Poslovni informacijski sistemi hodijo v zelje klasičnim dokumentnim sistemom. Kako se ti branijo? Poslovni informacijski sistemi hodijo v zelje klasičnim dokumentnim sistemom. Kako se ti branijo? Odločitev glede uporabe DMS ali ERP za obvladovanje dokumentov je odvisna predvsem od tega, koliko je posamična organizacija poslovno odvisna od dokumentov
Kako si lahko pri digitalizaciji podjetja pomagamo s sistemom kakovosti Kako si lahko pri digitalizaciji podjetja pomagamo s sistemom kakovosti Digitalizacija naj bi pomenila manj dela, vse aktivnosti se morajo dogajati v sistemu in biti med seboj povezane ter dostopne glede na pravice in sledljive – vse to so tudi zahteve, ki jih je treba upoštevati pri uvajanju sistema kakovosti
Šest trendov v razvoju dokumentnih sistemov Šest trendov v razvoju dokumentnih sistemov Z digitalizacijo poslovanja postajajo dokumentni sistemi nepogrešljiv gradnik digitalne transformacije notranjih procesov in zunanjega poslovanja s partnerji; pogledali smo, v katero smer gre njihov razvoj
Vrednost dobrega premisleka je neprecenljiva Vrednost dobrega premisleka je neprecenljiva Pri odločanju o nekem programu se precej bolj ukvarjamo s tem, kako kaka funkcija deluje in kaj vse obsega, kot s tem, kako nam bo pomagal pri uresničevanju poslovnih ciljev in kako bo podpiral trenutno strategijo
Analitiki napovedujejo: Letos lahko pričakujemo skromno rast trga IKT Analitiki napovedujejo: Letos lahko pričakujemo skromno rast trga IKT Obetajo se dinamične spremembe – poraba se bo iz zasičenih segmentov, kot so pametni telefoni, osebni računalniki in lastni podatkovni centri, preselila v infrastrukture v oblaku in naprave interneta stvari.

Kako so v Mikrocopu izpeljali digitalizacijo v lastnih vrstah in kaj so se pri tem naučili

 

Več iz teme.

Obveščaj me o novih člankih:  
informacijska...   dodaj
digitalizacija   dodaj
konferenca   dodaj
Mikrocop dodaj
Alenka Fic Mikolič dodaj
 
Čas branja: 3 min
25.10.2018  12:15
»Tudi ko gre za digitalizacijo, je gotovo najzahtevnejša naloga sprememba organizacijske kulture in navad zaposlenih,« je na današnji konferenci Mikrocopa na Brdu pri Kranju poudarila Alenka Fic Mikolič, direktorica splošnih zadev v podjetju Mikrocop
Kako so v Mikrocopu izpeljali digitalizacijo v lastnih vrstah in kaj so se pri tem naučili
Alenka Fic Mikolič: »V ključnih poslovnih procesih, ki so ustvarjali največ papirja, smo papir popolnoma odpravili. Kot primer lahko navedem računovodstvo, ki zdaj posluje povsem brez papirja. Podatkov ne shranjuje več na papirju, pa tudi omar za shranjevanje registratorjev ne potrebuje več.«
Foto: Esad Jakupović

Obveščaj me o novih člankih:  

O uvodoma omenjeni trditvi so se v Mikrocopu prepričali na lastnem primeru, ko so digitalizirali lastno podjetje. Zato so ustrezno motivirali zaposlene ter jim predstavili širšo zgodbo digitalizacije poslovanja in koristi, ki jih spremembe dolgoročno prinašajo tako podjetju kot zaposlenim.

Informatizacija poslovnih procesov

Poslovanje so v Mikrocopu začeli na papirju in mikrofilmih ter z različnimi sistemi, v katerih so shranjevali dokumente in podatke. Prva večja sprememba se je zgodila z informatizacijo poslovnih procesov in uporabo sistema Brezpapirja.si, ko so v podjetju nehali ustvarjati dokumente na papirju. Nekatere izmed poslovnih procesov so izpeljali popolnoma brezpapirno, njihove rezultate pa digitalno shranili. Elektronske dokumente so shranjevali v različne sisteme, skupne mape, osebne računalnike in na diske, delili pa so si jih prek e-pošte ali skupnih map.

»Pri takem upravljanju dokumentov so se sčasoma pojavile številne težave, na primer izločanje dokumentov po poteku rokov hrambe, dostopnost dokumentov in pravice do vpogleda v posamezne dokumente,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Poleg tega je bilo izjemno težko obvladovati varnost osebnih podatkov, predvsem pri izmenjevanju dokumentov z osebnimi podatki prek e-pošte in pri brisanju osebnih podatkov, za katere niso imeli več podlage za hrambo, iz posameznih poštnih nabiralnikov zaposlenih.

Digitalizacija na več ravneh

Proces digitalizacije je potekal na več ravneh. Najprej so zajezili nastajanje papirja v podjetju. Papir so ustavili že na vhodu v podjetje, začenši s prejetimi računi, ki so glavnina prejete pošte. Sledili sta ureditev elektronske hrambe dokumentov, tako tistih v papirni obliki kot tudi tistih, ki so izvirno nastali v elektronski obliki, ter povezava z drugimi informacijskimi sistemi. Sproti so urejali stanje dokumentov v papirni obliki, na mikrofilmih in tudi zgoščenkah, ki so jih hranili v fizičnem arhivu in predalih v pisarnah. Te so digitalizirali ali pa pustili v takratni obliki do poteka roka hrambe.

