(intervju) Etay Maor, IBM: Kibernetski napadi na mala podjetja naredijo več škode kot napadi na velika podjetja (intervju) Etay Maor, IBM: Kibernetski napadi na mala podjetja naredijo več škode kot napadi na velika podjetja Kako se zavarovati pred kiberkriminalom, panogo, ki je po nekaterih ocenah vredna že krepko čez 600 milijard dolarjev
To so tiskalniške številke, za katere še niste slišali To so tiskalniške številke, za katere še niste slišali Urejeno področje tiskanja in dela z dokumenti lahko podjetjem prihrani veliko denarja in časa
Lenovo nadaljuje z inteligentno preobrazbo Lenovo nadaljuje z inteligentno preobrazbo Že tretje zaporedno četrtletje so dosegli visoko dvomestno rast prihodkov
Več rok ne pomeni več dobička Več rok ne pomeni več dobička Proizvodna podjetja zaradi zanemarjanja informacijske podpore kljub razcvetu gospodarstva in milijonskim naložbam ne uspejo povečati razlike v ceni
Štirje stadiji na poti do umetne inteligence Štirje stadiji na poti do umetne inteligence Umetna inteligenca ne bo zamenjala ljudi, ampak nam bo pomagala, da več svojega časa posvetimo kompleksnim projektom in manj operativnim. Gre za sodelovanje med tehnologijo in človekom.

Kako so v Mikrocopu izpeljali digitalizacijo v lastnih vrstah in kaj so se pri tem naučili

 

Več iz teme.

Kliknite na izbrani pojem:  
 
Čas branja: 3 min
25.10.2018  12:15
»Tudi ko gre za digitalizacijo, je gotovo najzahtevnejša naloga sprememba organizacijske kulture in navad zaposlenih,« je na današnji konferenci Mikrocopa na Brdu pri Kranju poudarila Alenka Fic Mikolič, direktorica splošnih zadev v podjetju Mikrocop
Kako so v Mikrocopu izpeljali digitalizacijo v lastnih vrstah in kaj so se pri tem naučili
Alenka Fic Mikolič: »V ključnih poslovnih procesih, ki so ustvarjali največ papirja, smo papir popolnoma odpravili. Kot primer lahko navedem računovodstvo, ki zdaj posluje povsem brez papirja. Podatkov ne shranjuje več na papirju, pa tudi omar za shranjevanje registratorjev ne potrebuje več.«
Foto: Esad Jakupović


O uvodoma omenjeni trditvi so se v Mikrocopu prepričali na lastnem primeru, ko so digitalizirali lastno podjetje. Zato so ustrezno motivirali zaposlene ter jim predstavili širšo zgodbo digitalizacije poslovanja in koristi, ki jih spremembe dolgoročno prinašajo tako podjetju kot zaposlenim.

Informatizacija poslovnih procesov

Poslovanje so v Mikrocopu začeli na papirju in mikrofilmih ter z različnimi sistemi, v katerih so shranjevali dokumente in podatke. Prva večja sprememba se je zgodila z informatizacijo poslovnih procesov in uporabo sistema Brezpapirja.si, ko so v podjetju nehali ustvarjati dokumente na papirju. Nekatere izmed poslovnih procesov so izpeljali popolnoma brezpapirno, njihove rezultate pa digitalno shranili. Elektronske dokumente so shranjevali v različne sisteme, skupne mape, osebne računalnike in na diske, delili pa so si jih prek e-pošte ali skupnih map.

»Pri takem upravljanju dokumentov so se sčasoma pojavile številne težave, na primer izločanje dokumentov po poteku rokov hrambe, dostopnost dokumentov in pravice do vpogleda v posamezne dokumente,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Poleg tega je bilo izjemno težko obvladovati varnost osebnih podatkov, predvsem pri izmenjevanju dokumentov z osebnimi podatki prek e-pošte in pri brisanju osebnih podatkov, za katere niso imeli več podlage za hrambo, iz posameznih poštnih nabiralnikov zaposlenih.

Digitalizacija na več ravneh

Proces digitalizacije je potekal na več ravneh. Najprej so zajezili nastajanje papirja v podjetju. Papir so ustavili že na vhodu v podjetje, začenši s prejetimi računi, ki so glavnina prejete pošte. Sledili sta ureditev elektronske hrambe dokumentov, tako tistih v papirni obliki kot tudi tistih, ki so izvirno nastali v elektronski obliki, ter povezava z drugimi informacijskimi sistemi. Sproti so urejali stanje dokumentov v papirni obliki, na mikrofilmih in tudi zgoščenkah, ki so jih hranili v fizičnem arhivu in predalih v pisarnah. Te so digitalizirali ali pa pustili v takratni obliki do poteka roka hrambe.

