IKT

Kako so v Mikrocopu izpeljali digitalizacijo v lastnih vrstah in kaj so se pri tem naučili

»Tudi ko gre za digitalizacijo, je gotovo najzahtevnejša naloga sprememba organizacijske kulture in navad zaposlenih,« je na današnji konferenci Mikrocopa na Brdu pri Kranju poudarila Alenka Fic Mikolič, direktorica splošnih zadev v podjetju Mikrocop

Podporniki obveščajo

FINANCE
IKT
Digitalna dostopnost bo sredi leta 2025 postala zakonska obveza – kaj to pomeni za podjetja?
IKT
DIGITALNA DOSTOPNOST
IKTRedakcija IKT Digitalna dostopnost bo sredi leta 2025 postala zakonska obveza – kaj to pomeni za podjetja?

Več o tem boste izvedeli na brezplačnem izobraževanju, ki ga organizira Zavod za digitalno dostopnost A11Y.si.

FINANCE
IKT
Kako je videti virtualni pomočnik za podjetniška okolja
IKT
ADD KONFERENCA
IKTPodpornik projekta Kako je videti virtualni pomočnik za podjetniška okolja

To boste lahko izvedeli na letni konferenci podjetja ADD, na kateri bodo govorili tudi o novi regulativi, ki bo krojila nadaljnji razvoj, ter o podatkih in umetni inteligenci.

FINANCE
IKT
Slovenski Kontron lansiral zasebno mobilno omrežje 5G v nemški proizvodnji
IKT
ZASEBNA 5G OMREŽJA
IKTPodpornik projekta Slovenski Kontron lansiral zasebno mobilno omrežje 5G v nemški proizvodnji

Gre za naložbo v robustno omrežno infrastrukturo, ki je pripravljena na prihodnost in podpira trenutne in prihodnje potrebe po brezžični povezljivosti v proizvodnji in skladišču

FINANCE
IKT
Kako bodo s pomočjo umetne inteligence preprečili izumrtje atlantskega lososa na Norveškem
IKT
NAGRADA ZA INOVACIJO
IKTPodpornik projekta Kako bodo s pomočjo umetne inteligence preprečili izumrtje atlantskega lososa na Norveškem

Rešitev je v okviru pobude Tech4Aall razvil Huawei skupaj z lokalnimi partnerji

FINANCE
IKT
Poziv za obnovo pravil enotnega digitalnega trga
IKT
DIGITALNI TRG
IKTPodpornik projekta Poziv za obnovo pravil enotnega digitalnega trga

Digitalno preobrazbo tradicionalnih industrij bi bilo treba voditi z jasnimi pravili za dostop in delitev podatkov

25.10.2018 12:15
Čas branja: 3 min
Kako so v Mikrocopu izpeljali digitalizacijo v lastnih vrstah in kaj so se pri tem naučili
Alenka Fic Mikolič: »V ključnih poslovnih procesih, ki so ustvarjali največ papirja, smo papir popolnoma odpravili. Kot primer lahko navedem računovodstvo, ki zdaj posluje povsem brez papirja. Podatkov ne shranjuje več na papirju, pa tudi omar za shranjevanje registratorjev ne potrebuje več.« Foto: Esad Jakupović

O uvodoma omenjeni trditvi so se v Mikrocopu prepričali na lastnem primeru, ko so digitalizirali lastno podjetje. Zato so ustrezno motivirali zaposlene ter jim predstavili širšo zgodbo digitalizacije poslovanja in koristi, ki jih spremembe dolgoročno prinašajo tako podjetju kot zaposlenim.

Informatizacija poslovnih procesov

Poslovanje so v Mikrocopu začeli na papirju in mikrofilmih ter z različnimi sistemi, v katerih so shranjevali dokumente in podatke. Prva večja sprememba se je zgodila z informatizacijo poslovnih procesov in uporabo sistema Brezpapirja.si, ko so v podjetju nehali ustvarjati dokumente na papirju. Nekatere izmed poslovnih procesov so izpeljali popolnoma brezpapirno, njihove rezultate pa digitalno shranili. Elektronske dokumente so shranjevali v različne sisteme, skupne mape, osebne računalnike in na diske, delili pa so si jih prek e-pošte ali skupnih map.

