Ročna obdelava podatkov in iskanje dokumentov sta še vedno nagnjena k napakam in zanju zaposleni porabijo veliko časa, posledično trpi produktivnost. Tudi tveganje, da bodo podatki izgubljeni, poškodovani ali ukradeni, glede na naravo papirnih dokumentov in njihov naraščajoči obseg v pisarnah po svetu, pomeni nepotrebno varnostno breme. Prav zato podjetja iščejo kakovostne rešitve za ravnanje z informacijami, po možnosti take s pridevnikom pametni.
Kyocera Document Solutions Europe, ki je eno vodilnih podjetij na področju upravljanja dokumentov, je za sodobna poslovna in pisarniška okolja oblikovalo rešitev Kyocera Smart Information Manager (KSIM). Gre za sistem za upravljanje informacij v digitalnih dokumentih in avtomatizacijo delovnih tokov. Dokumentni sistem optimizira upravljanje in povečuje učinkovitost dela z informacijami, »zaklenjenimi« v papirnih dokumentih. Namenjen je podjetjem, ki želijo opraviti hiter prehod iz organizacije, ki uporablja večinoma papirne dokumente, v okolje s poenostavljenim in učinkovitim digitalnim poslovanjem.
Dokumentni sistem – od večopravilne naprave do oblaka
Kako deluje? KSIM omogoča zajem, indeksiranje, upravljanje in preprosto iskanje zajetih papirnih dokumentov ter skeniranih slik in drugih elektronskih vsebin. Ta dokumentni sistem je idealno orodje za manjša in srednja podjetja, ki želijo celovito povečati produktivnost zaposlenih.
S KSIM bodo zaposleni vnašali, zajemali, upravljali in obdelovali svoje dokumente v centraliziranem sistemu, obenem pa jih preprosto našli, kadarkoli jih bodo potrebovali. KSIM bedi nad dokumenti v celotnem življenjskem ciklu – od zajema ali uvoza podatkov, prek same uporabe (in pravil dostopa) do arhiviranja in končnega izbrisa.
»Podatki so še vedno osrčje poslovanja, posebej v digitalni dobi. Potreba po preprostih digitalnih rešitvah, ki olajšajo avtomatizacijo dela in povečujejo varnost informacij in dokumentov, še nikoli ni bila večja,« pravi Ciril Kraševec, direktor podjetja Xenon forte. In dodaja: »Vsako poslovno okolje je edinstveno, k sreči pa imamo na voljo strojno in programsko opremo ter orodja, s katerimi uskladimo, optimiziramo in avtomatiziramo zajem, obdelavo in upravljanje dokumentov. Rezultat uvedbe do zaposlenih prijaznega dokumentnega sistema je izjemen dvig njihove produktivnosti. Zaposlene v podjetjih pa veseli predvsem dejstvo, da takoj najdejo dokumente in informacije, ki jih iščejo oziroma potrebujejo pri svojem delu.«
Po meri vsakega poslovnega okolja
Podjetje Xenon forte, regionalni partner družbe Kyocera, lahko poskrbi za sožitje tiskalniškega in dokumentnega okolja podjetja. Sodobne večopravilne naprave Kyocera namreč temeljijo na platformi HyPAS, ki omogoča izdatno prilagoditev poslovnim in dokumentnim procesom podjetja. S tem je mogoče delovanje tiskalniških naprav povsem prilagoditi posameznim uporabnikom ali dokumentnim postopkom v podjetju.
Tako so pred kratkim temeljito prenovili tudi pisarniško okolje podjetja Donit Tesnit, kjer so poleg prenove in optimizacije tiskalniškega okolja uvedli še rešitev za zajem najrazličnejših vhodnih računov. Papirni se najprej skenirajo in obdelajo z rešitvijo za prepoznavo pisav, nato se, podobno kot digitalne datoteke in izvorni elektronski računi, pretvorijo v zapisa iDoc in E-slog ter v ustrezno obliko za uvoz v osrednji poslovnoinformacijski sistem.
Digitalizacija papirnih računov in drugih dokumentov je opravljena že ob vstopu v podjetje, in sicer kar na večopravilnih napravah. »Skupaj s podjetjem Xenon forte smo v začetku leta digitalizirali vnos oziroma zajem vseh papirnih dokumentov s procesi skeniranja, OCR-branja in pretvorbe v jezik, razumljiv glavnemu informacijskemu sistemu, kar je pripomoglo k hitremu vnosu računov in drugih tipskih dokumentov. Prihranki časa in zadovoljstvo zaposlenih so opazni,« pravi Marjana Novak, direktorica podjetja Donit Tesnit.
