Podjetje Mersteel SSC, eden vodilnih ponudnikov metalurških izdelkov in storitev v Sloveniji, je bil po osamosvojitvi iz skupine Merkur leta 2014 prisiljen vzpostaviti celovit informacijski sistemi, saj jim matično podjetje ni več zagotavljalo informacijske podpore. Poleg tega je bila v starem informacijskem sistemu metalurška dejavnost podrejena trgovski logiki, zato proizvodnja ni bila ustrezno podprta.
»Merkur je imel lasten razvoj informacijskega sistema, ki je bil osredotočen na trgovsko dejavnost. Na področju proizvodnje je pokrival samo majhen del naših potreb, zato smo že takrat poiskali rešitev, s katero bi podprli tudi našo proizvodno dejavnost,« je povedla Metka Krajnc, vodja organizacije, kakovosti in informatike v Mersteelu SSC. Ker so na proizvodnem segmentu delno že uporabljali rešitev podjetja MIT, so se odločili za celovito uvedbo ERP-sistema MIT Orkester. Leta 2016 so uvedli rešitve za finance in računovodstvo, nabavo in prodajo ter proizvodnjo in skladiščenje ter rešitve sproti dopolnjevali v letu 2017.
Kot je povedala Krajnčeva, so potrebovali veliko novih dodelav, da bi procesi tekli z enako učinkovitostjo kot prej. Predvsem je bil izziv velikost in obseg dogodkov. Stremeli so k čim večji avtomatizaciji, s čimer so pridobili želeno hitrost in pridobili vrsto procesnih izboljšav, na primer pri vodenju poslov, logistiki in sledljivosti. V starem sistemu so namreč izvajali veliko ročnega vnašanja podatkov, na primer prilaganje spremne dokumentacije k izhodnim dokumentom. Sedaj se zajem spremne dokumentacije izvede že ob vhodu materiala v skladišče in je nato na voljo skozi celoten proces vse do odpreme izdelkov.
Avtomatizacija zagotavlja hiter in pregleden poslovni proces
Na komercialnem, še posebej prodajnem področju, so bile stvari drugačne od standardnih, zato so v ERP-sistem ustrezno prilagodili in pohitrili številne postopke. Avtomatizirali so celoten proces od povpraševanja kupca do organizacije optimalnega transporta. Podatki se samodejno prenašajo naprej skozi proces. Ni podvojenih vnosov, posamezni procesi so povezani in se nadaljujejo eden v drugega. Ko se sproži postopek odpreme blaga, teče postopek skozi vse faze do fakture samodejno. Poslovni informacijski sistem v ta namen spremlja različne statuse in prikaze, ki zaposlenim na posameznem koraku zagotavljajo vnaprej vse informacije, ki jih rabijo za izvedbo svojih nalog, vključno z opozorili, ali kakšen dogodek odstopa od plana.
Celo delovni nalogi za proizvodnjo se generirajo samodejno iz naročila, tako da tehnolog dokumente samo še pregleda in splanira proizvodnjo. Tehnološke zadeve, kot so formule za čase rezanja, poraba materiala in izkoristki so namreč implementirane že v prodajnem delu sistema, tako da tehnologi pred razpisom proizvodnje morebiti izvedejo samo še manjše popravke oziroma optimizirajo izkoristek materiala.
Učinkovita skrb za kupca
Za obvladovanje poslov uporabljajo poseben prodajni vmesnik, ki deluje znotraj sistema ERP in komercialistom omogoča, da z enega mesta dostopajo do vseh informacij v povezavi s posameznim poslom: povpraševanja, ponudbe, finančna stanja… Čez ta vmesnik se prožijo tudi delovni postopki, na primer izdelava prodajnega naročila, ko kupec potrdi ponudbo. Ko gre proces od prodaje naprej v skladišče ali proizvodnjo, lahko komercialist spremlja tudi statuse dokumentov in delovnih nalogov.
Kot pravijo v Mersteelu, ima komercialist na voljo vse podatke, da se lahko odloča o poslu. Vse aktivnosti se vežejo na njegovo prodajno naročilo, kar je pomembno, da lahko odgovori na čim več vprašanj kupcev. Odgovorni za partnerje in posle pridobivajo prek vgrajenega sistema obveščanja takojšnje informacije o odstopanjih v procesu, da lahko hitro ukrepajo in da je delo čim bolj tekoče. Če kaj odstopa od dogovora s partnerjem, je tako komercialist pravočasno obveščen. Poleg tega ima na voljo številne druge podatke, prek katerih ima nadzor nad izvajanjem aktivnosti na ravni posamezne pozicije naročila, fakture ali posla, vključno z razliko v ceni.
