Kadrovska funkcija mora biti pogon digitalizacije Kadrovska funkcija mora biti pogon digitalizacije Direktorji na digitalizacijo gledajo predvsem z vidika povečanja dobička, zaposleni pa od nje pričakujejo, da jim bo olajšala izvajanje rutinskih opravil, od priprave poročil o stroških dela do pregledov učinkovitosti.
Boljše plače Boljše plače Digitalizacija omogoča zbiranje prav vseh kadrovskih podatkov, ki se nato uporabijo pri kadrovanju, da vsako delo opravljajo samo kompetentni ljudje, saj se le tako lahko ustvari najvišja dodana vrednost in s tem zvišajo plače
Predstavljamo nove modele ponudnikov rešitev za kibernetsko varnost Predstavljamo nove modele ponudnikov rešitev za kibernetsko varnost Čeprav se varovanju oziroma zaščiti podatkovne opreme, omrežij, končnih točk, zaposlenih in strank posveča čedalje več pozornosti, bosta za to letos namenjena samo dva odstotka skupnih stroškov za IT
(Intervju) Petr Pavlu, Cisco: Prihajajo omrežja z intuicijo (Intervju) Petr Pavlu, Cisco: Prihajajo omrežja z intuicijo Po besedah Petra Pavluja, direktorja sistemskega inženiringa za srednjo in vzhodno Evropo v Ciscu, bodo programsko opredeljena omrežja v poslovanje vnesla nove dimenzije povezljivosti, funkcionalnosti in varnosti
Na sceno prihaja nov vodstveni položaj – direktor robotike. Kaj bo počel? Na sceno prihaja nov vodstveni položaj – direktor robotike. Kaj bo počel? Podjetji Cisco in Myria Research napovedujeta, da bo direktorja robotike leta 2025 imelo že 60 odstotkov večjih podjetij v proizvodnji, logistiki, zdravstveni negi, energetiki in kmetijstvu; odgovoren bo za uvajanje najnovejših tehnologij s področja robotizacije in avtomatizacije

5 korakov do brezpapirne pisarne

 

Več iz teme.

Obveščaj me o novih člankih:  
 
Čas branja: 3 min
25.03.2019  09:45
Od digitalizacije prek zajema, dokumentnega sistema, elektronskega podpisa do e-hrambe
5 korakov do brezpapirne pisarne

Obveščaj me o novih člankih:  

Vsako podjetje se v želji po izboljšavi svojega poslovanja trudi poiskati optimalne rešitve za poenostavitev svojega delovnega procesa. A ker se način dela v posameznih podjetjih razlikuje, univerzalne rešitve, ki bi ustrezala vsem, ni, pravita Nina Božjak Lipovšek in Tjaša Janc iz podjetja Mikrografija.

»Ne le naročniki, tudi ponudniki storitev za brezpapirno poslovanje se srečujemo s številnimi izzivi na področju obvladovanja podatkov, poslovne dokumentacije, digitalnih vsebin ter rešitev,« pravi Nina Božjak Lipovšek. Dodaja, da je treba razvoj in oblikovanje rešitev, ki bi bile idealne za končne uporabnike, zasnovati tako, da zadostijo tako trenutnim potrebam naročnika kot tudi tistim, ki se bodo pojavile čez leto dni ali pozneje.

Zaradi specifičnosti vsakega podjetja v Mikrografiji filozofija razvoja storitev sledi ideji modularnosti. »Tak pristop nam omogoča, da se pet korakov na poti do brezpapirne pisarne spremni v pet faz, ki nimajo vnaprej pripisanega vrstnega reda vpeljave,« pojasnjuje Tjaša Janc.

Omenjenih pet osnovnih korakov oziroma faz opisujemo v nadaljevanju.

1. Digitalizacija

Podjetja veliko poslovne dokumentacije še vedno ustvarijo v papirni obliki, zato je prvi korak k večji poslovni učinkovitosti in brezpapirnemu poslovanju digitalizacija oziroma skeniranje pomembne dokumentacije.

V Mikrografiji so za ta namen razvili rešitev mScan, certificirano programsko opremo za skeniranje in zajem dokumentov ter prepoznavo različnih vsebin.

2. Zajem podatkov

Skeniranju dokumentov tipično sledi postopek zajema podatkov. Z njegovo pomočjo podjetja precej povečajo hitrost obdelave poslovnih dokumentov in učinkovitost dela zaposlenih, saj se dokumenti ustrezno opremijo z metapodatki.

V Mikrografiji skenograme obdelajo z orodjem za optično prepoznavo podatkov mZajem ter tako stranki omogočijo poznejše iskanje po celotni vsebini dokumenta.

