Poznate gupije? Te majhne ribice so zaradi mavričaste barve popestritev številnih akvarijev po vsem svetu. Kaj ima to opraviti z IT, vprašate. Gupiji so tako majhni, da lahko roko držimo v vodi, pa njihovih ugrizov sploh ne bomo čutili. A če pretiravamo in roko predolgo držimo v vodi, bodo ti malčki na naši zmehčani koži pustili poškodbe.
Analogija z oddelkom IT je sledeča: drobne neučinkovitosti so prisotne v vseh organizacijah in oddelkih, tudi v IT. Težava je, da se te neučinkovitosti – čeprav so videti zanemarljive – množijo in prerastejo v večje težave, ki ubijajo produktivnost zaposlenih. Medtem ko se drugi oddelki s tovrstnimi težavami soočijo predvsem z zahtevami po dodatnih ljudeh in financiranju, si lahko oddelek IT pomaga sam.
Če vsem ugodimo, smo v težavah
O kakšnih težav(ic)ah je govora? Denimo o (neodobrenih) manjših projektih. Podjetja se relativno dobro pripravijo na večje naložbe in projekte IT, jih dokumentirajo in spremljajo. Na drugi strani pa kakšne manjše posodobitve in vzdrževanja lahko ostanejo pod radarjem, saj nihče dejansko ne pozna njihove pomembnosti (in stroška). Brez ustreznih procesov je namreč to težko. Informatiki bodo v želji, da bi ugodili zaposlenim, sprejeli njihove zahteve za manjše spremembe ali dodatke, za katere oddelek sploh vedel ne bo. In ko je takšnih »malenkosti« veliko, IT zaide v resne težave, sploh ko kaj odpove, okolje IT pa ni več takšno kot v načrtih. Pa tudi učinkovitost zaposlenih, ki se ukvarjajo z reševanjem manjših težavic, je seveda manjša.
Podjetja se lahko proti tovrstnemu obnašanju borijo na dva načina: Uvedejo sistem zahtev, kjer se te zbirajo in preučijo, ali pa preprosto omejijo število ljudi (in čas), ki ga informatiki lahko porabijo za podporo posameznega (drugega) oddelka.
Za začetek pozorno preberite račune ponudnikov
Velika težava, še kako prisotna tudi v slovenskih podjetjih, je slaba praksa pri nakupu tehnologij. Ignoriranje upravljanja ponudnikov lahko vodi do izjemno velikih stroškov. Danes, ko IT postaja vse bolj storitveno orientiran, je minimalni ukrep že ta, da podjetja pregledajo postavke na računih in se prepričajo, da ponudniku ne plačujejo storitev, ki jih nikoli niso prejela, pa naj gre za telekomunikacijske ali IT storitve. Računi ponudnikov so namreč vse bolj kompleksni, z dolgimi seznami postavk, zato stranka hitro kaj spregleda.
Pripravite zemljevid IT okolja
Kar zadeva samo IT-infrastrukturo, pa si velja pripraviti zemljevid IT-okolja in pregledati, da posamezne komponente res služijo svojemu namenu in da je prekrivanja funkcionalnosti čim manj. Odvečne komponente niso le drage, so še dražje, saj mora nekdo skrbeti zanje in jih vzdrževati.
Slaba izbira in implementacija infrastrukture IT ima vrsto negativnih posledic. Ne le da zmanjšuje produktivnost, pogosto ustvarja tudi nezadovoljstvo zaposlenih, celo frustracije, skratka je neverjetno razsipna s finančnimi in človeškimi viri. Predimenzionirane rešitve so drage za podjetje, premajhne pa prav tako, saj zaposleni ne morejo narediti čudeža – ljudje pa so v IT največji strošek.
Naj se točno ve, kdo kaj dela
Tudi poslovni procesi so še kako pomembni. Dobri interni procesi v oddelku IT bodo olajšali delo vsem zaposlenim. Ko se ve, kdo skrbi za posamzeno stvar ali storitev, je učinkovitost višja. Iskanje odgovorne osebe je namreč stran vržen čas. Da sploh ne omenjam vloge procesov ob morebitnem varnostnem incidentu – podjetje, ki stvari nima urejenih, bržkone sploh ne ve, da je bilo napadeno, niti kaj (vse) so napadalci »odnesli«.
Posvetite se sestankom
Vsi smo že bili priča sestankom, ki so brez jasnega programa in cilja ali pa na njih prisostvujejo popolnoma napačni ljudje. Tudi takšni sestanki ubijajo produktivnost zaposlenih. Če je takšna situacija v oddelku IT, jo velja čim prej odpraviti. Treba se je prešteti, se izprašati po zadolžitvah in odgovornostih ter si naliti čistega vina.
Učimo se od boljših
V zadnjem desetletju je bila prav proizvodnja tista, ki je veliko vlagala v avtomatizacijo in hkrati v agilnost. Obe prideta še kako prav tudi v oddelku IT. Strokovnjaki za proizvodnjo že dolgo vedo, da nepregledani ali nevzdrževani sistemi sčasoma postanejo neučinkoviti. No, na strani IT ti sistemi postanejo celo nevarni, saj ogrozijo (sicer neprekinjeno) poslovanje podjetja.
Informatiki morajo biti torej kar se da odgovorni in stalno skrbeti za odpravo neučinkovitosti, ne glede na to, kako majhne in navidez nepomembne so. Z lovljenjem malih ribic namreč lahko pridemo do velikih rib – analogija, ki drži na številnih področjih, ne le pri ribolovu.