V podjetju Donit Tesnit so poleg zajema in pretvorbe računov v e-obliko uvedli elektronsko pošiljanje opominov in izpisa odprtih postavk. Zaposlene, tudi v proizvodnji, so oskrbeli s službenimi elektronskimi naslovi, na katere prejemajo enkriptirane elektronske plačilne liste. Uvedli so sistem dvostopenjskega elektronskega potrjevanja računov, elektronsko rezervacijo sejnih sob in službenih vozil. Imajo nova sistema CRM in BI, ki sta povezana z osrednjim poslovnoinformacijskim sistemom SAP.
»Delo vodstva in vseh zaposlenih je zdaj lažje, preglednejše in učinkovitejše,« pravi direktorica Marjana Novak.
Začeli z digitalizacijo računov in dokumentov
Tako kot v številna druga podjetja tudi v podjetje Donit Tesnit mnogi dokumenti, predvsem računi, še vedno prihajajo v papirni obliki ali kot priponke e-pošte v datotekah PDF. V preteklosti so se vhodni računi ročno opremili s podatki in nato pretipkali v poslovnoinformacijski sistem – tudi če so prišli po e-pošti, so se najprej natisnili, opremili s podatki in ročno pretipkali. Kar je seveda daleč od optimalnega – časovno in stroškovno, pa še možnost nastanka napak pri vnosu podatkov je večja. Podjetje je zato iskalo rešitev, kako poenotiti zajem, da bi lahko vse vhodne dokumente uvozilo in obdelalo v zalednih sistemih.
Skupaj z družbama Xenon forte in ZZI so uvedli rešitev za zajem najrazličnejših vhodnih računov. Papirni se najprej skenirajo in obdelajo z rešitvijo za prepoznavo pisav, nato se, podobno kot digitalne datoteke in izvorni elektronski računi, pretvorijo v zapisa iDoc in E-slog ter ustrezno obliko za uvoz v sistem ERP. Digitalizacija papirnih računov že ob vstopu v podjetje je spodbudila prenovo tiskalniškega okolja, saj za zajem papirnih dokumentov v elektronsko obliko skrbijo večfunkcijske naprave.
Temeljita digitalizacija in avtomatizacija dela z dokumenti
»Skupaj s podjetjem Xenon forte smo v začetku leta digitalizirali vnos oziroma zajem vseh papirnih računov in s procesi skeniranja, OCR-branja in pretvorbe v jezik, razumljiv glavnemu informacijskemu sistemu, pripomogli k hitremu vnosu računov,« se spominja Novakova.
»Zbrali smo več konkurenčnih ponudb za naš izziv, vendar nas je Xenon forte prepričal z dobrim razmerjem vsebine in cene ter tako zagotovil ekonomsko upravičenost projekta. Ko smo testno preizkusili njihovo do uporabnika prijazno aplikacijo za zajem računov, prilagojeno za večfunkcijske naprave, ki jih uporabljamo, poti nazaj ni bilo več. To je bilo to.«
V tlorisno sicer zelo razgibanem matičnem podjetju ter dislocirani poslovni enoti so tudi prenovili in optimizirali tiskalniško okolje. Prvi korak je bil seveda pregled in popis naprav in stroškov, kjer so skupaj s ponudnikom ocenili vse stroške tiskanja zadnjega pol leta. Po pregledu analize tiskanja in prostorov so število tiskalniških naprav s 23 zmanjšali na 16.
V tiskalniškem okolju heterogenost ni zaželena lastnost
V starem tiskalniškem okolju podjetja Donit Tesnit je bilo največ težav povezanih s starostjo tiskalniških naprav, raznolikostjo modelov in potrošnega materiala zanje, prav tako pa je bilo nekaj težav povezanih tudi z različnimi gonilniki in nastavitvami naprav. V tiskalniškem ekosistemu je bilo preveč modelov in tudi pozicij tiskalnikov. »Heterogenost tiskalniškega okolja je zahtevala (pre)več aktivnosti v zvezi z vzdrževanjem naprav, kar je povzročalo tudi preobremenjenost našega kadrovsko zelo vitkega IT-oddelka,« se dela s tiskalniki spominja Robert Reš, vodja oddelka IT v podjetju Donit Tesnit.
