Kot je povedal župan občine Braslovče, Tomaž Žohar, sta bila povečanje učinkovitost občinske uprave ter vzpostavitev stoodstotne transparentnost poslovanja ena njegovih pomembnih ciljev že na začetku županskega mandata. »Informacijski sistem v podporo brezpapirnemu poslovanju je vsekakor eden najpomembnejših korakov k temu cilju. Z njegovo vpeljavo smo optimizirali delovne procese, ki so oziroma še bodo kratkoročno v določenih korakih razbremenili določena delovna mesta. Uveden sistem nam je poleg prenovljene spletne strani omogočil, da smo se dodatno približali našim občanom oziroma našim strankam,« je povedal Žohar.
Z uvedbo prilagojene rešitve za poslovanje občin GovernmentConnnect, ki so jo pripravili v podjetju Avtenta, so poenostavili, pocenili in pospešili oddajo, reševanje in potrjevanje različnih vlog, plačevanje taks ter drugo komunikacijo s strankami. Uvedeni sistem jim poleg tega zagotavlja skladnost z veljavno zakonodajo, ustrezno varnost in boljši nadzor nad dokumenti ter popolno transparentnost poslovanja.
»Z uvedbo dodatnih modulov smo poenostavili procese odločanja tudi pri podaljševanju in sklepanju pogodb ter, kar je najpomembnejše, pri vodenju investicijskih in vzdrževalnih projektov,« je dodal župan.
Namesto papirja in zmede pri e-pošti so želeli urediti in obvladovati vse dokumente na enem mestu ter hkrati omogočiti takojšnje iskanje ne glede na to kje v sistemu se nahajajo in kdo jih je nazadnje urejal.
Hitro in brez motenj pri delu do občutnih koristi
Rešitev GovernmentConnect so v Občini Braslovče uvedli v dobrem mesecu. »Vsekakor mi je bila najpomembnejša hitra uvedba sistema ter, da ta ni motila obstoječega delovnega procesa. Avtenta se je pokazala kot kompetenten in profesionalen izvajalec, tako, da smo se lahko popolnoma posvetili našim nalogam,« je povedal Žohar.
Da uvedba dokumentnega sistema pomeni spremembo dela, saj je povezana z optimizacijo dela in včasih tudi reorganizacijo se je pokazalo tudi v Braslovčah. »Na začetku seveda vsi pravijo, da je več dela, kar je gotovo tudi res, saj se je naprej potrebno programa naučiti, malo te skrbi ali izvedeš postopek ustrezno, kar ti gotovo podaljša čas. A to je začasno, potem pa vidiš, da ti program tako optimizira čas in izboljša delo, da ga nikakor več ne zamenjaš,« je o začetnih izzivih pri uporabi povedal župan.
Tomaž Žohar največjo korist uvedbe GovernmentConnecta vidi v celoviti izboljšavi dela z dokumenti. »Saj veste kako pravijo, veriga je tako močna, kolikor je močan njen najšibkejši člen. Bi pa sicer izpostavil boljši nadzor nad dokumenti, projekti, pogodbami, poenostavitev delovnih procesov ter s tem večjo učinkovitost zaposlenih, varnost in transparentnost.«
Dodatne potrditve vrednosti naložbe v času epidemije
Dokumentni sistem se je posebej izkazal kot nepogrešljiv člen podpornega sistema v času epidemije. »Vsekakor ostalim občinam svetujem, da ne odlašajo z vpeljavo brezpapirnega poslovanja, saj jim bo to močno olajšalo delo,« je še dejal Žohar.
GovernmentConnect zaposlenim v občinski upravi ponuja vpogled v celotno zgodovino sodelovanja na posameznem dokumentu, vključno s podpisi, opombami in sprememba. Poleg tega so dokumenti varno shranjeni in vedno dostopni o v oblaku Telekoma Slovenije, kar se je ob odrejenem delu od doma dokazalo za nepredstavljivo prednost pri njihovem delu.