Kadrovska funkcija mora biti pogon digitalizacije Kadrovska funkcija mora biti pogon digitalizacije Direktorji na digitalizacijo gledajo predvsem z vidika povečanja dobička, zaposleni pa od nje pričakujejo, da jim bo olajšala izvajanje rutinskih opravil, od priprave poročil o stroških dela do pregledov učinkovitosti.
Boljše plače Boljše plače Digitalizacija omogoča zbiranje prav vseh kadrovskih podatkov, ki se nato uporabijo pri kadrovanju, da vsako delo opravljajo samo kompetentni ljudje, saj se le tako lahko ustvari najvišja dodana vrednost in s tem zvišajo plače
Predstavljamo nove modele ponudnikov rešitev za kibernetsko varnost Predstavljamo nove modele ponudnikov rešitev za kibernetsko varnost Čeprav se varovanju oziroma zaščiti podatkovne opreme, omrežij, končnih točk, zaposlenih in strank posveča čedalje več pozornosti, bosta za to letos namenjena samo dva odstotka skupnih stroškov za IT
(Intervju) Petr Pavlu, Cisco: Prihajajo omrežja z intuicijo (Intervju) Petr Pavlu, Cisco: Prihajajo omrežja z intuicijo Po besedah Petra Pavluja, direktorja sistemskega inženiringa za srednjo in vzhodno Evropo v Ciscu, bodo programsko opredeljena omrežja v poslovanje vnesla nove dimenzije povezljivosti, funkcionalnosti in varnosti
Na sceno prihaja nov vodstveni položaj – direktor robotike. Kaj bo počel? Na sceno prihaja nov vodstveni položaj – direktor robotike. Kaj bo počel? Podjetji Cisco in Myria Research napovedujeta, da bo direktorja robotike leta 2025 imelo že 60 odstotkov večjih podjetij v proizvodnji, logistiki, zdravstveni negi, energetiki in kmetijstvu; odgovoren bo za uvajanje najnovejših tehnologij s področja robotizacije in avtomatizacije

Kako so v Mikrocopu izpeljali digitalizacijo v lastnih vrstah in kaj so se pri tem naučili

 

Več iz teme.

Obveščaj me o novih člankih:  
informacijska...   dodaj
digitalizacija   dodaj
konferenca   dodaj
Mikrocop dodaj
Alenka Fic Mikolič dodaj
 
Čas branja: 3 min
25.10.2018  12:15
»Tudi ko gre za digitalizacijo, je gotovo najzahtevnejša naloga sprememba organizacijske kulture in navad zaposlenih,« je na današnji konferenci Mikrocopa na Brdu pri Kranju poudarila Alenka Fic Mikolič, direktorica splošnih zadev v podjetju Mikrocop
Kako so v Mikrocopu izpeljali digitalizacijo v lastnih vrstah in kaj so se pri tem naučili
Alenka Fic Mikolič: »V ključnih poslovnih procesih, ki so ustvarjali največ papirja, smo papir popolnoma odpravili. Kot primer lahko navedem računovodstvo, ki zdaj posluje povsem brez papirja. Podatkov ne shranjuje več na papirju, pa tudi omar za shranjevanje registratorjev ne potrebuje več.«
Foto: Esad Jakupović

Obveščaj me o novih člankih:  

O uvodoma omenjeni trditvi so se v Mikrocopu prepričali na lastnem primeru, ko so digitalizirali lastno podjetje. Zato so ustrezno motivirali zaposlene ter jim predstavili širšo zgodbo digitalizacije poslovanja in koristi, ki jih spremembe dolgoročno prinašajo tako podjetju kot zaposlenim.

Informatizacija poslovnih procesov

Poslovanje so v Mikrocopu začeli na papirju in mikrofilmih ter z različnimi sistemi, v katerih so shranjevali dokumente in podatke. Prva večja sprememba se je zgodila z informatizacijo poslovnih procesov in uporabo sistema Brezpapirja.si, ko so v podjetju nehali ustvarjati dokumente na papirju. Nekatere izmed poslovnih procesov so izpeljali popolnoma brezpapirno, njihove rezultate pa digitalno shranili. Elektronske dokumente so shranjevali v različne sisteme, skupne mape, osebne računalnike in na diske, delili pa so si jih prek e-pošte ali skupnih map.

»Pri takem upravljanju dokumentov so se sčasoma pojavile številne težave, na primer izločanje dokumentov po poteku rokov hrambe, dostopnost dokumentov in pravice do vpogleda v posamezne dokumente,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Poleg tega je bilo izjemno težko obvladovati varnost osebnih podatkov, predvsem pri izmenjevanju dokumentov z osebnimi podatki prek e-pošte in pri brisanju osebnih podatkov, za katere niso imeli več podlage za hrambo, iz posameznih poštnih nabiralnikov zaposlenih.

Digitalizacija na več ravneh

Proces digitalizacije je potekal na več ravneh. Najprej so zajezili nastajanje papirja v podjetju. Papir so ustavili že na vhodu v podjetje, začenši s prejetimi računi, ki so glavnina prejete pošte. Sledili sta ureditev elektronske hrambe dokumentov, tako tistih v papirni obliki kot tudi tistih, ki so izvirno nastali v elektronski obliki, ter povezava z drugimi informacijskimi sistemi. Sproti so urejali stanje dokumentov v papirni obliki, na mikrofilmih in tudi zgoščenkah, ki so jih hranili v fizičnem arhivu in predalih v pisarnah. Te so digitalizirali ali pa pustili v takratni obliki do poteka roka hrambe.