»Pri takem upravljanju dokumentov so se sčasoma pojavile številne težave, na primer izločanje dokumentov po poteku rokov hrambe, dostopnost dokumentov in pravice do vpogleda v posamezne dokumente,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Poleg tega je bilo izjemno težko obvladovati varnost osebnih podatkov, predvsem pri izmenjevanju dokumentov z osebnimi podatki prek e-pošte in pri brisanju osebnih podatkov, za katere niso imeli več podlage za hrambo, iz posameznih poštnih nabiralnikov zaposlenih.

Digitalizacija na več ravneh

Proces digitalizacije je potekal na več ravneh. Najprej so zajezili nastajanje papirja v podjetju. Papir so ustavili že na vhodu v podjetje, začenši s prejetimi računi, ki so glavnina prejete pošte. Sledili sta ureditev elektronske hrambe dokumentov, tako tistih v papirni obliki kot tudi tistih, ki so izvirno nastali v elektronski obliki, ter povezava z drugimi informacijskimi sistemi. Sproti so urejali stanje dokumentov v papirni obliki, na mikrofilmih in tudi zgoščenkah, ki so jih hranili v fizičnem arhivu in predalih v pisarnah. Te so digitalizirali ali pa pustili v takratni obliki do poteka roka hrambe.

»Še vedno si prizadevamo za optimizacijo hrambe dokumentov in podatkov v različnih sistemih glede na njihov namen uporabe, naj bo to dokumentni sistem ali pa namensko orodje za vodenje projektov,« je razložila Alenka Fic Mikolič. »Spremljamo potrebe posameznih poslovnih področij in najprimernejša orodja za njihovo delo. Kot dokumentni sistem, sistem za elektronsko skladno hrambo dokumentov in sistem za upravljanje procesov uporabljamo lastno rešitev InDoc EDGE.«

Informacije dostopne na klik

Direktorica splošnih zadev v Mikrocopu je pojasnila, da je vsak projekt digitalizacije kompleksen. Osnova je jasna strategija digitalizacije poslovanja z opredeljenimi cilji in določenim obsegom projekta. »Zato je pomembno dobro poznati stanje, pri načrtovanju in izvedbi pa upoštevati zahteve posameznih poslovnih področij in zakonodaje,« je povedala. »Digitalizacija gotovo prinaša spremembe na različnih ravneh poslovanja, a hkrati tudi priložnosti za njegovo optimizacijo in ureditev.«

»Težko je oceniti prihranek časa, lahko pa z gotovostjo trdim, da smo si precej olajšali delo pri upravljanju dokumentov, ki so bili nekoč v papirni obliki,« je povedala Alenka Fic Mikolič in dodala, da lahko zdaj poleg tega veliko lažje in hitreje pripravijo posamezne podatke, saj so informacije dostopne na klik. »S tem se popolnoma izognemo porabi časa, ki smo ga včasih namenili za iskanje posameznega dokumenta po fasciklih.«

Premišljena strategija in jasni cilji

Glavna ovira pri izvajanju digitalizacije lastnega poslovanja v Mikrocopu je bila obremenjenost projektne ekipe z rednimi delovnimi obveznostmi. V podjetju so kmalu ugotovili, da morajo za uspešno interno digitalno preobrazbo ekipi omogočiti, da se ji lahko posveti zadosti časa in pozornosti. Pri tem je bilo zelo pomembno, da ekipa verjame v koristi, ki jih bo digitalizacija prinesla tako njim osebno kot njihovim sodelavcem in podjetju.

»Druga napaka, ki smo jo naredili, je bila določitev strukture dokumentov,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Zastavili so jo namreč tako, da je izražala takratno organizacijsko sestavo podjetja. Pri reorganizaciji, ko sta se združili dve področji, je takoj nastala težava.

