IKT
Oglasno sporočilo

5 razlogov za uvedbo digitalne pisarne …

… in kako se tega sploh lotiti
Avtor
16.09.2019 11:08
Čas branja: 4 min

Manjša poraba papirja še zdaleč ni edina korist uvedbe brezpapirnega poslovanja. Cilj uvajanja digitalne pisarne je znižanje stroškov upravljanja dokumentov in pospešitev poslovnih procesov, blagodejen pa je tudi učinek na okolje. Četudi vam popoln prehod na brezpapirno poslovanje morda ne bo uspel, bo napredek vseeno lahko precejšen.

Ponavadi je najzahtevnejši del prehoda v pisarno brez papirja odgovor na vprašanje, kako začeti projekt. Že pri zasnovi je treba vključiti vse zaposlene. Razumeti morajo razloge za vsako spremembo in vse nove postopke organizacije podjetja, saj to lahko pomembno vpliva na celoten delovni proces. S skrbnim načrtovanjem bo vsako podjetje doseglo postavljeni cilj in s tem užilo koristi, ki jih prinaša brezpapirno poslovanje in jih naštevamo v nadaljevanju.

1. Prihranek časa

Ena izmed najpomembnejših koristi je prihranek časa. Pri vlaganju in arhiviranju dokumentov se zaposlenim ni treba več ukvarjati s počasnim tiskanjem in zamudnim iskanjem po kupih papirja na delovnih mizah. Digitalni zajem je mogoče narediti v nekaj sekundah, dokumenti pa postanejo dosegljivi s preprostim vpisom gesla v iskalnik. Prihranek je tako v zmanjšanju delovnih ur kot v obremenjenosti zaposlenih.

2. Prihranek prostora in drugih stroškov

Z uvedbo brezpapirnega poslovanja sprostimo prostor, ki smo ga prej uporabljali za hranjenje papirne dokumentacije. Dosežemo tudi vrsto drugih pozitivnih učinkov, kot so manjša poraba tonerja in nižji stroški poštnine, saj izhodne dokumente pošiljamo elektronsko. Raziskava je pokazala, da lahko letno prihranimo tudi več kot sto evrov na zaposlenega. Podjetje s sto zaposlenimi lahko tako prihrani več kot 10 tisoč evrov na leto.

3. Oddaljenost ni več pomemben dejavnik

Pomembna prednost digitalne hrambe v oblaku je, da so dokumenti vedno na voljo in geografske ovire niso več pomembne. Še posebej je to koristno v večnacionalnih podjetjih. Če nekdo iz Ljubljane želi dostopati do dokumenta, ki ga je ustvaril sodelavec na drugem koncu sveta, kjer je takrat noč, se lahko preprosto prijavi v digitalno shrambo v oblaku podjetja, z iskalnikom poišče izbrani dokument in ga preprosto prenese.

4. Izboljšana varnost upravljanja podatkov

Digitalni podatki so praviloma tudi varnejši. Podjetja morajo poskrbeti, da so podatki šifrirani in shranjeni v zasebnem oblaku ali na strežniku podjetja, kjer lahko uveljavijo varnostna pravila in omejijo dostop. Vprašanje varnosti digitalnih podatkov je sicer kompleksno, obstajajo argumenti tako za kot proti. Nekatera podjetja se odločajo, da posebej občutljive dokumente hranijo le v papirni obliki v sefu, da do njih ne morejo dostopati hekerji. Priporočeno je, da podjetja pred uvedbo digitalne hrambe dobro premislijo in izberejo rešitev, ki jim najbolj ustreza.

5. Pozitiven vpliv na okolje

Povprečno podjetje porabi več kot 10 tisoč listov papirja na leto, kar ustreza velikosti manjšega drevesa. Tudi tu si argumenti nasprotujejo. Podjetja s strogimi pravili glede recikliranja papirja lahko precej ublažijo izgube v okolju, zlasti ker drevesa, ki se uporabljajo za izdelavo papirja, pogosto sadijo. Zato pri uporabi papirja za tiskanje ni razlogov za slabo vest, še posebej, če si prizadevate za zmanjšanje njegove uporabe.

Nekatera podjetja v določenih primerih kljub digitalizaciji dajejo prednost papirnim dokumentom. Odvetniki, na primer, ne želijo puščati svojih opomb v digitalnih dokumentih, nekatera podjetja dajejo prednost fizično podpisanim dokumentom pred digitalnimi metodami podpisovanja, veliko pa je posameznikov, ki daljša besedila, ki jih morajo analizirati, raje obdelajo v papirni obliki.

Kako se lotiti digitalizacije, da bo uspela

Ko se lotimo digitalizacije, se moramo znebiti zastarelih dokumentov, na primer starih zapisnikov ali priročnikov. To storimo zelo pazljivo, da ne zavržemo dokumentov, ki jih še potrebujemo. Zato je priporočljivo, da se z računovodstvom in odvetniško službo posvetujete o tem, katere dokumente morate nujno trajno hraniti tudi na papirju. Preostale dokumente pa je treba skenirati, kar zahteva čas in trud. S skenerjem z možnostjo optičnega prepoznavanja besedila (OCR) boste lahko poskenirali dokumente neposredno v datoteko formata Word ali PDF, v katerem je možno iskati in urejati besedilo. Za preprosto iskanje jih je treba datirati in razvrstiti v kategorije.

Z ustvarjanjem razmer, v katerih bo papirne dokumente težje in bolj zapleteno uporabljati kot digitalizirane, boste dosegli, da se bodo zaposleni čim prej privadili delu z digitalnimi dokumenti. Sodobne tiskalniške naprave omogočajo postavljanje pravil za uporabo naprave, kjer lahko omejite uporabo za posameznike ali skupine. Podjetja bodo sicer obdržala možnost tiskanja kjerkoli v poslovnih prostorih, vendar bo dostop do tiskalnikov otežen.

Za vsako težavo obstajata paleta tehnoloških rešitev in strokovna pomoč

Za vsak proces v podjetju danes obstaja nabor tehnoloških rešitev, ki nadomeščajo uporabo papirja. Spletne storitve, kot je eFax, nadomeščajo pošiljanje faksiranih sporočil s samostojne naprave v pisarni, Google Docs omogoča skupinsko delo na posameznem dokumentu, sistemi za prenos datotek, na primer Dropbox, pa omogočajo skupno uporabo dokumentov in deljenje fotografij.

Z aplikacijo TurboScan lahko zaposleni z uporabo pametnih telefonov fotografirajo dokumente, ustvarijo datoteko PDF in jo nato pošljejo po e-pošti. To je le nekaj primerov, kjer je pred izbiro digitalnih orodij potreben skrben razmislek. Če je tehnologija povezana s skrbnim načrtovanjem, lahko vodstva podjetij z zaupanjem zrejo v prihodnost.

Zato vam svetujemo, da k izvedbi projekta digitalizacije poslovanja povabite strokovnjake, ki vam bodo s pogledom od zunaj znali svetovati prave korake. Kyocera Document Solutions sodi med vodilne globalne ponudnike tovrstnih rešitev, njihov slovenski zastopnik Xenon forte pa se ponaša s 30 leti izkušenj na področju upravljanja dokumentov.