»Še vedno si prizadevamo za optimizacijo hrambe dokumentov in podatkov v različnih sistemih glede na njihov namen uporabe, naj bo to dokumentni sistem ali pa namensko orodje za vodenje projektov,« je razložila Alenka Fic Mikolič. »Spremljamo potrebe posameznih poslovnih področij in najprimernejša orodja za njihovo delo. Kot dokumentni sistem, sistem za elektronsko skladno hrambo dokumentov in sistem za upravljanje procesov uporabljamo lastno rešitev InDoc EDGE.«

Informacije dostopne na klik

Direktorica splošnih zadev v Mikrocopu je pojasnila, da je vsak projekt digitalizacije kompleksen. Osnova je jasna strategija digitalizacije poslovanja z opredeljenimi cilji in določenim obsegom projekta. »Zato je pomembno dobro poznati stanje, pri načrtovanju in izvedbi pa upoštevati zahteve posameznih poslovnih področij in zakonodaje,« je povedala. »Digitalizacija gotovo prinaša spremembe na različnih ravneh poslovanja, a hkrati tudi priložnosti za njegovo optimizacijo in ureditev.«

»Težko je oceniti prihranek časa, lahko pa z gotovostjo trdim, da smo si precej olajšali delo pri upravljanju dokumentov, ki so bili nekoč v papirni obliki,« je povedala Alenka Fic Mikolič in dodala, da lahko zdaj poleg tega veliko lažje in hitreje pripravijo posamezne podatke, saj so informacije dostopne na klik. »S tem se popolnoma izognemo porabi časa, ki smo ga včasih namenili za iskanje posameznega dokumenta po fasciklih.«

Premišljena strategija in jasni cilji

Glavna ovira pri izvajanju digitalizacije lastnega poslovanja v Mikrocopu je bila obremenjenost projektne ekipe z rednimi delovnimi obveznostmi. V podjetju so kmalu ugotovili, da morajo za uspešno interno digitalno preobrazbo ekipi omogočiti, da se ji lahko posveti zadosti časa in pozornosti. Pri tem je bilo zelo pomembno, da ekipa verjame v koristi, ki jih bo digitalizacija prinesla tako njim osebno kot njihovim sodelavcem in podjetju.

»Druga napaka, ki smo jo naredili, je bila določitev strukture dokumentov,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Zastavili so jo namreč tako, da je izražala takratno organizacijsko sestavo podjetja. Pri reorganizaciji, ko sta se združili dve področji, je takoj nastala težava.

»Ugotovili smo, da je dokumente bolj smiselno strukturirati po poslovnih funkcijah, ki se kažejo tudi v vseh klasifikacijskih načrtih in poglavjih standardov ISO, ne pa glede na trenutno organiziranost posameznih področij v podjetju,« je pojasnila. Struktura mora biti opredeljena tako, da se lahko na posameznih mapah ustrezno določajo pravice. »Projekti digitalne preobrazbe zahtevajo premišljeno strategijo in jasno postavljene cilje, saj so ponavadi kompleksni in potrebujejo vpletenost vseh zaposlenih v podjetju,« je sklenila Alenka Fic Mikolič.



Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
IKT
Članki
Članki Bo v bolnišnici Izola po novem informacijski sistem po španskem vzoru? 6

Za trimilijonski posel se potegujeta Telekom Slovenije in hrvaški IN2 (s Pošto Slovenije), oba ponudnika pa imata španska partnerja

IKT
Članki
Članki Je bolj ogrožen Ivan v proizvodnji ali Anže v režiji? 2

Podjetja so s svojo kulturo in miselnostjo nedorasla zmožnostim sodobnega sistema ERP; ta namreč omogoča prav pošastno velik skok v...

IKT
Članki
Članki Kako se digitalizirata VIP Virant in Roltek

Obe podjetji predstavljata pragmatičen pristop slovenskih podjetij k digitalizaciji

OGLAS
IKT
Članki
Članki Prvi slovenski dokumentni sistem z DNK za mednarodna podjetja

Nova različica procesnega dokumentnega sistema Genis e-GenDoc je idealna rešitev za mednarodna podjetja, ki želijo z osrednjim...

OGLAS
IKT
Članki
Članki Zaupni dokumenti naj ostanejo zaupni

Nezaščiten tiskalnik je lahko za hekerja zanimiva vstopna točka v informacijski sistem podjetja

IKT
Članki
Članki Trg sistemov ERP doživlja razcvet

Ob gospodarski rasti in iskanju možnosti za povečevanje učinkovitosti so sistemi ERP glavno področje naložb v poslovne IKT-rešitve

IKT
Članki
Članki Ljubljana ima klepetalnega robota, preizkusili smo ga

Žal se nanj še ne morete povsem zanesti

IKT
Članki
Članki Bi denar prijatelju nakazali kar prek Viberja? Tudi to je mogoče

Addiko Bank je skupaj z Viberjem, ki ima po svetu milijardo uporabnikov, razvila nov način nakazovanja denarja