Kaj je bistvo menedžmenta poslovnih procesov in kakšna je njegova vloga v sodobnem poslovanju?
Bistvo upravljanje poslovnih procesov, ki ga poznamo pod kratico BPM, je, da omogoča hiter odziv na priložnosti in izzive, s katerimi se srečuje organizacija. Pri tem je najpomembneje, da so procesi dobro oblikovani in s tem uspešni, kar spremljamo z različnimi kazalniki. Pomembna sta še procesno razmišljanje vseh zaposlenih in vodenje procesov. Skozi procese iščemo priložnosti, kako najti izboljšave, podvajanja, prevelike oddelčne zaprtosti, morda celo medkulturne razlike.
Kako je treba temu prilagoditi delo v podjetju?
Vpeljati je treba kulturo dela, ki zahteva redno spremljanje dogajanja v podjetju. Mora pa biti za krmilom vodstvo sodobne vrste, ki ima mnogo znanja o korporativnem upravljanju. Sproti se mora odzivati na spremembe, pred očmi mora imeti celotno sliko organizacije in mora biti za zgled. Temu rečem agilna organizacija. Vodstvo, ki se zaveda, da s takim pristopom lahko doseže boljše poslovanje, je gotovo proaktivno usmerjeno in želi, da je podjetje agilno. Še zlasti v času, ko preti koronavirus, je treba vključevati orodja, ki omogočajo tak sistem dela. Izkušnje kažejo, da so tista podjetja, ki so že zdaj uporabljala naša orodja za vodenje, praviloma delovala zelo dobro.
Je treba v BPM vključiti vse procese v podjetju?
V okviru BPM se je treba usmeriti predvsem v ključne procese. Teh je v podjetju približno 20 odstotkov. Preostali so sicer tudi potrebni, a je dovolj, da jih izvajamo na ravni povprečja v panogi, v kateri podjetje deluje.
Kakšen odnos imajo slovenska podjetja do upravljanja poslovnih procesov in njihovega upoštevanja pri vsakodnevnem poslovanju – na katerih točkah smo najšibkejši?
Tematiko zelo dobro razumejo perspektivna podjetja, ki niso več v izključno državni lasti. V številnih slovenskih podjetjih sicer procesi niso dolge verige, ki potekajo prek več organizacijskih enot, temveč so pogosto ujeti in optimizirani v okviru meja posamezne organizacijske enote. Ponekod procesi niso dokumentirani prijazno za zaposlene – tiste, ki izvajajo procese, in tudi menedžerje, temveč so oblikovani bolj zaradi vodij kakovosti, presojevalcev ISO ali pa za potrebe zaposlenih v oddelku IT. Sicer pa smo šibki pri celovitem pristopu do digitalizacije, vodstvo pa dostikrat deluje premalo proaktivno. Tam, kjer vodstvo deluje kot vzor, je mnogo lažje.
Kaj lahko doleti podjetje, ki nima urejenih procesov?
Če podjetje ni urejeno, je obsojeno na kaos in nima možnosti za razvoj. Preveč se ukvarja z iskanjem, sestankovanjem in ponavljanjem. Izgube časa so velike, ljudje so obremenjeni z nepotrebnimi zadevami in zato nemotivirani.
Kako naj se podjetje loti modeliranja poslovnih procesov?
Prvi korak je popis procesov. Poudarjam pa, da je to zares šele začetek. Procese je treba redno prilagajati glede na razmere na trgu, reorganizacije, pripojitve, združitve in podobne dogodke. Večkrat slišim, da so te aktivnosti v domeni vodje kakovosti. Sam menim, da ni pomembno, kdo vodi projekt, imeti mora podporo vodstva, vključeni morajo biti ključni vodstveni delavci, ki morajo sodelovati in se s projektom identificirati. Za to, da vse teče, je potreben dober vodja, ki ima zaupanje direktorja. S tem dosežemo, da je organizacija živa ter spremlja in omogoča spremembe.
Kateri so glavni elementi dobro zasnovanega poslovnega procesa?
Proces mora imeti jasno hrbtenico, ki pove, kje je začetek procesa, kaj je njegovo bistvo oziroma smisel in kje se proces konča. Naj ponazorim s primerom. Imamo proces upravljanja zaposlenih. V enem primeru se začne s prihodom zaposlenega v organizacijo in konča z njegovim odhodom iz nje. V drugem primeru pa se začne s potrebo po zaposlenih za določena delovna mesta in konča, ko je to zagotovljeno. Sem sodi tudi vzdrževanje tega stanja. V drugem primeru proces bolje sledi poslovnim ciljem podjetja.
Slabo načrtovan proces je velika ovira na poti do uspeha. Udeleženci v procesu morajo dobro razumeti svoje vloge in informacije, da lahko izvajajo svoje delo uspešno in usklajeno z drugimi.
Za proces je treba določiti tudi sistem merjenja uspešnosti in učinkovitosti v obliki KPI. Obvladovana naj bodo tudi tveganja v procesu. In ne nazadnje, proces in udeleženci v procesu morajo delovati in biti skladni z zakonodajo in drugo regulativo.
