Podjetja so med karanteno zaradi epidemije COVID-19 svoje delovanje kar najbolj prilagodila elektronski obliki – komunikacija poteka po elektronski pošti in prek spletnih videoaplikacij. Kaj pa računovodstvo ali nabava?
Papirne račune podjetja večinoma podpisujejo v papirni obliki, tako tiste, ki jih originalno dobijo z navadno pošto, kot natisnjene, ki jih prejmejo po e-pošti. Čeprav si čedalje bolj prizadevamo za brezpapirno poslovanje, se v pomembnih delovnih postopkih še vedno uporabljajo papirni dokumenti.
Drugi tipičen primer so nabavni zahtevki. Ti se pripravljajo na papirju in potrjujejo ročno ali pa se pošiljajo po e-pošti v različnih oblikah – glede na navade v posameznih oddelkih.
Brezpapirno potrjevanje računov – učinkovita, udobna in varna rešitev
V Založbi Rokus Klett so že pred leti iskali rešitev, ki bi omogočala brezpapirno izvedbo postopka podpisovanja prejetih računov. Izziv so rešili z nadgradnjo poslovnega informacijskega sistema, ki jim je omogočila izvedbo postopka podpisovanja računov z enim ali več podpisniki. Hkrati pa so pridobili boljši pregled in hitrejše iskanje računov.
»V teh izrednih razmerah se je odločitev za prenos elektronskega podpisovanja na splet izkazala za pravilno,« je povedala Andreja Japelj, direktorica računovodstva, financ in analiz v Založbi Rokus Klett. Računovodstvo namreč optično prebran račun obdela in knjiži, podpisniki pa ga lahko podpišejo ali potrdijo kar v domači pisarni prek spletne aplikacije. Prav tako lahko uporabniki programa s pravicami pri pripravi različnih poročil na ravni podjetja kadarkoli pogledajo sliko računa ali na glavni knjigi, saldakontih in projektih.
Odločili so se za rešitev, ki deluje v okviru poslovnega informacijskega sistema MIT Orkester. Papirni dokumenti so optično prebrani, v elektronski obliki shranjeni na enem mestu in opremljeni z opisnimi podatki. Tako imajo računovodstvo, podpisniki in drugi zaposleni s pravicami do vpogleda dokumente vedno takoj na voljo. To pomeni, da za kakršenkoli vpogled v račun tega ni več treba fizično iskati v arhivu. Povečali sta se tudi zanesljivost in varnost dokumentov. Ob manjši neprevidnosti se je račun lahko založil, celo izgubil, zaradi česar je bilo treba izdajatelja prositi za novo kopijo, kar pa je lahko privedlo do dvojnega vnosa računa v sistem ali do zamude pri plačilu.
Zaradi daljših službenih ali zasebnih odsotnosti se je v podjetju pojavljala dodatna potreba po vpogledu dokumentov prek spleta. Zato so na začetku letošnjega leta elektronsko podpisovanje nadgradili s spletno aplikacijo, ki omogoča, da lahko podpisniki elektronsko shranjene dokumente pregledajo v kateremkoli trenutku in jih prek spleta elektronsko potrdijo. Prednost spletnega podpisovanja se je še posebej izkazala v današnjih razmerah, saj za podpisovanje in obdelavo prejetih računov ni več potrebna fizična navzočnost – niti za računovodstvo niti za podpisnike.
Osrednja digitalna nabava
Podobno kot pri računih zdaj v veliko podjetjih izvajajo ročni postopek priprave nabavnih zahtevkov. Nabavni zahtevek pripravijo v urejevalniku besedil, ga natisnejo, nesejo v podpis osebi z ustreznimi pooblastili, nato pa ga pošljejo po navadni pošti ali skenirajo in pošljejo po e-pošti.
Največje težave s takšnim postopkom imajo v računovodstvu, kjer nimajo informacij o izdanih naročilih in zato težko načrtujejo odliv denarja. Poleg tega niti sami vodje nabave in odgovorni v oddelkih nimajo nadzora nad stanjem nabavnih zahtevkov, denimo kaj se pripravlja, kaj je že naročeno in kaj dobavljeno. Tudi skrbniki stroškov nimajo na voljo ažurnih podatkov o črpanju posamezne pogodbe.
Koristna rešitev je uvedba centralnega sistema naročanja, s katerim se standardizira in digitalizira postopek naročanja. Naročanje se na primer izvaja prek standardnega spletnega obrazca in vnaprej pripravljenih verig podpisnikov, ki se uskladijo z organizacijskimi pravili in pooblastili. Ni odveč poudariti, da udeležencem v takšnem postopku ni treba biti fizično v pisarni, ampak lahko delajo od koderkoli.
Takšen centraliziran pristop računovodstvu ponuja vpogled v naročila, da lahko načrtuje finančni tok, hkrati pa poenostavlja obdelavo prejetih računov, saj se lažje povezujejo z izdanimi naročilnicami. Veliko pridobijo tudi uporabniki, saj jim naročilnic ni več treba tiskati, skenirati in ročno pošiljati dobavitelju. Ko je naročilnica potrjena skozi digitalni delotok, se samodejno pošlje dobavitelju po e-pošti. Vsak, ki pripravlja naročilnice, ima pregled nad svojimi odprtimi in zaprtimi naročili, vodja nabave ima pregled nad vsemi odprtimi in zaprtimi naročilnicami, pa tudi tistimi, ki so v pripravi oziroma podpisovanju.
Poveča se tudi informiranost med oddelki, in to brez dodatne komunikacije. Uporabniki že pri pripravi naročila vedo, kakšno je stanje črpanja pogodbe, v računovodstvu lahko vnaprej načrtujejo stroške, skrbniki pa imajo na voljo poročilo o stroških po posameznih pogodbah, koliko je še odprtih vrednosti, koliko je že naročenih po naročilih in koliko je že zaprtih s prejeto fakturo. Ne nazadnje se izboljša tudi načrtovanje dela v skladišču, kjer imajo na osnovi naročilnic pregled predvidenih dobav po dogovorjenih rokih.
