IKT

Za potrditev računa ali naročilnice ni več treba v pisarno

V podjetjih, kjer še nimajo urejenega brezpapirnega poslovanja, morajo zaposleni dokumente še vedno fizično podpisovati na sedežu podjetja ali pa jim jih domov pošiljajo po pošti – to ustvarja nepotrebne zamude in stroške

Podporniki obveščajo

FINANCE
IKT
Digitalna dostopnost bo sredi leta 2025 postala zakonska obveza – kaj to pomeni za podjetja?
IKT
DIGITALNA DOSTOPNOST
IKTRedakcija IKT Digitalna dostopnost bo sredi leta 2025 postala zakonska obveza – kaj to pomeni za podjetja?

Več o tem boste izvedeli na brezplačnem izobraževanju, ki ga organizira Zavod za digitalno dostopnost A11Y.si.

FINANCE
IKT
Kako je videti virtualni pomočnik za podjetniška okolja
IKT
ADD KONFERENCA
IKTPodpornik projekta Kako je videti virtualni pomočnik za podjetniška okolja

To boste lahko izvedeli na letni konferenci podjetja ADD, na kateri bodo govorili tudi o novi regulativi, ki bo krojila nadaljnji razvoj, ter o podatkih in umetni inteligenci.

FINANCE
IKT
Slovenski Kontron lansiral zasebno mobilno omrežje 5G v nemški proizvodnji
IKT
ZASEBNA 5G OMREŽJA
IKTPodpornik projekta Slovenski Kontron lansiral zasebno mobilno omrežje 5G v nemški proizvodnji

Gre za naložbo v robustno omrežno infrastrukturo, ki je pripravljena na prihodnost in podpira trenutne in prihodnje potrebe po brezžični povezljivosti v proizvodnji in skladišču

FINANCE
IKT
Kako bodo s pomočjo umetne inteligence preprečili izumrtje atlantskega lososa na Norveškem
IKT
NAGRADA ZA INOVACIJO
IKTPodpornik projekta Kako bodo s pomočjo umetne inteligence preprečili izumrtje atlantskega lososa na Norveškem

Rešitev je v okviru pobude Tech4Aall razvil Huawei skupaj z lokalnimi partnerji

FINANCE
IKT
Poziv za obnovo pravil enotnega digitalnega trga
IKT
DIGITALNI TRG
IKTPodpornik projekta Poziv za obnovo pravil enotnega digitalnega trga

Digitalno preobrazbo tradicionalnih industrij bi bilo treba voditi z jasnimi pravili za dostop in delitev podatkov

Avtor
13.05.2020 07:00
Čas branja: 3 min

Podjetja so med karanteno zaradi epidemije COVID-19 svoje delovanje kar najbolj prilagodila elektronski obliki – komunikacija poteka po elektronski pošti in prek spletnih videoaplikacij. Kaj pa računovodstvo ali nabava?

Papirne račune podjetja večinoma podpisujejo v papirni obliki, tako tiste, ki jih originalno dobijo z navadno pošto, kot natisnjene, ki jih prejmejo po e-pošti. Čeprav si čedalje bolj prizadevamo za brezpapirno poslovanje, se v pomembnih delovnih postopkih še vedno uporabljajo papirni dokumenti.

Drugi tipičen primer so nabavni zahtevki. Ti se pripravljajo na papirju in potrjujejo ročno ali pa se pošiljajo po e-pošti v različnih oblikah – glede na navade v posameznih oddelkih.

Brezpapirno potrjevanje računov – učinkovita, udobna in varna rešitev

V Založbi Rokus Klett so že pred leti iskali rešitev, ki bi omogočala brezpapirno izvedbo postopka podpisovanja prejetih računov. Izziv so rešili z nadgradnjo poslovnega informacijskega sistema, ki jim je omogočila izvedbo postopka podpisovanja računov z enim ali več podpisniki. Hkrati pa so pridobili boljši pregled in hitrejše iskanje računov.

