Ob uvajanju brezpapirnega poslovanja imajo podjetja za pošiljanje in prejemanje dokumentov oziroma sporočil na voljo več rešitev. Če gre na primer samo za odpravo papirnih računov, ki se lahko v osnovi nadomestijo z dokumenti pdf, je lahko e-pošta povsem prikladen in sprejemljiv kanal. Podobno velja za druge dokumente, kot so specifikacije storitev ali poročila o opravljenih storitvah. Težava je le, da mora prejemnik, če ne uporablja posebnih rešitev za prepoznavanje podatkov iz pdf-datotek, podatke prepisovati ročno.
Brezpapirno samo na papirju
Takšen proces je sicer brezpapiren, je pa daleč od elektronskega ali digitalnega, pri čemer se večina stroškov in porabe časa prenese na prejemnika. Že v primeru prejetih pdf-računov se izkaže, da prejemniki takšne račune navadno natisnejo in z njimi ravnajo enako kot s papirnimi. Obstajajo pa tudi prakse, ko se natisnjeni računi zaradi lažjega procesiranja znova skenirajo in podatki optično prepoznajo.
Ekonomija obsega
V primeru, ko gre za pošiljanje večjega števila elektronskih dokumentov in večjega števila prejemnikov, je smiselno ubrati drugačno pot, ki odpravlja ročno prepisovanje in ima vgrajene mehanizme za preprečevanje napak. Storitve e-izmenjave v primerjavi z e-pošto ali neposrednim povezovanjem zbirk podatkov prinašajo tudi vrsto naprednih zmožnosti. Vzpostavljajo sledljivost poslovanja, zagotavljajo varnost sporočil in vsebine ter omogočajo avtomatizacijo usmerjanja izmenjave sporočil med partnerji. Uporaba storitev e-izmenjave je smiselna tudi zaradi svoje univerzalnosti, saj omogočajo medsebojno povezovanje poslovno-informacijskih sistemov, dokumentnih sistemov in drugih, namenskih aplikacij, bodisi med partnerji znotraj nabavnih verig bodisi pri poslovanju z javno upravo (davki, carine, statistična poročila …).
Avtomatizacija je glavni namen digitalizacije
Uporaba storitev e-izmenjave ne pomeni le preskoka v hitrosti, zanesljivosti in kakovosti posredovanja dokumentov in sporočil. Gre za raven avtomatizacije celotnih procesov med podjetji, ki ima neposreden vpliv na učinkovitost poslovanja. V storitve e-izmenjave se dokumenti posredujejo samodejno iz računalniških sistemov, podobno se prejeti dokumenti samodejno prevzemajo in berejo v ciljnih sistemih.
Elektronska izmenjava v oskrbni verigi je najbolj nazoren primer digitalizacije medpodjetniškega poslovanja. Izmenjava e-naročilnic in potrditve naročil je osnova za to, da se zmanjšajo napake pri dobavi. To za kupca pomeni, da je njegov nadaljnji proizvodni ali prodajni proces stabilnejši, za dobavitelja pa, da se zmanjša število reklamacij in s tem povezani stroški. Digitaliziran proces pošiljanja dobavnic in potrditve dobave podobno skrajša čas za izdajo računov, kar dobavitelju izboljša finančni tok, kupcu pa poenostavi prevzemanje blaga.
Na zadnjem koraku elektronski računi odpravljajo ročne postopke pri likvidaciji in knjiženju, kar dodatno zniža stroške in skrajša čas za plačilo. Dobavitelj za račune plačuje manj, hitreje so poravnani, kupec pa lahko zaradi pravočasnega ali še bolje predčasnega plačila izkoristi dodatne bonitete.
Nabavni proces še zdaleč ni edini primer dobre prakse uporabe e-izmenjave. Uporablja se lahko za izmenjavo različnih sporočil znotraj poslovnih procesov, ki potekajo v različnih podjetjih, na primer pri zunanjem izvajanju. Ob tem je treba opozoriti, da so te storitve neodvisne od uporabljenih tehnologij na strani partnerjev. S ter jim omogočajo zagotavljanje odprtosti in prilagodljivosti poslovanja zahtevam kupcev in dobaviteljev ter poenostavljajo razvoj novih poslovnih modelov.
