Analitsko podjetje Gartner ugotavlja, da lahko podjetja s storitvijo upravljanja tiskanja znižajo stroške tiskanja tudi do 30 odstotkov, z optimizacijo delovnih tokov pa dodatno zmanjšajo še porabo električne energije in skrajšajo čas, ki ga zaposleni porabijo za delo z dokumenti. Urejeno področje tiskanja podjetju prinese vsaj desetino nižje stroške. A to je le del s tiskanjem in tiskalniki povezanih številk, poudarjamo tudi nekatere, za katere morebiti še niste slišali.
90 odstotkov podjetij ne spremlja stroškov tiskanja
Kdor ne meri, ta ne more upravljati in izboljšati rešitev. Glede na to, da večina preprosto zamiži ob pogledu na stroške tiskanja, je prostora za napredek ogromno. Odsotnost spremljanja stroškov tiskanja pomeni izgubo pomembnih virov.
Ne le tiskalniki, črnila, tonerji in papir, stroške podjetjem povzroča tudi vzdrževanje heterogenih tiskalniških okolij. Brez ustreznega nadzora tako denar dobesedno odteka iz podjetja skozi tiskalnike in dokumente. Brez spremljanja rabe in vzdrževanja naprav prihaja tudi do več okvar in prekinitev delovnega procesa, kar ima spet negativne posledice za produktivnost zaposlenih in poslovanje podjetja.
Do 15 odstotkov prihodkov lahko dosežejo stroški dokumentov
V manjših podjetjih, katerih poslovanje je še vedno papirno intenzivno, lahko stroški, povezani z dokumenti, pomenijo od pet do 15 odstotkov prihodkov, ugotavlja IDC. Obstaja več načinov, kako minimizirati stroške tiskanja v vsakem poslovnem okolju. Najpreprostejša rešitev je vpeljava sistema upravljanja tiskanja ali pa predaja tiskanja v izvajanje zunanjemu ponudniku.
15 odstotkov časa se oddelek IT ukvarja s tiskalniki
Tiskalniško okolje je pogosto v domeni oddelka IT. Zaposleni v tem oddelku v povprečju porabijo kar 15 odstotkov svojega časa za reševanje s tiskanjem povezanih težav, kot so pomoč uporabnikom, nastavitve programske opreme, omrežna povezljivost tiskalnikov in druge. Tega stroška, povezanega s tiskanjem, ne meri skoraj nobeno podjetje.
23 odstotkov klicev na oddelek pomoči ima opraviti s tiskanjem
IDC je v svoji raziskavi dela klicnih centrov ugotovil, da se podjetja, ki imajo lasten center pomoči uporabnikom, veliko ukvarjajo s tiskalniškimi težavami. Kar 23 odstotkov vseh klicev na oddelek pomoči je namreč povezanih s tiskanjem in tiskalniki.
Kako do 30-odstotnih prihrankov
Eden najboljših načinov, kako doseči od 20- do 30-odstotne prihranke pri stroških tiskanja, je predaja tiskanja v upravljanje specializiranemu ponudniku. Ta se bo potrudil, da bo tiskalniško okolje delovalo optimalno, saj bo imel posledično kar najmanj dela z vzdrževanjem. Dolgoročno sodelovanje lahko tudi racionalizira področje tiskanja, ga poenostavi ter izboljša potek dela. In seveda podjetju pa tudi ponudniku storitve prihrani precej denarja.
»Za upravljanje in vzdrževanje naprav uporabljamo rešitev Kyocera Fleet Services (KFS). Spletna rešitev deluje v oblaku, prodajalcem in servisnim partnerjem pa omogoča oddaljeni nadzor, upravljanje in vzdrževanje (omrežnih) tiskalnikov ter večopravilnih naprav, nameščenih pri strankah. Z dragocenim vpogledom v dejansko rabo naprav KFS ponudnikom servisnih storitev ustvarja veliko vrednost in jim omogoča izboljšavo lastnih storitev,« je povedal Ciril Kraševec, direktor podjetja Xenon Forte.