Danes ima podjetje centralno upravljan sistem tiskanja (MyQ), ki med drugim omogoča sledenje tiskanju po posameznih napravah enega proizvajalca, in sicer japonske Kyocere. Zaradi centraliziranega in »zadržanega« tiskanja zaposleni ne iščejo več svojih izpisov po podjetju, saj jih lahko natisnejo na katerikoli napravi na obeh lokacijah podjetja, ko jih potrebujejo.
»Za nas je pomembno, da je tiskalniška oprema zanesljiva, konsolidirana in da imamo, na primer v skladišču, ko je treba v zelo kratkem času izvesti odpremo večjega obsega blaga, možnost iti na drug tiskalnik po izpise ali zamenjati kartušo in se izogniti gneči pri odpremi,« pravi Reš.
Prihranki in večje zadovoljstvo zaposlenih
Novo tiskalniško okolje uporabnikom poenostavlja uporabo vseh naprav, podjetju pa omogoča nadzor nad napravami, uporabniki in stroški. V podjetju dosegajo od 10- do 15-odstotne prihranke pri strošku najema naprav in potrošnega materiala, saj je trenutno izbor črno-belih in barvnih kopij veliko bolj jasen, kot je bil prej. Na dvig produktivnosti zaposlenih pa je blagodejno vplivala poenostavitev tiskalniških in skenirnih opravil, občutno manj je napak in iskanja dokumentov po podjetju, prav tako pa so zaposleni bolj zadovoljni zaradi zmogljivejših naprav, ki so delo naredile bolj intuitivno.
»Zaposlenim smo rešitev toliko prilagodili, da smo jim vse 'odvečne' funkcije skrili iz menija in jim pustili samo najbolj pogosto uporabljane funkcije s poenostavljenim skeniranjem in kopiranjem, tiskanje pa naredili dostopno z identifikacijsko kartico, PIN-kodo ali ključkom za kavomat. Nekateri zaposleni so se sprva zbali nove ureditve, vendar so ob prikazu in nekajdnevni uporabi hitro spremenili mnenje in takoj pozabili na tiskanje po starem in iskanje natisnjenih kopij,« izkušnje s prenovo tiskalniškega okolja povzame Reš.
Danes so zaposleni nad uvedeno rešitvijo navdušeni. Vsak uporabnik ali skupina uporabnikov ima svojo privzeto konfiguracijo oziroma nastavitev tiskanja, kopiranja in skeniranja (črno-beli ali barvni tisk, velikost papirja, predal za papir, e-poštni naslov za pošiljanje skeniranih dokumentov), ki jo najpogosteje uporablja, ne glede na to, na katerem tiskalniku v podjetju želi izpis svojih dokumentov ali digitalno zajeti papirnate dokumente.
Digitalizacija se nikoli ne konča
»Naši cilji glede digitalizacije poslovanja so še ambicioznejši. V prihodnosti že načrtujemo uvedbo dokumentnega sistema in integracijo multifunkcijskih naprav ter sistema za arhiviranje, distribucijo in elektronsko vročanje skeniranih dokumentov,« pravi Novakova. V ospredju so skeniranje vhodne pošte, publikacij in arhiviranje digitalnih dokumentov s posredovanjem uporabnikom v potrjevanje po zapisanem avtomatskem delovnem toku glede na vrsto vsebine ali dokumenta. Eden izmed ponudnikov dokumentnega sistema je tudi Xenon forte.
Načrtujejo tudi uvedbo elektronske kadrovske mape in elektronskih potnih nalogov.
V podjetju Donit Tesnit bo digitalizacija zajela tudi proizvodnjo, najprej na področju opremljanja strojev z zasloni z informacijami o delovanju ter rešitvijo za potrjevanje delovnih nalogov na strojih. »V kratkem nas čakajo tudi izzivi povezovanja šifer polizdelkov in izdelkov, digitalno načrtovanje proizvodnje, elektronsko podpisovanje in vročanje uradne dokumentacije (odločbe, aneksi) ter elektronsko izdajanje e-certifikatov o proizvodih. Načrtujemo tudi uvedbo rešitve za sledenje repetitivnega vzdrževanja, letnega pregleda delovnih ur strojev in obrabe, ki bosta podlaga za napovedno vzdrževanje,« je sklenila Novakova.
Prav tako so v podjetju zaposlene že opremili s prenosniki ter tabličnimi računalniki in/ali po dvema monitorjema na delovnem mestu, saj so ugotovili, da jim to pomaga pri mobilnosti poslovanja, lažjem delu in zmanjšanju potrebe po tiskanju in/ali primerjanju podatkov.
