Urejeni procesi tiskanja so lahko tudi konkurenčna prednost

Podjetje Vibor izvaja optimizacijo tiskalniškega okolja, ki v ospredje postavlja uporabnost in varnost.

Podjetje Poclain Hydraulics, proizvajalec hidravličnih ventilov, se je odločilo za temeljito prenovo področja tiskanja. Optimizacijo tiskalniške infrastrukture in s tiskanjem ter skeniranjem povezanih procesov je zaupalo podjetju Vibor. To se je dela lotilo karseda celostno.

»Kot v večini primerov je tiskalniška flota tisti del IT-infrastrukture, ki navadno podjetjem povzroča (pre)velike in včasih tudi nepotrebne stroške. Pri prenovi tiskalniškega okolja smo upoštevali vidik digitalne preobrazbe poslovanja in delo zaposlenih. Vodila nas je zahteva, da mora novo okolje štirim različnim generacijam zaposlenih omogočati delo na njim lasten način. Generaciji, ki želi natisniti e-pošto, smo to tudi omogočili, medtem ko smo generaciji, ki ne uporablja papirja, omogočili povsem brezpapirno poslovanje skladno s trendom nošenja lastnih naprav v poslovna okolja,« je dejal Alojz Klemenčič, vodja informatike v podjetju Poclain Hydraulics, in nadaljeval: »Na koncu smo dosegli želeni rezultat in se izognili medgeneracijskim nesoglasjem v slogu 'kdo ima prav.' Zaposlenim preprosto ponudimo tisto možnost, ki jim je bliže – da delajo na sebi najbolj primeren način.«

S tem, ko so zaposlenim omogočili delo na način, ki jim najbolj ustreza, se je njihova produktivnost precej izboljšala. K temu so sicer pripomogle tudi druge poenostavitve s tiskalniki in dokumenti povezanih opravil. Ena takšnih je skeniranje – uporabnik lahko zgolj s pritiskom dveh gumbov na večopravilni napravi poskrbi, da bo zajeti dokument prejel v digitalni obliki, kot datoteko .doc, .xls ali .pdf. Rešitev za optično prepoznavanje vsebine dokumentov zna tudi tabele ustrezno urediti za rabo v programu za delo s tabelami (na primer Excel) in brez prepisovanja podatkov v računalnik. Sistem omenjene naloge opravi samodejno.

Skrb za varnost

V podjetju Vibor so stranki varnostna tveganja, povezana s tiskalniškimi napravami, zmanjšali na minimum z uvedbo programske opreme Nuance Equitrac. Ta varnostno politiko podjetja razširi tudi na področje tiskalniških naprav in aplikacij, ki so z njimi povezane, oziroma lahko uporabniške pravice in dovoljenja poveže s posameznimi dokumenti.

»Z naprednim varovanjem informacij, ki deluje skladu z interno varnostno politiko podjetja in standardom ISO 27001, smo stranki ponudili sistem, ki obvladuje vse trenutne varnostne grožnje. V podjetju Vibor se zavedamo, da se v poslovnih okoljih varnostne politike nenehno spreminjajo kot odziv na varnostne grožnje, zato močno poudarjamo ozaveščanje širše javnosti o varnostni problematiki, povezani s tiskalniškimi napravami, ki niso ustrezno upravljane,« je dodal Gregor Krapež iz podjetja Vibor.

Rešitev, uvedena v okolju podjetja Poclain Hydraulics, skrbi za šifriranje vseh podatkov in je skladna z zahtevami uredbe GDPR. Procesi tiskanja in skeniranja dokumentov so prednastavljeni in avtomatizirani, nepooblaščene osebe ne morejo uporabljati naprav niti jih zlorabiti. Vsi dogodki na napravah se beležijo, skrbnikom pa so na voljo avtomatizirana poročila o delu naprav in uporabnikov.

Seveda ne gre zanemariti pomembnega elementa varnosti, ki se navezuje na že natisnjene dokumente, ki niso več del procesov ali pa so se natisnili pomotoma. Za omenjene dokumente je podjetje Vibor poleg večopravilnih naprav Ricoh postavilo samostojne uničevalce dokumentov in tako zagotovilo dodatno varnost fizičnih dokumentov.

Prilagojena rešitev za tiskanje plačilnih list

Tiskanje plačilnih list je v podjetjih pogosto domena kadrovskega oddelka in tamkajšnjega tiskalnika. Rešitev Nuance Equitrac poskrbi, da so vse občutljive in zaupne informacije v podjetju Poclain Hydraulics ustrezno obravnavane in zaščitene. Podjetje uporablja tudi prilagojen proces izpisa obračuna plač in kuvertiranja dokumentov, kar zagotavlja zasebnost teh dokumentov.

Alojz Klemenčič, vodja informatike v podjetju Poclain Hydraulics, pravi, da je temeljita prenova tiskalniškega okolja prinesla vrsto sinergij in drugih, tudi povsem nepričakovanih izboljšav.

