IKT

5 korakov do brezpapirne pisarne

Od digitalizacije prek zajema, dokumentnega sistema, elektronskega podpisa do e-hrambe

Podporniki obveščajo

FINANCE
IKT
Digitalna dostopnost bo sredi leta 2025 postala zakonska obveza – kaj to pomeni za podjetja?
IKT
DIGITALNA DOSTOPNOST
IKTRedakcija IKT Digitalna dostopnost bo sredi leta 2025 postala zakonska obveza – kaj to pomeni za podjetja?

Več o tem boste izvedeli na brezplačnem izobraževanju, ki ga organizira Zavod za digitalno dostopnost A11Y.si.

FINANCE
IKT
Kako je videti virtualni pomočnik za podjetniška okolja
IKT
ADD KONFERENCA
IKTPodpornik projekta Kako je videti virtualni pomočnik za podjetniška okolja

To boste lahko izvedeli na letni konferenci podjetja ADD, na kateri bodo govorili tudi o novi regulativi, ki bo krojila nadaljnji razvoj, ter o podatkih in umetni inteligenci.

FINANCE
IKT
Slovenski Kontron lansiral zasebno mobilno omrežje 5G v nemški proizvodnji
IKT
ZASEBNA 5G OMREŽJA
IKTPodpornik projekta Slovenski Kontron lansiral zasebno mobilno omrežje 5G v nemški proizvodnji

Gre za naložbo v robustno omrežno infrastrukturo, ki je pripravljena na prihodnost in podpira trenutne in prihodnje potrebe po brezžični povezljivosti v proizvodnji in skladišču

FINANCE
IKT
Kako bodo s pomočjo umetne inteligence preprečili izumrtje atlantskega lososa na Norveškem
IKT
NAGRADA ZA INOVACIJO
IKTPodpornik projekta Kako bodo s pomočjo umetne inteligence preprečili izumrtje atlantskega lososa na Norveškem

Rešitev je v okviru pobude Tech4Aall razvil Huawei skupaj z lokalnimi partnerji

FINANCE
IKT
Poziv za obnovo pravil enotnega digitalnega trga
IKT
DIGITALNI TRG
IKTPodpornik projekta Poziv za obnovo pravil enotnega digitalnega trga

Digitalno preobrazbo tradicionalnih industrij bi bilo treba voditi z jasnimi pravili za dostop in delitev podatkov

Avtor
25.03.2019 09:45
Čas branja: 3 min

Vsako podjetje se v želji po izboljšavi svojega poslovanja trudi poiskati optimalne rešitve za poenostavitev svojega delovnega procesa. A ker se način dela v posameznih podjetjih razlikuje, univerzalne rešitve, ki bi ustrezala vsem, ni, pravita Nina Božjak Lipovšek in Tjaša Janc iz podjetja Mikrografija.

»Ne le naročniki, tudi ponudniki storitev za brezpapirno poslovanje se srečujemo s številnimi izzivi na področju obvladovanja podatkov, poslovne dokumentacije, digitalnih vsebin ter rešitev,« pravi Nina Božjak Lipovšek. Dodaja, da je treba razvoj in oblikovanje rešitev, ki bi bile idealne za končne uporabnike, zasnovati tako, da zadostijo tako trenutnim potrebam naročnika kot tudi tistim, ki se bodo pojavile čez leto dni ali pozneje.

Zaradi specifičnosti vsakega podjetja v Mikrografiji filozofija razvoja storitev sledi ideji modularnosti. »Tak pristop nam omogoča, da se pet korakov na poti do brezpapirne pisarne spremni v pet faz, ki nimajo vnaprej pripisanega vrstnega reda vpeljave,« pojasnjuje Tjaša Janc.

Omenjenih pet osnovnih korakov oziroma faz opisujemo v nadaljevanju.

1. Digitalizacija

Podjetja veliko poslovne dokumentacije še vedno ustvarijo v papirni obliki, zato je prvi korak k večji poslovni učinkovitosti in brezpapirnemu poslovanju digitalizacija oziroma skeniranje pomembne dokumentacije.

V Mikrografiji so za ta namen razvili rešitev mScan, certificirano programsko opremo za skeniranje in zajem dokumentov ter prepoznavo različnih vsebin.

2. Zajem podatkov

Skeniranju dokumentov tipično sledi postopek zajema podatkov. Z njegovo pomočjo podjetja precej povečajo hitrost obdelave poslovnih dokumentov in učinkovitost dela zaposlenih, saj se dokumenti ustrezno opremijo z metapodatki.

V Mikrografiji skenograme obdelajo z orodjem za optično prepoznavo podatkov mZajem ter tako stranki omogočijo poznejše iskanje po celotni vsebini dokumenta.

3. Dokumentni sistem

Po zajemu podatkov sledi uvoz dokumentov v dokumentni sistem. To ni le rešitev za obvladovanje in deljenje dokumentov, ampak gre za podporo internim procesom. Dokumentni sistemi niso le strukturirana oblika hranjenja dokumentov, so živ sistem, katerega cilja sta lažje in hitrejše odločanje ter operativna učinkovitost organizacije.

Mikrografijin dokumentni sistem mDocs je odlično orodje, ki raste skupaj s potrebami podjetja in omogoča fazne pristope k uvedbi brezpapirnih procesov znotraj organizacije.

4. Elektronski podpis

Podpisovanje dokumentacije na zakonsko skladen način, vendar brez črnila, je v brezpapirnem poslovanju ključen korak. Papirnat dokument običajno nastane ravno v zadnji fazi, ko ga je treba verificirati z žigom in lastnoročnim podpisom.

