O uvodoma omenjeni trditvi so se v Mikrocopu prepričali na lastnem primeru, ko so digitalizirali lastno podjetje. Zato so ustrezno motivirali zaposlene ter jim predstavili širšo zgodbo digitalizacije poslovanja in koristi, ki jih spremembe dolgoročno prinašajo tako podjetju kot zaposlenim.
Informatizacija poslovnih procesov
Poslovanje so v Mikrocopu začeli na papirju in mikrofilmih ter z različnimi sistemi, v katerih so shranjevali dokumente in podatke. Prva večja sprememba se je zgodila z informatizacijo poslovnih procesov in uporabo sistema Brezpapirja.si, ko so v podjetju nehali ustvarjati dokumente na papirju. Nekatere izmed poslovnih procesov so izpeljali popolnoma brezpapirno, njihove rezultate pa digitalno shranili. Elektronske dokumente so shranjevali v različne sisteme, skupne mape, osebne računalnike in na diske, delili pa so si jih prek e-pošte ali skupnih map.
»Pri takem upravljanju dokumentov so se sčasoma pojavile številne težave, na primer izločanje dokumentov po poteku rokov hrambe, dostopnost dokumentov in pravice do vpogleda v posamezne dokumente,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Poleg tega je bilo izjemno težko obvladovati varnost osebnih podatkov, predvsem pri izmenjevanju dokumentov z osebnimi podatki prek e-pošte in pri brisanju osebnih podatkov, za katere niso imeli več podlage za hrambo, iz posameznih poštnih nabiralnikov zaposlenih.
Digitalizacija na več ravneh
Proces digitalizacije je potekal na več ravneh. Najprej so zajezili nastajanje papirja v podjetju. Papir so ustavili že na vhodu v podjetje, začenši s prejetimi računi, ki so glavnina prejete pošte. Sledili sta ureditev elektronske hrambe dokumentov, tako tistih v papirni obliki kot tudi tistih, ki so izvirno nastali v elektronski obliki, ter povezava z drugimi informacijskimi sistemi. Sproti so urejali stanje dokumentov v papirni obliki, na mikrofilmih in tudi zgoščenkah, ki so jih hranili v fizičnem arhivu in predalih v pisarnah. Te so digitalizirali ali pa pustili v takratni obliki do poteka roka hrambe.
»Še vedno si prizadevamo za optimizacijo hrambe dokumentov in podatkov v različnih sistemih glede na njihov namen uporabe, naj bo to dokumentni sistem ali pa namensko orodje za vodenje projektov,« je razložila Alenka Fic Mikolič. »Spremljamo potrebe posameznih poslovnih področij in najprimernejša orodja za njihovo delo. Kot dokumentni sistem, sistem za elektronsko skladno hrambo dokumentov in sistem za upravljanje procesov uporabljamo lastno rešitev InDoc EDGE.«
Informacije dostopne na klik
Direktorica splošnih zadev v Mikrocopu je pojasnila, da je vsak projekt digitalizacije kompleksen. Osnova je jasna strategija digitalizacije poslovanja z opredeljenimi cilji in določenim obsegom projekta. »Zato je pomembno dobro poznati stanje, pri načrtovanju in izvedbi pa upoštevati zahteve posameznih poslovnih področij in zakonodaje,« je povedala. »Digitalizacija gotovo prinaša spremembe na različnih ravneh poslovanja, a hkrati tudi priložnosti za njegovo optimizacijo in ureditev.«
»Težko je oceniti prihranek časa, lahko pa z gotovostjo trdim, da smo si precej olajšali delo pri upravljanju dokumentov, ki so bili nekoč v papirni obliki,« je povedala Alenka Fic Mikolič in dodala, da lahko zdaj poleg tega veliko lažje in hitreje pripravijo posamezne podatke, saj so informacije dostopne na klik. »S tem se popolnoma izognemo porabi časa, ki smo ga včasih namenili za iskanje posameznega dokumenta po fasciklih.«
Premišljena strategija in jasni cilji
Glavna ovira pri izvajanju digitalizacije lastnega poslovanja v Mikrocopu je bila obremenjenost projektne ekipe z rednimi delovnimi obveznostmi. V podjetju so kmalu ugotovili, da morajo za uspešno interno digitalno preobrazbo ekipi omogočiti, da se ji lahko posveti zadosti časa in pozornosti. Pri tem je bilo zelo pomembno, da ekipa verjame v koristi, ki jih bo digitalizacija prinesla tako njim osebno kot njihovim sodelavcem in podjetju.
»Druga napaka, ki smo jo naredili, je bila določitev strukture dokumentov,« je povedala Alenka Fic Mikolič. Zastavili so jo namreč tako, da je izražala takratno organizacijsko sestavo podjetja. Pri reorganizaciji, ko sta se združili dve področji, je takoj nastala težava.
»Ugotovili smo, da je dokumente bolj smiselno strukturirati po poslovnih funkcijah, ki se kažejo tudi v vseh klasifikacijskih načrtih in poglavjih standardov ISO, ne pa glede na trenutno organiziranost posameznih področij v podjetju,« je pojasnila. Struktura mora biti opredeljena tako, da se lahko na posameznih mapah ustrezno določajo pravice. »Projekti digitalne preobrazbe zahtevajo premišljeno strategijo in jasno postavljene cilje, saj so ponavadi kompleksni in potrebujejo vpletenost vseh zaposlenih v podjetju,« je sklenila Alenka Fic Mikolič.