Pred 20 leti, ko smo začeli uvajati celovite sisteme kakovosti, smo poskušali narediti vzporednice s poslovanjem v tujini. Podjetja, ki so želela pokazati, da so sposobna delati za tuje trge, so morala svoje poslovanje spremeniti, pri čemer so jim bili v pomoč standardi ISO.
Obstajata dva pristopa k vpeljevanju standardov. Prvi poteka celovito prek vodstva, ki za vodenje procesa uporablja informacije z vseh ravni kakovosti. Drugi pristop je bil vzporeden, kjer je kakovost na podlagi certifikatov vzpostavljena zaradi zahtev strank. Tako kot vpeljevanje kakovosti mora tudi vpeljava digitalizacije imeti močno podporo in zgled pri vodstvu. Digitalizacija naj bi pomenila manj dela, vse aktivnosti se morajo dogajati v sistemu in biti med seboj povezane ter dostopne glede na pravice in sledljive. Vse to so tudi zahteve kakovosti in varnosti.
A žal zdaj še ni tako. Pogosto so različni sistemi med seboj nepovezani, uporabniki, to so zaposleni, pa še kar pišejo e-poštna sporočila ter delajo s klasičnimi mapami in dokumenti. Pogosto pa je prav direktor tisti, ki ne zna pogledati v sistem.
Vodenje sestankov, podpora vodstva digitalizaciji
Običajno je sestanek ključna oblika delovanja vsakega vodstva, najpogosteje je to kolegij poslovodstva. Vsi, ki so del sestanka, dobijo vabilo po e-pošti in naravnost v koledar. Dostop naj bi bil omogočen na mobilnih napravah.
V našem primeru menedžer vidi osnovno stran tako, kot je prikazano na spodnji sliki.
Stran mu pokaže, kje in katere akcije, naloge ali aktivnosti so odprte oziroma so roki mimo, kdo od njegovih ljudi je zelo obremenjen, kdo zamuja. Pogled si po potrebi lahko spremeni.
Sklic kolegija ali sestanka na nižjih ravneh in po projektih naj se vodi povezano, vendar na enak način, saj je enostavnost za uporabo ključnega pomena.
K sestanku so vabljeni udeleženci že lahko dali komentarje, povezave, zaslonske posnetke, infotočka pa nam pove, kdo se je seznanil z dokumenti, ki so bili dodani kot podlaga.
Za vsako nalogo, preventivni ukrep, akcijo ali kaj drugega lahko zaposleni beležijo čas.
Vsem akcijam (sklepom, preventivnim ukrepom in drugim ukrepom) je treba dodati rok, lahko je potrebna odobritev ali pa tudi ne.
Procesi in postopki so DNK podjetja
Procesi ne smejo delovati sami zase. Biti morajo povezani v sistem z akcijami, tveganji in dokumenti. Skratka, procesi pokažejo, kako tečejo vse zadeve v podjetju. V farmaciji so še posebej natančno opredeljeni – nanje so nastavljeni nosilci, kazalniki, akcije, tveganja, recepture in vse drugo, kar zahteva organizacijska struktura.
Osveževanje procesov naj se izvaja vsakokrat, ko pride do sprememb v organizaciji, z njimi pa se mora seznaniti vsak, ki je povezan z njimi. Digitaliziran popis procesov omogoča tudi hitrejše uvajanje novih zaposlenih.
Spodbujanje zaposlenih, da iščejo učinkovite poenostavitve procesov, ki podjetju znižajo stroške, lahko opredelimo kot ideje in predloge za izboljšanje skozi proces. Lahko je to samostojna vstopna točka prek sestankov ali HRM-sistema. Procesi naj ne bodo zaprti v oddelku, naj se povezujejo prek meja oddelka in celo podjetja do dobaviteljev, kupcev ali drugih uporabnikov.
Tveganja in kriza pred vrati – skrajni čas za ukrepanje
Opredeljena tveganja so pomembna za predvidevanje, kaj se nam lahko zgodi, še posebno zdaj, ko kriza po mnenju nekaterih trka na vrata.
Vsi se bojimo krize, zato je pravi čas, da se zazremo vase in opravimo čiščenje, ki ga lahko prinese uvedba digitalizacije. To je treba storiti danes, ko nam gre dobro in lahko za vzpostavitev sistema porabimo več sredstev. Pri tem pa se je treba zavedati, da sistem ne bo deloval samo z namestitvijo aplikacije, temveč le, če ga bo večina uporabnikov tudi uporabljala. Zgled pa naj bo vodstvo.
Kako digitalizirati z domačim znanjem?
Mnoga podjetja so že začela uvajati različne aplikacije. Tista z več sredstvi uporabljajo drage tuje rešitve, za katere ni nujno, da so tudi prijazne do uporabnikov, niti ni nujno, da delujejo celovito.
V Sloveniji se lahko dobro digitaliziramo z aplikacijami domačega znanja, ki se uspešno povezujejo z vsemi drugimi. Rešitve naj bodo celovite, naj povezujejo in naj bodo prijazne do uporabnikov.
Stalno povezovanje in izboljševanje
Sistemi naj bodo med seboj povezljivi, saj podjetja pogosto že imajo računovodske in kadrovske sisteme ter različne druge sisteme za podporo proizvodnji, trženju, CRM in podobno.
Pa vendar je kakovost povsod, vsi sistemi se lahko povežejo v procese, skupaj s kazalniki pa služijo za odločanje vodstvu. Skozi kakovost je podjetje možno preprosto digitalizirati. Najboljše stvari pa so res tiste, ki so preproste.