»Še vedno si prizadevamo za optimizacijo hrambe dokumentov in podatkov v različnih sistemih glede na njihov namen uporabe, naj bo to dokumentni sistem ali pa namensko orodje za vodenje projektov,« je razložila Alenka Fic Mikolič. »Spremljamo potrebe posameznih poslovnih področij in najprimernejša orodja za njihovo delo. Kot dokumentni sistem, sistem za elektronsko skladno hrambo dokumentov in sistem za upravljanje procesov uporabljamo lastno rešitev InDoc EDGE.«

Informacije dostopne na klik

Direktorica splošnih zadev v Mikrocopu je pojasnila, da je vsak projekt digitalizacije kompleksen. Osnova je jasna strategija digitalizacije poslovanja z opredeljenimi cilji in določenim obsegom projekta. »Zato je pomembno dobro poznati stanje, pri načrtovanju in izvedbi pa upoštevati zahteve posameznih poslovnih področij in zakonodaje,« je povedala. »Digitalizacija gotovo prinaša spremembe na različnih ravneh poslovanja, a hkrati tudi priložnosti za njegovo optimizacijo in ureditev.«

»Težko je oceniti prihranek časa, lahko pa z gotovostjo trdim, da smo si precej olajšali delo pri upravljanju dokumentov, ki so bili nekoč v papirni obliki,« je povedala Alenka Fic Mikolič in dodala, da lahko zdaj poleg tega veliko lažje in hitreje pripravijo posamezne podatke, saj so informacije dostopne na klik. »S tem se popolnoma izognemo porabi časa, ki smo ga včasih namenili za iskanje posameznega dokumenta po fasciklih.«

Premišljena strategija in jasni cilji

Glavna ovira pri izvajanju digitalizacije lastnega poslovanja v Mikrocopu je bila obremenjenost projektne ekipe z rednimi delovnimi obveznostmi. V podjetju so kmalu ugotovili, da morajo za uspešno interno digitalno preobrazbo ekipi omogočiti, da se ji lahko posveti zadosti časa in pozornosti. Pri tem je bilo zelo pomembno, da ekipa verjame v koristi, ki jih bo digitalizacija prinesla tako njim osebno kot njihovim sodelavcem in podjetju.

»Druga napaka, ki smo jo naredili, je bila določitev strukture dokumentov,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Zastavili so jo namreč tako, da je izražala takratno organizacijsko sestavo podjetja. Pri reorganizaciji, ko sta se združili dve področji, je takoj nastala težava.

»Ugotovili smo, da je dokumente bolj smiselno strukturirati po poslovnih funkcijah, ki se kažejo tudi v vseh klasifikacijskih načrtih in poglavjih standardov ISO, ne pa glede na trenutno organiziranost posameznih področij v podjetju,« je pojasnila. Struktura mora biti opredeljena tako, da se lahko na posameznih mapah ustrezno določajo pravice. »Projekti digitalne preobrazbe zahtevajo premišljeno strategijo in jasno postavljene cilje, saj so ponavadi kompleksni in potrebujejo vpletenost vseh zaposlenih v podjetju,« je sklenila Alenka Fic Mikolič.



Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
IKT
Članki
Članki Ameriško-kitajska trgovinska vojna pretresa celoten trg IKT

Apple: Zaradi carin bomo podražili svoje izdelke – Trump: Namesto na Kitajskem jih izdelujte doma

IKT
Članki
Članki Veste, koliko je na črnem trgu vredna vaša ukradena digitalna identiteta?

Uporabniški računi za Facebook se prodajajo za slab evro, za Spotify po dva evra, celotna identiteta pa je vredna do 45 evrov

IKT
Članki
Članki Facebook bi lahko še letos prevzel velikana iz sveta informacijske varnosti

Govorice, da Facebook išče podjetje, ki je specialist s področja informacijske varnosti, so vse glasnejše. Prevzemnih tarč med...

IKT
Članki
Članki 5 varnostnih ukrepov, za katere poskrbite še danes

Zbrali smo ukrepe, s katerimi se lahko zavarujete pred napadi, vdori, zlorabami, krajami podatkov ...

OGLAS
IKT
Članki
Članki Tako zasedeni, da se bojijo sprejeti novo naročilo

Izboljšanje planiranja proizvodnje ima lahko milijonski učinek, vendar se zgodba tu ne konča

IKT
Članki
Članki (intervju) Etay Maor, IBM: Kibernetski napadi na mala podjetja naredijo več škode kot napadi na velika podjetja

Kako se zavarovati pred kiberkriminalom, panogo, ki je po nekaterih ocenah vredna že krepko čez 600 milijard dolarjev

IKT
Članki
Članki Kakšen bo trg IKT prihodnje leto

Podjetja se bodo namesto za nakup strojne in programske opreme vse bolj odločala za oblak.