Malce ironično, ampak resnično. Kdo bi si mislil, da bodo v prvi bojni liniji pri digitalizaciji dokumentov prav večopravilne naprave – torej naprave, ki jih tudi tiskajo?! In vendar je tako. Digitalizacija dokumentov se začne že v vložišču, torej ob vstopu papirnih dokumentov v podjetje. Zaposleni jih digitalizirajo oziroma pretvorijo v elektronsko obliko s skeniranjem.
Kar zadeva skeniranje in nadaljnje postopke dela z dokumenti, med napravami obstajajo zelo velike razlike. »Večfunkcijske naprave so poleg namenskih skenerjev v praksi tiste, skozi katere papirni dokumenti vstopajo v informacijski sistem podjetja, različne poslovne aplikacije ter računovodske programe,« pravi Ciril Kraševec, direktor podjetja Xenon forte, in dodaja: »Podjetja zato iščejo napredne možnosti skeniranja in funkcije, ki pohitrijo ter poenostavijo dokumentni tokokrog v poslovnih okoljih.«
Praktične inovacije, ki dvignejo produktivnost
Vsa sodobna okolja zasledujejo dvig produktivnosti zaposlenih, le redka pa se domislijo k izboljšavam pogledati prav na področje digitalizacije dokumentov.
Nova generacija večopravilnih naprav Kyocera TASKalfa dokazuje, zakaj je Kyocera vodilni proizvajalec na tem področju. Poleg zelo hitrega skeniranja večjih količin dokumentov, ki ga omogoča samodejni podajalnik dokumentov, namreč prinaša praktične inovacije, ki zaposlenim prihranijo ogromno časa. Ena takšnih je denimo ultrazvočni senzor za prepoznavo sprijetih listov, ki uporabnika obvesti, da je podajalnik zagrabil več listov hkrati in mu prihrani poznejše razmišljanje, zakaj mu v elektronski različici dokumenta manjkajo strani.
Ko sponke niso več težava
Podjetjem, ki pogosto skenirajo s sponkami spete dokumente in poznajo bolečino dragih popravil naprav, prav tako svetujemo te naprave, saj so opremljene s senzorjem, ki zazna prisotnost kovinskih sponk. Te zaposleni neredko pozabijo odstraniti, rezultat pa so poškodbe skenerja in notranjosti naprave. Nič več. Nove Kyocere obvladajo tudi skeniranje identifikacijskih kartic ali vizitk. Prosto jih naložimo na ploščo in programska oprema bo vsako shranila v svoj dokument, podprto pa je tudi skeniranje obeh strani kartice v isti dokument.
Ko fotografije na novo zaživijo
Na produktivnost v poslovnih okoljih blagodejno vpliva še funkcija Super Resolution, ki temelji na umetni inteligenci ter uporabnikom omogoča, da vdihnejo novo življenje in izboljšajo kakovost fotografijam z nizko ločljivostjo. Pri skeniranju imajo obenem možnost poudariti (ali odstraniti) ročno napisane dodatke ali poudarke na strani, kar v nadaljevanju olajša delo programski opremi, ki skrbi za optično prepoznavanje in digitalizacijo zajete vsebine (OCR).
Nov intuitivni vmesnik in senzor bližine
Najnovejše TASKalfe so opremljene z novim intuitivnim vmesnikom, ki omogoča, da z njimi upravljamo kot s telefonom ali tablico in do funkcij dostopamo z manj koraki. Delo z napravo bo poslej še bolj učinkovito.
Poleg preprostega vmesnika pa nove naprave prinašajo še svetlobna in zvočna opozorila, različna za vsako opozorilo, kar olajša spremljanje izvedbe opravil tudi če uporabnik ne stoji povsem ob napravi.
Odlično deluje tudi senzor bližine, katerega naloga je, da v primeru, ko zazna, da se napravi približuje uporabnik, jo iz načina varčevanja z energijo preklopi v stanje pripravljenosti.
Višja varnost
Tudi hekerji vedo, da gre prek tiskalnikov in večopravilnih naprav veliko poslovnih dokumentov, zato so ti vse pogosteje tarča napadov. Zato velja dvigniti tudi varnostno letvico pri skeniranju dokumentov. Kako? Preprosto, skeniranemu dokumentu v zapisu PDF lahko dodate podpis z digitalnim certifikatom. Z elektronskim podpisom dosežete enak učinek kot s pečatom ali lastnoročnim podpisom na papirnem dokumentu. Ker je podpise v digitalnem dokumentu lažje ponarediti kot pečate ali podpise na papirju, podjetja uporabljajo digitalna potrdila za preprečevanje lažnega predstavljanja.
Stroški pod nadzorom
Podjetja še kako zanimajo stroški. Tudi tu je japonski proizvajalec v očitni prednosti, saj so inženirji veliko časa posvetili preprostosti vzdrževanja. Ne le, da so vsi ključni deli lahko dostopni, za vzdrževanje ne potrebujemo orodja, poleg tega pa je »zdravje« naprav in stanje potrošnega materiala moč spremljati na daljavo, kar dodatno poceni vzdrževanje.
»Nove Kyocere so bile razvite za ponudnike storitev tiskanja, z njimi resnično ni veliko dela, posledično pa so tudi stroški nižji,« priznava Kraševec.
Več informacij o večopravilnih napravah proizvajalca Kyocera je NA TEJ SPLETNI POVEZAVI>>.