»Ugotovili smo, da je dokumente bolj smiselno strukturirati po poslovnih funkcijah, ki se kažejo tudi v vseh klasifikacijskih načrtih in poglavjih standardov ISO, ne pa glede na trenutno organiziranost posameznih področij v podjetju,« je pojasnila. Struktura mora biti opredeljena tako, da se lahko na posameznih mapah ustrezno določajo pravice. »Projekti digitalne preobrazbe zahtevajo premišljeno strategijo in jasno postavljene cilje, saj so ponavadi kompleksni in potrebujejo vpletenost vseh zaposlenih v podjetju,« je sklenila Alenka Fic Mikolič.

Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
Več o temi
Kliknite + poleg oznake in se prijavite na obveščanje. S klikom na ime posamezne oznake preverite seznam člankov.
OGLAS
FINANCE
Nepremičnine
Nepremičnine Kakšen mora biti kakovosten servis kosilnice

Vključevati mora vse potrebne preglede in popravila kosilnice oziroma vrtnega traktorja ali riderja – opravite ga pri strokovnjaku.

FINANCE
Topjob
Top službe – EK išče člane odborov; Furs in UPPD direktorja; službe še v Microsoftu, Adria Mobilu, Pipistrelu ...
Topjob
TopjobTOP JOB Top službe – EK išče člane odborov; Furs in UPPD direktorja; službe še v Microsoftu, Adria Mobilu, Pipistrelu ... 1

Kljub koronakrizi nekatera podjetja iščejo nove kadre – pregledali smo ponudbe na trgu dela in izbrali najboljše

FINANCE
IKT
Kako certificirati informacijsko varnost in zakaj je to pomembno
IKT
IKTJakob Žorž Kako certificirati informacijsko varnost in zakaj je to pomembno

Slovenskim podjetjem je na voljo širok nabor certifikatov varnostnih standardov ISO, s katerimi potrdijo svoje zaveze varnemu in skladnemu digitalnemu poslovanju

FINANCE
IKT
(Intervju) Kako je Četrta pot razvila oblačni KADRIS 4
IKT
IKTRedakcija IKT (Intervju) Kako je Četrta pot razvila oblačni KADRIS 4

Izvršni direktor Četrte poti Urban Rozina pravi, da bo nova oblačna rešitev KADRIS 4 Cloud podjetjem z do 200 zaposlenimi zagotovila večjo dodano vrednost

FINANCE
IKT
Kako so procesni sistemi postali strelovod za hekerske napade
OGLAS
IKT
KIBERNETSKA VARNOST
IKTFinance PR Kako so procesni sistemi postali strelovod za hekerske napade (OGLAS)

Varovanje industrijskih okolij še nikoli ni bilo pomembnejše.

FINANCE
Topjob
Na voljo so subvencije za zelena delovna mesta
Topjob
TopjobLana Dakić Na voljo so subvencije za zelena delovna mesta

Objavljamo podrobnosti novega javnega povabila, prek katerega lahko delodajalci prejmejo do 8.160 evrov subvencije

FINANCE
Okolje & energija
Izračun ogljičnega odtisa je postal konkurenčna prednost. Kako ga naredimo?
Okolje & energija
Okolje & energijaBorut Hočevar Izračun ogljičnega odtisa je postal konkurenčna prednost. Kako ga naredimo?

Kako izračunajo ogljični odtis podjetja, izdelka ali storitve in kako takšen izračun pomaga pri poslovanju, je pojasnila Barbara Koželjnik iz instituta SIQ.

FINANCE
Manager
Neskončna pravila in zdrav razum
Manager
ManagerMiha Žerko Neskončna pravila in zdrav razum 2

V Economistu ugotavljajo, da podjetja lahko zagotavljajo smiselnost internih pravil, če nimajo več kot štiri ravni poročanja.

FINANCE
IKT
Ste izpeljali odličen B2B e-commerce projekt? Prav vas iščemo!
IKT
SPLETNO POSLOVANJE
IKTFinance PRO Ste izpeljali odličen B2B e-commerce projekt? Prav vas iščemo!

Z izborom želimo ozaveščati o pomenu in koristih digitalizacije medpodjetniškega poslovanja ter predstaviti slovenske dobre prakse spletnega poslovanja na področju B2B