Vsako podjetje se v želji po izboljšavi svojega poslovanja trudi poiskati optimalne rešitve za poenostavitev svojega delovnega procesa. A ker se način dela v posameznih podjetjih razlikuje, univerzalne rešitve, ki bi ustrezala vsem, ni, pravita Nina Božjak Lipovšek in Tjaša Janc iz podjetja Mikrografija.
»Ne le naročniki, tudi ponudniki storitev za brezpapirno poslovanje se srečujemo s številnimi izzivi na področju obvladovanja podatkov, poslovne dokumentacije, digitalnih vsebin ter rešitev,« pravi Nina Božjak Lipovšek. Dodaja, da je treba razvoj in oblikovanje rešitev, ki bi bile idealne za končne uporabnike, zasnovati tako, da zadostijo tako trenutnim potrebam naročnika kot tudi tistim, ki se bodo pojavile čez leto dni ali pozneje.
Zaradi specifičnosti vsakega podjetja v Mikrografiji filozofija razvoja storitev sledi ideji modularnosti. »Tak pristop nam omogoča, da se pet korakov na poti do brezpapirne pisarne spremni v pet faz, ki nimajo vnaprej pripisanega vrstnega reda vpeljave,« pojasnjuje Tjaša Janc.
Omenjenih pet osnovnih korakov oziroma faz opisujemo v nadaljevanju.
1. Digitalizacija
Podjetja veliko poslovne dokumentacije še vedno ustvarijo v papirni obliki, zato je prvi korak k večji poslovni učinkovitosti in brezpapirnemu poslovanju digitalizacija oziroma skeniranje pomembne dokumentacije.
V Mikrografiji so za ta namen razvili rešitev mScan, certificirano programsko opremo za skeniranje in zajem dokumentov ter prepoznavo različnih vsebin.
2. Zajem podatkov
Skeniranju dokumentov tipično sledi postopek zajema podatkov. Z njegovo pomočjo podjetja precej povečajo hitrost obdelave poslovnih dokumentov in učinkovitost dela zaposlenih, saj se dokumenti ustrezno opremijo z metapodatki.
V Mikrografiji skenograme obdelajo z orodjem za optično prepoznavo podatkov mZajem ter tako stranki omogočijo poznejše iskanje po celotni vsebini dokumenta.
3. Dokumentni sistem
Po zajemu podatkov sledi uvoz dokumentov v dokumentni sistem. To ni le rešitev za obvladovanje in deljenje dokumentov, ampak gre za podporo internim procesom. Dokumentni sistemi niso le strukturirana oblika hranjenja dokumentov, so živ sistem, katerega cilja sta lažje in hitrejše odločanje ter operativna učinkovitost organizacije.
Mikrografijin dokumentni sistem mDocs je odlično orodje, ki raste skupaj s potrebami podjetja in omogoča fazne pristope k uvedbi brezpapirnih procesov znotraj organizacije.
4. Elektronski podpis
Podpisovanje dokumentacije na zakonsko skladen način, vendar brez črnila, je v brezpapirnem poslovanju ključen korak. Papirnat dokument običajno nastane ravno v zadnji fazi, ko ga je treba verificirati z žigom in lastnoročnim podpisom.
V Mikrografiji so razvili rešitev mSignum, pri kateri za podpisovanje nista več potrebna ne svinčnik ne žig. Podpisovanje je tako enostavno kot fotografiranje z mobilnim telefonom. Tehnologija blockchain omogoča, da se za časovno žigosanje ni več treba zanašati na eno centralno avtoriteto, ampak na več deset tisoč vozlišč v omrežju blockchain.
5. E-hramba
Zadnji korak je e-hramba. Varen in zanesljiv sistem e-hrambe z natančno določenimi pravicami dostopa, časovnim žigosanjem dokumentov, hitrim iskanjem po arhivu in omogočeno revizijsko sledjo zamenjuje registratorje, zaklenjene v ognjevarne omare.
Mikrografijina rešitev za e-hrambo mSef omogoča tudi preprosto integracijo z različnimi tretjimi sistemi, kot so ERP, dokumentni sistemi, portali in podobno.
»Prav vsako podjetje se srečuje s svojimi izzivi, zato je sodelovanje med ponudnikom in naročnikom ključno pri uvedbi projekta,« pravi Tjaša Janc. Skupno definiranje dolgoročne vizije po njenih besedah omogoča uvedbo vseh petih faz v poslovanje podjetja, in sicer v ritmu, ki naročniku zagotavlja čim bolj nemoteno delo in vse boljše poslovne rezultate.
Letos bodo na Poslovnem zajtrku Mikrografije v ospredju prav takšne zgodbe. Na dogodku bodo naročniki izmenjali izkušnje na različnih področjih brezpapirnega poslovanja. Kot pravijo v Mikrografiji, ima vsak drugačen začetek, vsi pa si prizadevajo za isti cilj – zakonsko skladno, zanesljivo in enostavno brezpapirno poslovanje.
Tako boste lahko izvedeli, kako so v podjetju Porsche Slovenija digitalizirali GDPR-privolitve oziroma uvedli lastnoročni elektronski podpis soglasij na pametnih telefonih. Predstavili bodo tudi celovito podporo vložišču in e-hrambi v povezavi s SAP v Petrolu, seznanili pa se boste lahko še z novo rešitvijo mSignum, z rešitvijo mSef ter z novostmi v rešitvi mDocs.
