Poslovna informatika ni stvar mode, še posebej, ko gre za temeljne informacijske sisteme. Vlečnega konja, ki še vedno pridno dela, pač ne menjaš kar tako, razen če preideš na popolnoma drugačen pogon. V gospodarstvu šminka sodobnega softvera še nikoli ni bila razlog za naložbo – se preveč gleda, kam gre denar. Vsaj pri informatiki je tako.
Dokumentni sistemi so eden od temeljnih gradnikov poslovanja vsake organizacije. Ne glede na to, za kakšen tip organizacije gre, poslovanje pomeni predvsem prekladanje papirjev, če se lahko izrazim po starem. Glede na takšno pomembnost dokumentov je nujno, da organizacija ne obravnava dokumentnega sistema kot aplikacije, ampak kot enega od gradnikov informacijske podpore poslovnim procesom. Resda je enostavneje razmišljati o dokumentnem sistemu kot rešitvi, s katero poenostavim to in ono, namesto da bi gledal celoten proces. Še posebej, ker se tako ohranjajo vrtički interesov, ki so utrpeli izgubo udobne prikritosti že s samo uvedbo dokumentnega sistema.
Delovanje javne uprave je v primerjavi z gospodarstvom še toliko bolj utemeljeno na procesiranju dokumentov. In prav zato bi pričakoval, da je javna uprava pri razmišljanjih o dokumentnem sistemu bolj zrela. Zdi se, da gre pri odločitvi za nov dokumentni sistem za vse kaj drugega kot za naložbo, ki bi bila usmerjena v izboljšanje učinkovitosti in zmanjšanje državnega aparata.
Po eni strani razumem, da si javna uprava želi vsaj na videz sodobnejših aplikacij. Kdo se ne bi naveličal leta in leta delati z enakimi programi ... Ampak ali ni to super – vsaj zame, ki plačujem davke? Razumem tudi, da se pri delu s sedanjimi aplikacijami pojavljajo težave, toda to je vendar sestavni del vsakega informacijskega sistema. Razumem tudi, da lahko kak sodobnejši produkt vsebuje kakšno zanimivo funkcionalnost, ki je starejši nima. Vendar ali je to bistveno za uporabnike? Vse to razumem. Ne razumem pa zapravljanja davkoplačevalskega denarja zaradi morebitnih osebnih zavez, vsiljevanja osebnega okusa ali popuščanja lobijem.
Zakaj se pri razpisu za novi dokumentni sistem javne uprave preprosto ne morem otresti misli na te za resno državo alarmantne obtožbe? Ker nisem dobil občutka, da se za naložbo skrivajo procesne izboljšave, takšne, ki bodo ustvarjale vrednost za uporabnike in državljane oziroma podjetja. Ker za idejo zamenjave dokumentnega sistema ni konkretne razlage, kako se bosta s tem povečali produktivnost in kakovost. Gre za podoben paradoks, kot je uvedba državnega oblaka. Resda so nekaj prihranili, ker so pač potrebovali novo infrastrukturo, ampak še vedno državni organi delajo vse po starem.
Po drugi strani pa me zanima morda še bolj resno vprašanje. Kdaj bo državna uprava prešla na akreditirano varno hrambo? Se še spomnite tistega neživljenjskega ZVDAGA, ki je v gospodarstvu dobesedno ubil razvoj brezpapirnega poslovanja? Ja, država takšnega elektronskega arhiva sploh ne uporablja, čeprav bi ga po zakonu morala!
Ne želim se spuščati v debate, kateri od obeh sodelujočih na razpisu za dokumentni sistem je boljši, katera rešitev je primernejša. Želim samo, da se jasno pove, kakšni bodo učinki novega sistema na poslovanje državne uprave. Do takrat pa, lepo prosim, ne porabite niti centa našega denarja.