Kaj vas je ob prenovi tiskalniškega okolja najbolj prepričalo?

Predvsem način dela, saj se je podjetje Vibor izkazalo s celostnim pristopom. Ob analizi in posnetku trenutnega stanja tiskalniške infrastrukture so nam prikazali ozka grla, ugotovili smo, da imamo preveč tiskalnikov po mizah in povečano varnostno tveganje. S predstavljenim predlogom optimizacije tiska smo dosegli ne samo zmanjšanje števila tiskalnikov, temveč tudi znižanje stroškov, enostavnejše obvladovanje infrastrukture in večjo varnost na področju dokumentov.

Obvladovanje procesov in skrb za varnost vam nista tuja. Kaj vas je najbolj pritegnilo pri rešitvi Nuance Equitrac?

Pravzaprav me je pritegnilo vse. Kot vodja informatike v podjetju želim s stalnimi izboljšavami zagotoviti kar najboljše delovne procese in hkrati poskrbeti za najvišjo raven varnosti. Rešitev Nuance Equitrac to dosega na več področjih, saj izboljša varnost IT-infrastrukture, zagotavlja varen izpis dokumenta v navezi s karticami za prijavo na delovno mesto, pozna način tiskanja, ki sledi uporabniku ... Uvedli smo tudi varno distribucijo dokumentov od računalnika do tiskalnika ter poskrbeli za skladnost z uredbo GDPR, kar me še posebno veseli. Tu so še različne politike tiskanja, avtomatizirana priprava poročil in sledenje porabi tiskalniških virov, ki so prav tako pomembni elementi rešitve.

Kako so zaposleni sprejeli novi način uporabe večopravilnih naprav?

Odziv je bil nad pričakovanji, saj vemo, da vsaka novost potrebuje določen čas, da zaposlenim zleze pod kožo. Navezo tiskalnikov in ID-kartic so takoj sprejeli za svojo. Izkazalo se je, da se jim tako več ne »izgubljajo« izpisi, dejansko dobijo v roke samo tisto, kar natisnejo, ni jim treba več iskati svojih izpisov v kupu natisnjenih dokumentov. Podjetje je hkrati povsem nenačrtovano pridobilo izboljšano kulturo tiskanja, saj smo odpravili vnovični tisk dokumentov zaradi »izgube«.

Je prenova tiskalniškega okolja še kako drugače vplivala na delo zaposlenih?

Z vpeljavo večopravilnih naprav Ricoh smo zamenjali večino namiznih tiskalnikov, kar je precej pospešilo delo zaposlenih, tako pri izpisu le enega kot več dokumentov. Naprave so postale del poslovnih procesov, saj zaposlenim omogočajo neposredno vključitev v elektronsko arhiviranje in takojšnjo pretvorbo skeniranih dokumentov v digitalno obliko.

Tiskanje se za zdaj še zdi nujno zlo. Kako vi gledate nanj?

Naše poslovanje za zdaj še ne more biti brezpapirno, si pa prizadevamo za to, da zaposlenim omogočimo kar najboljšo uporabniško izkušnjo. Poenotene naprave in programska oprema skrbijo za nekakšno standardizacijo tiskanja, s katero smo tiskanje poenostavili in obvladali. V preteklosti smo imeli večjo zalogo najrazličnejšega potrošnega materiala, saj je bila tiskalniška flota precej heterogena, zdaj pa je potrošni material poenoten in originalen, kar se močno pozna tudi na finančni strani, kjer verjamem, da bomo z uporabo dosegli konkretne prihranke.

Glede na vaše izkušnje – ali ste zaznali razliko v kakovosti izpisa in zanesljivosti delovanja naprav?

V podjetju smo uporabljali zelo veliko različnih tiskalnikov. Večopravilne naprave Ricoh so me prijetno presenetile, saj tako velikega izboljšanja kakovosti izpisa dokumentov nismo pričakovali, a smo ga dobili. Glede zanesljivosti delovanja pa verjamemo ponudniku, da bodo upravičile ugled robustnih in zmogljivih naprav.

Odločili ste se tudi za namensko rešitev kuvertiranja plačilnih dokumentov. Kako ste zadovoljni z njo?

Rešitve so najbolj vesele sodelavke, saj jim ni več treba vsak mesec zlagati plačilnih list za okoli 250 zaposlenih in jih dajati v ovojnice. Ponudnik nam je predstavil rešitev, ki nas je takoj prepričala, saj smo z njo dosegli varen izpis plačilnih list, s samodejnim kuvertiranjem pa hitrejšo obravnavo in zasebnost omenjenih dokumentov.

Ste nekakšen primer dobre prakse. Kako zdaj gledate na področje tiskanja?

Vsako podjetje, ki se zaveda pomembnosti zagotavljanja varnosti in izboljševanja poslovnih procesov, mora tiskanju posvetiti dovolj pozornosti. Naš primer dobre prakse je kamenček v mozaiku, v katerem si na vsakem področju prizadevamo za ustvarjanje konkurenčne prednosti.