Rešitev e-Procesi zaokroža Genisov celostni dokumentni sistem e-GenDoc z zmožnostmi za prilagodljivo obdelavo dokumentov, ki nastajajo v podjetju ali prihajajo vanj prek različnih kanalov – navadne in elektronske pošte, e-izmenjave ali s prenašanjem prek spletnih mest. Lahko jo uporabljamo kot samostojen dokumentni sistem ali pa z njo obdelujemo dokumente, ki nastajajo ali se hranijo v drugih dokumentnih modulih sistema e-GenDoc.
Različne možnosti za povezovanje z zunanjimi sistemi omogočajo, da se prek rešitve e-Procesi digitalno obdelujejo tudi dokumenti, ki nastajajo v poslovnem informacijskem sistemu in drugih zunanjih programih ali storitvah v oblaku. Nova Genisova rešitev podjetjem in ustanovam tako poenostavlja digitalizacijo administrativnih delovnih postopkov, s čimer v kratkem času dosežejo do 30-odstotno povečanje učinkovitosti ter precejšnje časovne in finančne prihranke.
Digitalizacija novih področij v podjetju
Novi modul razširja uporabnost dokumentnega sistema e-GenDoc na področja, ki jih podjetja večinoma še niso digitalizirala. Gre za splošno razširjene delovne postopke, ki še niso standardizirani ali pa po svoji naravi niso strogo urejeni in jih zaposleni izvajajo z uporabo različnih informacijskih orodij in papirne dokumentacije. Ob tem nastajajo številne napake, časovne in finančne izgube ter zakonska tveganja, ki ogrožajo poslovno uspešnost in ugled organizacije.
»Modul e-Procesi podjetjem in ustanovam omogoča, da v najkrajšem času digitalizirajo vsakodnevne delovne postopke ter izboljšajo njihovo urejenost, sledljivost, kakovost in učinkovitost,« je dejal Janko Štefančič, direktor Genisa.
Z e-Procesi se lahko podprejo kompleksni in enostavni delovni postopki za izdelavo dokumentov, na primer poročila za vodstvo, navodila za delo ter obravnava reklamacij, lahko pa se z njim oblikuje čisto namenska rešitev, na primer za izdelavo, obravnavo in potrjevanje pogodb ali prodajnih ponudb. Uporabnost razširja tudi njena povezanost z zbirko Microsoft Office, kar organizaciji omogoča procesno obdelavo dokumentov, ki jih uporabniki ustvarijo na podlagi predlog ali obrazcev. Rešitev ponuja tudi vrsto zmožnosti za skupinsko delo, s čimer se izboljšajo sodelovanje, kroženje informacij in uporaba znanja.
Povezovanje z drugimi moduli dokumentnega sistema e-GenDoc
Kot pravi Štefančič, je modul e-Procesi na voljo skupaj z drugimi moduli dokumentnega sistema e-GenDoc, lahko pa deluje kot popolnoma samostojna rešitev za procesiranje dokumentov. V povezavi z modulom e-Pisarna vzpostavlja temeljni dokumentni sistem, ki omogoča zajem, shranjevanje, razdeljevanje in obravnavo vhodne in izhodne pošte ter internih dokumentov. Uporabniki Genisovih rešitev e-OrgDok in e-TehDok za obvladovanje organizacijske oziroma tehnične dokumentacije pa lahko s tem modulom povečajo prilagodljivost delovnih tokov glede na posebnosti vodstvenih, sistemskih, tehničnih in proizvodnih dokumentov.
Privlačna rešitev za digitalno obravnavo elektronskih dokumentov
»Eden največjih potencialov za e-Procese je povezava s transakcijskimi poslovnimi sistemi, kjer podjetja že po tradiciji nimajo dobrih rešitev za izvajanje delovnih postopkov z dokumenti, ki nastajajo v teh sistemih,« je poudaril Štefančič.
Široke možnosti za povezovanje z zunanjimi aplikacijami postavljajo modul e-Procesi kot privlačno rešitev za digitalno obravnavo elektronskih dokumentov, ki nastajajo v sistemu ERP, na primer v nabavnih, prodajnih, tehnoloških in logističnih aplikacijah ter v sistemih CRM in HRM. Modul je možno uporabiti tudi za osrednje obvladovanje dokumentov v procesih, ki jih podjetja podpirajo z različnimi sistemi, zato prihaja do večkratnega vnašanja podatkov in shranjevanja istega dokumenta na več mestih.
Z uporabo v oblaku hitreje do industrije 4.0
Modul e-Procesi je tako kot celoten sistem e-GenDoc na voljo tudi v računalniškem oblaku, kar je še posebej privlačno za poslovne skupine in mednarodna podjetja. Uporaba v oblaku podjetjem navsezadnje omogoča lažje povezovanje notranjih delovnih postopkov z zunanjimi storitvami oziroma s procesi njihovih partnerjev, s čimer si olajšajo uvajanje koncepta industrije 4.0.