»V teh izrednih razmerah se je odločitev za prenos elektronskega podpisovanja na splet izkazala za pravilno,« je povedala Andreja Japelj, direktorica računovodstva, financ in analiz v Založbi Rokus Klett. Računovodstvo namreč optično prebran račun obdela in knjiži, podpisniki pa ga lahko podpišejo ali potrdijo kar v domači pisarni prek spletne aplikacije. Prav tako lahko uporabniki programa s pravicami pri pripravi različnih poročil na ravni podjetja kadarkoli pogledajo sliko računa ali na glavni knjigi, saldakontih in projektih.

Odločili so se za rešitev, ki deluje v okviru poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Papirni dokumenti so optično prebrani, v elektronski obliki shranjeni na enem mestu in opremljeni z opisnimi podatki. Tako imajo računovodstvo, podpisniki in drugi zaposleni s pravicami do vpogleda dokumente vedno takoj na voljo. To pomeni, da za kakršenkoli vpogled v račun tega ni več treba fizično iskati v arhivu. Povečali sta se tudi zanesljivost in varnost dokumentov. Ob manjši neprevidnosti se je račun lahko založil, celo izgubil, zaradi česar je bilo treba izdajatelja prositi za novo kopijo, kar pa je lahko privedlo do dvojnega vnosa računa v sistem ali do zamude pri plačilu.

Zaradi daljših službenih ali zasebnih odsotnosti se je v podjetju pojavljala dodatna potreba po vpogledu dokumentov prek spleta. Zato so na začetku letošnjega leta elektronsko podpisovanje nadgradili s spletno aplikacijo, ki omogoča, da lahko podpisniki elektronsko shranjene dokumente pregledajo v kateremkoli trenutku in jih prek spleta elektronsko potrdijo. Prednost spletnega podpisovanja se je še posebej izkazala v današnjih razmerah, saj za podpisovanje in obdelavo prejetih računov ni več potrebna fizična navzočnost – niti za računovodstvo niti za podpisnike.

Osrednja digitalna nabava

Podobno kot pri računih zdaj v veliko podjetjih izvajajo ročni postopek priprave nabavnih zahtevkov. Nabavni zahtevek pripravijo v urejevalniku besedil, ga natisnejo, nesejo v podpis osebi z ustreznimi pooblastili, nato pa ga pošljejo po navadni pošti ali skenirajo in pošljejo po e-pošti.

Največje težave s takšnim postopkom imajo v računovodstvu, kjer nimajo informacij o izdanih naročilih in zato težko načrtujejo odliv denarja. Poleg tega niti sami vodje nabave in odgovorni v oddelkih nimajo nadzora nad stanjem nabavnih zahtevkov, denimo kaj se pripravlja, kaj je že naročeno in kaj dobavljeno. Tudi skrbniki stroškov nimajo na voljo ažurnih podatkov o črpanju posamezne pogodbe.

Koristna rešitev je uvedba centralnega sistema naročanja, s katerim se standardizira in digitalizira postopek naročanja. Naročanje se na primer izvaja prek standardnega spletnega obrazca in vnaprej pripravljenih verig podpisnikov, ki se uskladijo z organizacijskimi pravili in pooblastili. Ni odveč poudariti, da udeležencem v takšnem postopku ni treba biti fizično v pisarni, ampak lahko delajo od koderkoli.

Takšen centraliziran pristop računovodstvu ponuja vpogled v naročila, da lahko načrtuje finančni tok, hkrati pa poenostavlja obdelavo prejetih računov, saj se lažje povezujejo z izdanimi naročilnicami. Veliko pridobijo tudi uporabniki, saj jim naročilnic ni več treba tiskati, skenirati in ročno pošiljati dobavitelju. Ko je naročilnica potrjena skozi digitalni delotok, se samodejno pošlje dobavitelju po e-pošti. Vsak, ki pripravlja naročilnice, ima pregled nad svojimi odprtimi in zaprtimi naročili, vodja nabave ima pregled nad vsemi odprtimi in zaprtimi naročilnicami, pa tudi tistimi, ki so v pripravi oziroma podpisovanju.