V Mikrografiji so razvili rešitev mSignum, pri kateri za podpisovanje nista več potrebna ne svinčnik ne žig. Podpisovanje je tako enostavno kot fotografiranje z mobilnim telefonom. Tehnologija blockchain omogoča, da se za časovno žigosanje ni več treba zanašati na eno centralno avtoriteto, ampak na več deset tisoč vozlišč v omrežju blockchain.

5. E-hramba

Zadnji korak je e-hramba. Varen in zanesljiv sistem e-hrambe z natančno določenimi pravicami dostopa, časovnim žigosanjem dokumentov, hitrim iskanjem po arhivu in omogočeno revizijsko sledjo zamenjuje registratorje, zaklenjene v ognjevarne omare.

Mikrografijina rešitev za e-hrambo mSef omogoča tudi preprosto integracijo z različnimi tretjimi sistemi, kot so ERP, dokumentni sistemi, portali in podobno.

»Prav vsako podjetje se srečuje s svojimi izzivi, zato je sodelovanje med ponudnikom in naročnikom ključno pri uvedbi projekta,« pravi Tjaša Janc. Skupno definiranje dolgoročne vizije po njenih besedah omogoča uvedbo vseh petih faz v poslovanje podjetja, in sicer v ritmu, ki naročniku zagotavlja čim bolj nemoteno delo in vse boljše poslovne rezultate.

Letos bodo na Poslovnem zajtrku Mikrografije v ospredju prav takšne zgodbe. Na dogodku bodo naročniki izmenjali izkušnje na različnih področjih brezpapirnega poslovanja. Kot pravijo v Mikrografiji, ima vsak drugačen začetek, vsi pa si prizadevajo za isti cilj – zakonsko skladno, zanesljivo in enostavno brezpapirno poslovanje.

Tako boste lahko izvedeli, kako so v podjetju Porsche Slovenija digitalizirali GDPR-privolitve oziroma uvedli lastnoročni elektronski podpis soglasij na pametnih telefonih. Predstavili bodo tudi celovito podporo vložišču in e-hrambi v povezavi s SAP v Petrolu, seznanili pa se boste lahko še z novo rešitvijo mSignum, z rešitvijo mSef ter z novostmi v rešitvi mDocs.

Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
Več o temi
Kliknite + poleg oznake in se prijavite na obveščanje. S klikom na ime posamezne oznake preverite seznam člankov.
OGLAS
FINANCE
Nepremičnine
Nepremičnine Kakšen mora biti kakovosten servis kosilnice

Vključevati mora vse potrebne preglede in popravila kosilnice oziroma vrtnega traktorja ali riderja – opravite ga pri strokovnjaku.

FINANCE
IKT
SAP predstavil medpodjetniško družabno omrežje SAP Business Network
IKT
IKTEsad Jakupović SAP predstavil medpodjetniško družabno omrežje SAP Business Network

SAP je na svoji glavni letni konferenci Sapphire Now 2021 objavil več novih pobud in predstavil vrsto inovacij, ki podjetjem lahko pomagajo posodobiti in digitalizirati poslovne procese ter se preoblikovati v pametna podjetja

FINANCE
IKT
Kakšne koristi prinaša sistem SAP livarjem
IKT
IKTJaka Mandelj Kakšne koristi prinaša sistem SAP livarjem

Livarna potrebuje sistem SAP, ko mora planirati, ker ima resne kupce, ki jim mora dobaviti izdelke na točno določen rok in ne sme zamujati

FINANCE
IKT
Kako bo sprememba cen surovin vplivala na poslovni izid
IKT
IKTRedakcija IKT Kako bo sprememba cen surovin vplivala na poslovni izid

To je trenutno eno najbolj perečih vprašanj, na katero si lahko veliko lažje odgovorijo proizvodna podjetja z najsodobnejšim poslovnoinformacijskim sistemom

FINANCE
IKT
Kako so procesni sistemi postali strelovod za hekerske napade
OGLAS
IKT
KIBERNETSKA VARNOST
IKTFinance PR Kako so procesni sistemi postali strelovod za hekerske napade (OGLAS)

Varovanje industrijskih okolij še nikoli ni bilo pomembnejše.

FINANCE
IKT
Kako platforme preoblikujejo digitalizacijo in trg informacijskih rešitev
IKT
IKTJakob Žorž Kako platforme preoblikujejo digitalizacijo in trg informacijskih rešitev

Samo vprašanje časa je, kdaj bodo prevzele primat v izvajanju poslovnih informacijskih sistemov

IZVOZNIKI
Novice
Kako Plastika Skaza vpeljuje tehnologijo blockchain in kakšno vrsto digitalizacije uvajajo kot prvi v Sloveniji
Izvozniki.si
NoviceMladen Miković Kako Plastika Skaza vpeljuje tehnologijo blockchain in kakšno vrsto digitalizacije uvajajo kot prvi v Sloveniji

Intervju: Robert Agnič in Bart Stegeman, direktorja Plastike Skaza

FINANCE
Topjob
Top službe – OECD in EBA iščeta direktorje področij; doma službe v GEN-I, Mahleju, Huaweiu, Sportradarju ...
Topjob
TopjobTOP JOB Top službe – OECD in EBA iščeta direktorje področij; doma službe v GEN-I, Mahleju, Huaweiu, Sportradarju ...

Kljub koronakrizi nekatera podjetja iščejo nove kadre – pregledali smo ponudbe na trgu dela in izbrali najboljše

FINANCE
Kibernetska varnost postaja glavno poslovno tveganje. Zakaj?
PRO
Finance
KIBERNETSKA VARNOST
Finance PRO Kibernetska varnost postaja glavno poslovno tveganje. Zakaj? (PRO)

Hekerski napadi lahko za več dni povsem ustavijo poslovanje podjetij – več o tem si preberite v posebni izdaji Kibernetska varnost.