Slovenija pri razvitosti digitalne družbe res ni v evropskem vrhu, je pa naredila velik korak naprej pri elektronskem poslovanju. Predvsem pri poenotenju e-poslovanja v gospodarstvu, kjer se je od leta 2005 uveljavlja en standard–eSLOG.
Ena redkih držav z enim formatom
Kljub temu, da je bilo o pomanjkljivosti tega standarda v preteklosti prelitega veliko črnila, se je njegova takojšnja uporaba v gospodarstvu ter z letom 2015 obvezna uporaba v javnem sektorju izkazala kot ključna. Smo namreč ena redkih držav EU, ki ima tako poenoten standard.
»V ostalih evropskih državah je običajno tako, da imajo en standard za javno upravo, v gospodarstvu pa vlada velika zmešnjava. Gre večinoma za zahodne države, kjer je e-poslovanje prisotno že leta in različne panoge uporabljajo različne formate. Poenotenje e-poslovanje v EU je precej bolj kompleksno kot v Sloveniji, saj se je treba prilagajat številnim formatom in standardom,« je povedal Rok Bojanc, koordinator Nacionalnega foruma za e-račun, ki povezuje in usmerja delovanje vseh deležnikov v državi na področju e-poslovanja ter sodeluje pri razvoju nacionalnih in evropskih standardov.
Poleg računov bo eSLOG veljal tudi za ostale dokumente
Razširjenost uporabe standarda eSLOG smo v Sloveniji spodbujali s projektom ROSE, ki se je zaključil leta 2018. »Rezultat tega projekta je bila uskladitev nacionalnega standarda eSLOG 2.0 z evropskim semantičnim standardom. Šlo je za evropsko direktivo 2014/55/EU, po kateri so morale vse javne uprave članic do aprila 2019 zagotoviti prejem in obdelavo e-računov v evropskem standardu,« je povedal Bojanc. V sklopu tega projekta smo v Sloveniji dobili tudi Nacionalni register prejemnikov eračunov.
Naslednji projekt, ROSE 2, je šel v smeri razširjanja standarda eSLOG 2.0 z e-računov še na ostale dokumente, ki se uporabljajo v nabavi. »S temi dokumenti se v ROSE nismo ukvarjali. V ROSE 2 smo se odločili, da bomo pripravili nove standarde za tri ključne dokumente–naročilo, potrditev naročila in dobavnica,« je razložil Bojanc.
Prvi oktober kot mejnik za avtomatizacija nabavnega e-poslovanja
V Sloveniji s 1. oktobrom 2020 prehajamo na novi standard e-računov eSLOG 2.0. Ta poteza je dolgoročna in razvojno usmerjena. Še posebej, ker na Upravi za javna plačila že pripravljajo razširitev obveznega sprejemanja e-računov še na obvezno pošiljanje e-naročilnic, pri čemer naj bi poenotili prejem in izdajo e-dokumentov.
Kot pravi Bojanc, je dal projekt ROSE 2 osnovo za avtomatizacijo procesov pri nabavnem poslovanju. »Novi standardi vsebujejo širok nabor informacij, ki so se prej izmenjevali v papirni obliki. Pomembna je tudi povezava med temi dokumenti, da kupec dobi povratno informacijo, kateri izdelki bodo dobavljeni, v kakšnih količinah, kakšni so dobavni roki.«
Na tak način se bo lahko zagotovila večja sledljivost v procesu in kakovostnejše povratne informacije, na primer najava dobave še pred dospetjem blaga. »Če imaš vnaprej vse te dokumente, se lahko izvede avtomatska likvidacija računa. Lahko preveriš, ali se postavke na računih ujemajo z naročilnico in dobavnico. Ni treba hoditi naokrog in preverjati, kaj je prišlo in kaj ne. Veliko manj bo ročnega dela,« je dejal Bojanc. Pravzaprav bodo lahko organizacije vse stvari, kjer ni potrebno odločanje, prenesle na informacijske rešitve, ki bodo te postopke same vodile.
Prva korist bo pri avtomatskem zajemu podatkov
Čeprav nekateri ponudniki sistemov ERP po Bojančevih besedah te nove dokumente že vgrajujejo z namenom poenostavitve postopkov, se avtomatizacija ne bo zgodila čez noč. V prvem koraku bodo nove informacije pomagale zaposlenim pri odločanju, da jim ne bo treba ročno preverjati informacij. »Ko bodo ponudniki in uporabniki pridobili zaupanje, bo šlo hitreje naprej. Vsekakor se bo korist najprej pokazala pri avtomatskem zajemu podatkov v informacijske sisteme, čemur bo nedvomno sledila še avtomatizacija postopkov,« je napovedal Bojanc.
V nekaterih panogah sicer nove standarde in povezovanje med dokumenti že uporabljajo. Med prvimi so distributerji farmacevtskih izdelkov, ki so že prešli na nove standarde e-dokumentov, saj želijo zaradi kompleksnosti naročanja in dobav zdravstvenim ustanovam ter lekarnam čim bolj avtomatizirati procese zaključevanja naroči in potrjevanja računov.