»Še vedno si prizadevamo za optimizacijo hrambe dokumentov in podatkov v različnih sistemih glede na njihov namen uporabe, naj bo to dokumentni sistem ali pa namensko orodje za vodenje projektov,« je razložila Alenka Fic Mikolič. »Spremljamo potrebe posameznih poslovnih področij in najprimernejša orodja za njihovo delo. Kot dokumentni sistem, sistem za elektronsko skladno hrambo dokumentov in sistem za upravljanje procesov uporabljamo lastno rešitev InDoc EDGE.«

Informacije dostopne na klik

Direktorica splošnih zadev v Mikrocopu je pojasnila, da je vsak projekt digitalizacije kompleksen. Osnova je jasna strategija digitalizacije poslovanja z opredeljenimi cilji in določenim obsegom projekta. »Zato je pomembno dobro poznati stanje, pri načrtovanju in izvedbi pa upoštevati zahteve posameznih poslovnih področij in zakonodaje,« je povedala. »Digitalizacija gotovo prinaša spremembe na različnih ravneh poslovanja, a hkrati tudi priložnosti za njegovo optimizacijo in ureditev.«

»Težko je oceniti prihranek časa, lahko pa z gotovostjo trdim, da smo si precej olajšali delo pri upravljanju dokumentov, ki so bili nekoč v papirni obliki,« je povedala Alenka Fic Mikolič in dodala, da lahko zdaj poleg tega veliko lažje in hitreje pripravijo posamezne podatke, saj so informacije dostopne na klik. »S tem se popolnoma izognemo porabi časa, ki smo ga včasih namenili za iskanje posameznega dokumenta po fasciklih.«

Premišljena strategija in jasni cilji

Glavna ovira pri izvajanju digitalizacije lastnega poslovanja v Mikrocopu je bila obremenjenost projektne ekipe z rednimi delovnimi obveznostmi. V podjetju so kmalu ugotovili, da morajo za uspešno interno digitalno preobrazbo ekipi omogočiti, da se ji lahko posveti zadosti časa in pozornosti. Pri tem je bilo zelo pomembno, da ekipa verjame v koristi, ki jih bo digitalizacija prinesla tako njim osebno kot njihovim sodelavcem in podjetju.

»Druga napaka, ki smo jo naredili, je bila določitev strukture dokumentov,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Zastavili so jo namreč tako, da je izražala takratno organizacijsko sestavo podjetja. Pri reorganizaciji, ko sta se združili dve področji, je takoj nastala težava.

»Ugotovili smo, da je dokumente bolj smiselno strukturirati po poslovnih funkcijah, ki se kažejo tudi v vseh klasifikacijskih načrtih in poglavjih standardov ISO, ne pa glede na trenutno organiziranost posameznih področij v podjetju,« je pojasnila. Struktura mora biti opredeljena tako, da se lahko na posameznih mapah ustrezno določajo pravice. »Projekti digitalne preobrazbe zahtevajo premišljeno strategijo in jasno postavljene cilje, saj so ponavadi kompleksni in potrebujejo vpletenost vseh zaposlenih v podjetju,« je sklenila Alenka Fic Mikolič.



Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
OGLAS
IKT
Članki
Članki 5 korakov do brezpapirne pisarne

Od digitalizacije prek zajema, dokumentnega sistema, elektronskega podpisa do e-hrambe

OGLAS
IKT
Članki
Članki Katera rešitev za varnostno kopiranje je najcenejša?

Ko iščemo odgovor na to vprašanje, moramo upoštevati vse stroške v celotni življenjski dobi rešitve – to so stroški licenc,...

IKT
Članki
Članki (Intervju) Ameriška blokada je Huaweiu pri drugih strankah celo pomagala 4

Tako je povedal Zhe (George) Zhang, direktor razvoja poslovanja družbe Huawei v jadranski regiji; z njim smo se pogovarjali predvsem o...

IKT
Članki
Članki Mikrografija z blockchainom poenostavila varno podpisovanje dokumentov

Predstavila je novo aplikacijo mSignum za varno digitalno podpisovanje dokumentov na mobilnih napravah, ki temelji na tehnologiji...

IKT
Članki
Članki EU krepi kibernetsko varnost, pri tem sodelujejo tudi slovenski strokovnjaki

Inštitut za informatiko Fakultete za elektrotehniko, računalništvo in informatiko Univerze v Mariboru sodeluje pri evropskih projektih...

IKT
Članki
Članki Kako usposobiti zaposlene, da bodo začeli uporabljati dokumentni sistem

Pri uvajanju novega dokumentnega sistema je treba posebno pozornost nameniti njegovim uporabnikom; če to zanemarijo, podjetja ne bodo...

IKT
Članki
Članki Na sceno prihaja nov vodstveni položaj – direktor robotike. Kaj bo počel?

Podjetji Cisco in Myria Research napovedujeta, da bo direktorja robotike leta 2025 imelo že 60 odstotkov večjih podjetij v proizvodnji,...