Na koliko časa je treba procese pregledati in jih po potrebi prilagoditi?
Letni pregledi so že kar nujni, sicer pa je treba procese pregledati in prilagoditi sproti glede na okoliščine – torej ob vsaki reorganizaciji, pomembnem dogodku, kot so združitve ali prodaje deležev, racionalizaciji, izboljšavah in podobno. Tako je na primer epidemija COVID-19 zelo spremenila procese v domovih starejših, v zdravstvu, pa tudi v podjetjih, kjer najbrž ugotavljajo, katera dela lahko opravljajo od doma, kako dosegati varnost pred okužbami. To je najbolj sveža okoliščina. Jih bo pa najbrž še veliko glede na okoljske spremembe, digitalizacijo in druge dejavnike.
Kako lahko urejeni poslovni procesi pomagajo pri digitalizaciji poslovanja podjetja in kako po drugi strani prav s pomočjo informacijskih rešitev vzpostavimo čim bolj učinkovit sistem upravljanja poslovnih procesov?
Popis procesov je lahko zelo dober pristop k digitalizaciji poslovanja. Pomeni DNK podjetja, zato se tudi naša aplikacija imenuje DNA. Podjetje se razvija v smeri ciljev, vedno pa se odziva na okolje. Tako kot v naravi pozimi listi odpadejo, veje pa rastejo proti viru svetlobe, tako se procesi razvejijo v smeri trendov in vplivov okolja. Zato tudi zelo priporočam model EFQM, ki podobno pristopa k vodenju družbe. Pove, kje je treba vpeljati rešitve ali jih med seboj povezati, da bo podjetje digitalizirano. Smo v fazi DIH za pripravo digitalne strategije. To pomeni, da lahko naredimo načrt digitalizacije skozi procesni pristop. Tako smo tudi zasnovali našo aplikacijo, ki jo v marsikaterem podjetju uporabljajo za vodenje kakovosti, in jo redno gradimo, po modulih. Tak pristop je po mojem najboljša pot, da se podjetje digitalizira. Odličnost, procesi in digitalizacija gredo z roko v roki.
Tveganja in kazalniki so v naši aplikaciji del procesa in se spreminjajo glede na razmere v okolju, zato lahko družba spremeni slabosti in tveganja v priložnosti, kar je lahko velikanski prihranek in konkurenčna prednost. Vodstvo glede na pravice lahko vidi, kako potekajo naloge in delo, kar pomeni manjšo porabo časa in bolj pravično razporeditev dela zaposlenih. Uporabniki dobijo sistem na enem mestu, tako da je res vsak zaposleni seznanjen z vsem.
Značilnosti takega dokumentiranja so vizualizacija procesov, hitri in jasni prehodi med procesi, celoviti vpogledi v posamezna opravila in globlje. Posamezni elementi procesa so med seboj povezani in dosegljivi z enim ali par kliki. In ne nazadnje, omogočeno je enostavno spreminjanje procesov ter samodejno obveščanje vseh vpletenih o spremembah.
Kakšni so učinki kakovostnega upravljanja poslovnih procesov?
Če podjetje želi, lahko z našo rešitvijo naredi živ organizem, ki diha samodejno, ko so krizne razmere, pa se vzpostavijo dodatni sistemi. Prihranki so v sistemu, ki je agilen, kar daje veliko prednosti pred tistimi, ki se ves čas samo odzivajo na zunanje težave, so nepripravljeni. Samo debirokratizacija je velik prihranek časa zaposlenih, vidi se, kdo dela, kdo je preobremenjen. Težko je meriti, vendar pa je prav gotovo potrebne vsaj 10 odstotkov manj administracije, največ pa organizacija pridobi z modernimi pristopi ter stalno pripravljenostjo in proaktivnostjo.
V podjetju NETS ste hkrati svetovalci pri snovanju in upravljanju poslovnih procesov in ponudniki informacijske rešitve za upravljanje procesov. Kaj stranke pridobijo s takšno kombinacijo?
S tem, ko kombiniramo svetovanje in IT-aplikacijo, smo marsikje pridobili zaupanje strank. Marsikdaj smo njihovo dobro prakso ali zahteve vgradili v aplikacijo. Povezujemo in vgrajujemo tisto, kar je že na voljo. S tem dosežemo, da se ne piše in riše nečesa, kar v sistemu ne deluje, temveč ustvarimo živ sistem. V svoje delo vnašamo sodobne pristope, v aplikacijo pa poleg tega tudi dobre prakse. Podjetja tako pridobijo oboje, svetovanje in IT-podporo. Tudi zame je to nikoli končana zgodba.
Kako bo čedalje bolj razširjeno delo na daljavo po vašem vplivalo na razvoj upravljanja poslovnih procesov?
To vidimo kot priložnost za širitev poslovanja, v času epidemije smo še bolj delali, vodili seminarje in sestanke na daljavo. Ugotovili smo tudi, da moramo našo aplikacijo ponuditi kot priložnost za delo od doma. Naše stranke so nam same pokazale možnosti dela na tak način.