Poveča se tudi informiranost med oddelki, in to brez dodatne komunikacije. Uporabniki že pri pripravi naročila vedo, kakšno je stanje črpanja pogodbe, v računovodstvu lahko vnaprej načrtujejo stroške, skrbniki pa imajo na voljo poročilo o stroških po posameznih pogodbah, koliko je še odprtih vrednosti, koliko je že naročenih po naročilih in koliko je že zaprtih s prejeto fakturo. Ne nazadnje se izboljša tudi načrtovanje dela v skladišču, kjer imajo na osnovi naročilnic pregled predvidenih dobav po dogovorjenih rokih.

Napišite svoj komentar

Da boste lahko napisali komentar, se morate prijaviti.
Več o temi
Kliknite + poleg oznake in se prijavite na obveščanje. S klikom na ime posamezne oznake preverite seznam člankov.
OGLAS
FINANCE
Nepremičnine
Nepremičnine Kakšen mora biti kakovosten servis kosilnice

Vključevati mora vse potrebne preglede in popravila kosilnice oziroma vrtnega traktorja ali riderja – opravite ga pri strokovnjaku.

FINANCE
Furs dobiva nove podatke o računih v tujini, pod drobnogledom tudi družinske fundacije
Finance
Tanja Smrekar Furs dobiva nove podatke o računih v tujini, pod drobnogledom tudi družinske fundacije 1

Slovenci zaradi Revoluta prenašajo račune iz Velike Britanije v Litvo; kakšne so najpogostejše kršitve, povezane z računi v tujini

FINANCE
Kakšne so podražitve Pošte Slovenije in kako delujejo v času korone?
Finance
Tanja Smrekar Kakšne so podražitve Pošte Slovenije in kako delujejo v času korone? 4

Če prijatelju v pisemski kuverti pošljete mobilni telefon, lak za nohte oziroma karkoli, kar ni pismo oziroma obvestilo, boste poslali blagovno pošto. Kaj to pomeni cenovno?

FINANCE
Vsak 20. Slovenec ima odprt račun v tujini
Finance
Tanja Smrekar Vsak 20. Slovenec ima odprt račun v tujini

Koliko slovenskih davčnih zavezancev ima račune v tujini, kakšni so ti računi in kaj Furs preverja

FINANCE
IKT
Ste izpeljali odličen B2B e-commerce projekt? Prav vas iščemo!
IKT
SPLETNO POSLOVANJE
IKTFinance PRO Ste izpeljali odličen B2B e-commerce projekt? Prav vas iščemo!

Z izborom želimo ozaveščati o pomenu in koristih digitalizacije medpodjetniškega poslovanja ter predstaviti slovenske dobre prakse spletnega poslovanja na področju B2B

FINANCE
IKT
Zakaj in kako spletno trgovino povezati z zalednimi sistemi
IKT
IKTKlemen Koncilja Zakaj in kako spletno trgovino povezati z zalednimi sistemi

Medtem ko se je lani digitalizirala prodaja v strogem pomenu besede, se bo letos digitaliziral širši trženjski proces

FINANCE
Furs je nadgradil eDavke. Katere so glavne novosti?
Finance
Tanja Smrekar Furs je nadgradil eDavke. Katere so glavne novosti?

Zastopniki davčnih zavezancev bodo lahko avtomatično vstopali v mobilne eDavke svojih pooblastiteljev

Moje finance
Razno
Zakaj se Ajda počuti revno, čeprav ima v lasti nepremičnine in sto tisoč evrov prihrankov?
Moje finance
RaznoKatarina Veselko Zakaj se Ajda počuti revno, čeprav ima v lasti nepremičnine in sto tisoč evrov prihrankov?

Nisem se še odločila, ali imam dovolj denarja. Pravzaprav mi nič ne manjka. Hkrati pa ne bi imela nič proti, če bi si lahko z manj preračunavanja privoščila malo več. In razmišljam, kaj pravzaprav je dovolj?

FINANCE
IKT
Ste izpeljali odličen B2B e-commerce projekt? Prav vas iščemo!
IKT
SPLETNO POSLOVANJE
IKTFinance PRO Ste izpeljali odličen B2B e-commerce projekt? Prav vas iščemo!

Z izborom želimo ozaveščati o pomenu in koristih digitalizacije medpodjetniškega poslovanja ter predstaviti slovenske dobre prakse spletnega poslovanja na področju B2B