Cilj vsake banke bi moral biti, da se prav vsak dokument, ki ni že izvorno elektronski, digitalizira. To pa je, glede na dejstvo, da se papirnati dokumenti v bankah uporabljajo v navezi z različnimi procesi in aplikacijami, velik izziv. Tudi v NKBM je bil vnos podatkov razdrobljen med več različnih sistemov, zato so bili postopki za pridobivanje dokumentacije strank dolgotrajni in zamudni.
V sodelovanju s podjetjem Xenon forte so zato razvili namensko aplikacijo oziroma preprost uporabniški vmesnik, ki je prilagojen posameznim poslom. Na ta način so večopravilne naprave povezali z zalednimi sistemi banke in zaposlenim omogočili enoten, hiter in zanesljiv zajem dokumentacije v celotni mreži poslovalnic banke z jasno revizijsko sledjo. Možnost za napake in zastoje se je s tem precej zmanjšala, zadovoljstvo strank pa povečalo, saj so zdaj postopki bistveno hitrejši in natančnejši.
Zajem je vstopna točka v digitalni tok dokumentov
Načrt digitalne preobrazbe prestavlja podjetje v sodobno poslovno okolje, v katerem, z uporabo najsodobnejše tehnologije, učinkovito pospešuje delovne procese. Zajem je ponavadi prvi korak v postopku digitalizacije, saj sprejema informacije v podjetju, hkrati pa je tudi eden izmed najbolj delovno in stroškovno intenzivnih. Z rešitvami za zajem, ki skenirajo vse dohodne informacije in jih samodejno shranijo v sistem(e) podjetja, se odpirajo vrata za vse naslednje razvojne načrte digitalne preobrazbe.
Ciril Kraševec, direktor podjetja Xenon forte, ob tem opozarja na še eno veliko prednost: »Sodobne multifunkcijske naprave je mogoče prilagoditi delovnim procesom v podjetjih. Na primer Kyocera nudi različne aplikacije, s katerimi multifunkcijske naprave postanejo vstopna točka digitaliziranega dokumentnega toka. Tovrstne rešitve bodo z večanjem obsega dela od doma, ki se nam napoveduje, samo še pridobivale na pomenu. Če je tiskalniška naprava povezana z zalednimi sistemi, med katere sodi tudi dokumentni sistem, lahko dokument, ko ga enkrat zajamemo s skeniranjem, potuje do različnih uporabnikov, ki morajo z njim nekaj storiti. Ti uporabniki so lahko v sosednjih pisarnah, lahko pa kar vsak na svojem domu ali kjerkoli drugje.«
Umetnost upravljanja s tiskanjem
Tiskanje iz poslovnih in bančnih okolij še dolgo ne bo izginilo. Ga bo pa manj in bo bolj premišljeno. Pa tudi cenejše, če bo upravljano, saj napredne rešitve skrbijo za upoštevanje pravil tiskanja (kdo in kaj tiska) ter nadzor nad stroški in pripravo poročil – za skrbnike ali računovodje.
Rešitev MyQ, na primer, beleži podrobno statistiko stroškov tiskanja, ki jih ustvarijo bodisi oddelki, posamezni uporabniki ali udeleženci posameznega projekta. Omogoča tudi varno tiskanje z računalnikov in mobilnih naprav – zaposleni se s tem izogne čakanju na svoje izpise, saj se tiskanje dokumenta ne začne, dokler se uporabnik ne prijavi na napravi in potrdi začetek tiskanja. Za pogosto ponavljajoče procese pa lahko sprogramirate posebno tipko in proces sprožite z enim dotikom. Tiskalniški strežnik MyQ lahko podjetje prilagodi tako, da se bodo njihova tiskalniška opravila izvedla tudi brez dotika (gumbov) tiskalnika in tako pomembno prispeva k zajezitvi širitve prenosljivih bolezni.
Na naprave lahko tudi kar pozabite
Banke in druga večja podjetja se za nabavo opreme za tiskanje odločajo na različne načine. Nekatera želijo obdržati lastništvo nad napravami, upravljanje z njimi pa prepustijo zunanjim upravljavcem. V tem primeru je pomembno, da izberejo naprave, ki so trpežne in zasnovane za delovanje v okoljih, kjer dosegajo milijone izpisov. Primernejše so naprave, kjer je tehnična zasnova takšna, da potrebujejo malo vzdrževanja, servisni intervali pa so daljši in lahko dosegajo tudi do 600 tisoč natisnjenih dokumentov.
Spet druga podjetja raje izberejo tiskanje kot storitev. V tem primeru podjetje tiskalniško okolje preda v zunanje izvajanje specializiranemu ponudniku. Pri tem mesečno plačuje le dejanske stroške tiskanja, za vzdrževanje pa skrbi ponudnik. »Podobno kot naše podjetje zaupa vzdrževanje voznega parka specializiranim mehanikom, tudi nam podjetja zaupajo upravljanje in vzdrževanje tiskalnikov,« je pojasnil Kraševec in dodal: »Z namensko rešitvijo za nadzor naprav na daljavo upravljamo več tisoč naprav. Ta omogoča, da imajo skrbniki z enega samega mesta natančen pregled tako nad številom natisnjenih strani, ki je pomemben zaradi obračunavanja storitve, kot tudi nad stanjem naprav, saj to zadeva učinkovito vzdrževanje naprav.«
