite se na brezplačne e-novice!
Analitiki napovedujejo, da bodo za naslednji velik korak v digitalizaciji in informatizaciji poslovanja podjetij poskrbele rešitve za upravljanje vsebin (ECM). Njihov vpliv primerjajo kar z vlogo elektronske pošte, ki je postala nepogrešljiv pripomoček za interno in eksterno komunikacijo ter celo temelj za organizacijo elektronskega poslovanja, čeprav temu sploh ni namenjena.
»V prihodnjih letih se bo upravljanje in hranjenje dokumentov selilo v rešitve za upravljanje vsebin in kmalu se bomo uporabniki čudili, kako smo lahko dokumente ustvarjali, izmenjevali in hranili v poštnih predalih ter se ustno usklajevali o procesih,« razlaga Andrej Kositer, direktor podjetja Agenda.
V praksi na področju informatizacije poslovanja podjetij vlada precejšnja vsebinska zmeda. K tej pripomorejo tako hiter razvoj tehnologij kot različni organizacijski izzivi, še najbolj pa nerazumevanje konceptov informatizacije. Ti pa so osnova in vodilo za razvoj strategij, metodologij in IT-rešitev, ki bodo zagotavljale učinkovito poslovanje podjetij v digitalni dobi.
Sistem ECM razširja domet dokumentnega sistema
Sistemi ECM (Enterprise Content Management) vključujejo metodologije in rešitve za upravljanje dokumentov in procesov, ki so temelj delovanja podjetja, kakor tudi drugih digitalnih vsebin, ki se pospešeno množijo v poslovnih okoljih. Poleg dokumentov so za učinkovito poslovanje in prenos informacij vse pomembnejši tudi elektronska pošta, spletne vsebine, trženjski in prodajni materiali, podatkovne baze, multimedijske vsebine ter različna uporabniška in tehnična dokumentacija.
Rešitev ECM je sodobna nadgradnja dokumentnega sistema. Gre za rešitve, ki podpirajo najrazličnejše digitalne zapise, poslovne procese, sodelovanje zaposlenih. V primeru, ko ima podjetje že uveden dokumentni sistem, ga rešitev ECM ne nadomesti, temveč razširi njegove funkcionalnosti ter naredi »bolj univerzalnega«.
Primerni za vse panoge
Z vsebinami v digitalni obliki se danes srečujejo vsa podjetja, zato so tudi vsa med potencialnimi uporabniki rešitev ECM. Prvi kandidati so zagotovo dinamična in hitro rastoča podjetja, ki se želijo razvijati v smeri e-poslovanja ter ga izkoristiti za svojo konkurenčno prednost.
Rešitve ECM lahko hitro in učinkovito podprejo spreminjajoče se zahteve vodenja, prodaje, trženja in proizvodnje. Čedalje več podjetij s tovrstnimi rešitvami obvladuje različna področja in sisteme: od vodenja kakovosti, odličnosti, učinkovitosti, nadzora razvoja ...
Sistem ECM lahko s pridom izkoristijo tudi sodobna proizvodna podjetja ter družbe, ki veliko poslujejo s tujino in tujimi partnerji.Drugi segment tipičnih uporabnikov rešitev ECM so izrazito dokumentno in/ali procesno intenzivna okolja podjetij, kjer jim te rešitve pomagajo obvladovati velik obseg dokumentov oziroma vsebin in skrbeti za cenovno učinkovito poslovanje. Predvsem finančni in zavarovalniški sektor ter nekatere organizacije državne in javne uprave lahko z uvedbo sistema ECM precej pridobijo pri časovni in stroškovni učinkovitosti.