3. Dokumentni sistem

Po zajemu podatkov sledi uvoz dokumentov v dokumentni sistem. To ni le rešitev za obvladovanje in deljenje dokumentov, ampak gre za podporo internim procesom. Dokumentni sistemi niso le strukturirana oblika hranjenja dokumentov, so živ sistem, katerega cilja sta lažje in hitrejše odločanje ter operativna učinkovitost organizacije.

Mikrografijin dokumentni sistem mDocs je odlično orodje, ki raste skupaj s potrebami podjetja in omogoča fazne pristope k uvedbi brezpapirnih procesov znotraj organizacije.

4. Elektronski podpis

Podpisovanje dokumentacije na zakonsko skladen način, vendar brez črnila, je v brezpapirnem poslovanju ključen korak. Papirnat dokument običajno nastane ravno v zadnji fazi, ko ga je treba verificirati z žigom in lastnoročnim podpisom.

V Mikrografiji so razvili rešitev mSignum, pri kateri za podpisovanje nista več potrebna ne svinčnik ne žig. Podpisovanje je tako enostavno kot fotografiranje z mobilnim telefonom. Tehnologija blockchain omogoča, da se za časovno žigosanje ni več treba zanašati na eno centralno avtoriteto, ampak na več deset tisoč vozlišč v omrežju blockchain.

5. E-hramba

Zadnji korak je e-hramba. Varen in zanesljiv sistem e-hrambe z natančno določenimi pravicami dostopa, časovnim žigosanjem dokumentov, hitrim iskanjem po arhivu in omogočeno revizijsko sledjo zamenjuje registratorje, zaklenjene v ognjevarne omare.

Mikrografijina rešitev za e-hrambo mSef omogoča tudi preprosto integracijo z različnimi tretjimi sistemi, kot so ERP, dokumentni sistemi, portali in podobno.

»Prav vsako podjetje se srečuje s svojimi izzivi, zato je sodelovanje med ponudnikom in naročnikom ključno pri uvedbi projekta,« pravi Tjaša Janc. Skupno definiranje dolgoročne vizije po njenih besedah omogoča uvedbo vseh petih faz v poslovanje podjetja, in sicer v ritmu, ki naročniku zagotavlja čim bolj nemoteno delo in vse boljše poslovne rezultate.

Letos bodo na Poslovnem zajtrku Mikrografije v ospredju prav takšne zgodbe. Na dogodku bodo naročniki izmenjali izkušnje na različnih področjih brezpapirnega poslovanja. Kot pravijo v Mikrografiji, ima vsak drugačen začetek, vsi pa si prizadevajo za isti cilj – zakonsko skladno, zanesljivo in enostavno brezpapirno poslovanje.

Tako boste lahko izvedeli, kako so v podjetju Porsche Slovenija digitalizirali GDPR-privolitve oziroma uvedli lastnoročni elektronski podpis soglasij na pametnih telefonih. Predstavili bodo tudi celovito podporo vložišču in e-hrambi v povezavi s SAP v Petrolu, seznanili pa se boste lahko še z novo rešitvijo mSignum, z rešitvijo mSef ter z novostmi v rešitvi mDocs.



Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
OGLAS
IKT
Članki
Članki Katera rešitev za varnostno kopiranje je najcenejša?

Ko iščemo odgovor na to vprašanje, moramo upoštevati vse stroške v celotni življenjski dobi rešitve – to so stroški licenc,...

IKT
Članki
Članki (Intervju) Ameriška blokada je Huaweiu pri drugih strankah celo pomagala 4

Tako je povedal Zhe (George) Zhang, direktor razvoja poslovanja družbe Huawei v jadranski regiji; z njim smo se pogovarjali predvsem o...

IKT
Članki
Članki Mikrografija z blockchainom poenostavila varno podpisovanje dokumentov

Predstavila je novo aplikacijo mSignum za varno digitalno podpisovanje dokumentov na mobilnih napravah, ki temelji na tehnologiji...

IKT
Članki
Članki EU krepi kibernetsko varnost, pri tem sodelujejo tudi slovenski strokovnjaki

Inštitut za informatiko Fakultete za elektrotehniko, računalništvo in informatiko Univerze v Mariboru sodeluje pri evropskih projektih...

IKT
Članki
Članki Kako usposobiti zaposlene, da bodo začeli uporabljati dokumentni sistem

Pri uvajanju novega dokumentnega sistema je treba posebno pozornost nameniti njegovim uporabnikom; če to zanemarijo, podjetja ne bodo...

IKT
Članki
Članki Na sceno prihaja nov vodstveni položaj – direktor robotike. Kaj bo počel?

Podjetji Cisco in Myria Research napovedujeta, da bo direktorja robotike leta 2025 imelo že 60 odstotkov večjih podjetij v proizvodnji,...