Digitalna preobrazba je neizbežna. Če se je lotevajo vsi okoli tebe, se je moraš tudi ti. Večini se vse skupaj na prvi pogled zdi zelo preprosto – vzamemo nekaj analognega in zadevo digitaliziramo. Rešitev na trgu je neskončno in vse obljubljajo odpravo vseh težav. Enostaven vmesnik, umetna inteligenca, rešitev z enim klikom in podobna orodja bodo povečali produktivnost, znižali stroške …
Poglejmo si primer slovenskega podjetja, katerega direktor je na konferenci slišal, da je digitalna preobrazba trenutno obvezen korak, ki ga je treba storiti, in takoj po vrnitvi brez odlašanja začel delati. Kaj in zakaj gre lahko narobe ter kako se temu izogniti?
Kdo je glavni?
Prva težava nastane že pri odločitvi, kdo vse bo vključen v sam projekt oziroma kam digitalna preobrazba sploh spada. Direktor seveda nima časa, da bi se ukvarjal s tem, zato celotno izvedbo prepusti IT-oddelku, ki prevzame odgovornost za opredelitev vseh zahtev in določitev fokusa ter začne biti bitko za pridobitev ustreznega proračuna.
Digitalna preobrazba namreč vpliva na poslovanje celotnega podjetja, zato je treba poskrbeti, da so v projekt vključeni deležniki z vseh ravni podjetja, od menedžmenta in IT do vodij oziroma odgovornih za posamezne procese v podjetju. Vsak mora imeti možnost, da predstavi svoj pogled in argumente za spremembo na svojem področju.
Seznam ciljev digitalne preobrazbe mora vsebovati želje vseh deležnikov, glavne odločitve, podprte z vsemi informacijami, pa mora na koncu sprejeti menedžment. IT mora prevzeti tehnološko izvedbo, nikakor pa ne sme biti končni odločevalec za celotno preobrazbo. Še več, ta odgovornost nikakor ne sme pasti le na eno osebo, ki jo podjetje določi za izpeljavo digitalne preobrazbe.
Vemo, kam gremo?
Druga težava se pojavi, ker se direktor pred odločitvijo o začetku digitalne preobrazbe ne vpraša, kaj želijo v podjetju s tem doseči. To vprašanje bi moralo biti samoumevno, pa vendar vse prevečkrat podjetja kar preseneti. Nihče ne zažene avtomobila in se začne peljati ne da bi vedel, kam želi priti. Podjetja pa se teh projektov lotevajo točno tako. Odgovori, kot sta »želimo optimizirati poslovanje« in »želimo izkoristiti prednosti digitalnih tehnologij, ki so zdaj na voljo« v smislu definiranja konkretne dodane vrednosti, ki jo bo podjetje pridobilo v zameno za vloženi denar in trud, ne povedo nič.
Tehnologija je rešitev za vse – ali res?
Čeprav se zdi, da je tehnologija najpomembnejša pri digitalni preobrazbi, ne more rešiti vseh problemov in ne more biti edino gonilo digitalne preobrazbe. Prepričanje, da je uspeh povezan izključno z izbiro prave rešitve ter izvajalca, je zmotno. Razlogov za to je več.
Digitalna preobrazba je povezana s spremembami poslovnih procesov in poslovnih modelov. Tehnologija lahko sicer izboljša procese, vendar pa bi moralo podjetje za uspeh digitalne preobrazbe razumeti svoje poslovanje in vključiti strokovnjake iz posameznih oddelkov v celoten proces.
Tehnologija lahko pomaga pri optimizaciji procesov in povečanju učinkovitosti, vendar pa so za uspešno digitalno preobrazbo potrebni tudi zaposleni, ki razumejo in se prilagodijo spremembam. Podjetje bi moralo vlagati v izobraževanje in razvoj zaposlenih, da bodo lahko sprejeli nove tehnologije in se prilagodili novim procesom.
Zato lahko v nekaterih primerih stanje še poslabša. Direktor si na primer zaželi boljše poročanje, zaradi česar morajo nekateri zaposleni ročno vnašati dvakrat več podatkov.
V nekaterih primerih je lahko boljša rešitev sprememba poslovnega modela ali procesov, ne pa nujno uporaba nove tehnologije.
Jasno je torej, da je tehnologija le orodje za doseganje postavljenega cilja, brez upoštevanja vseh drugih dejavnikov pa ni zadostna za uspešno digitalno preobrazbo.
Upor ljudstva
Ob digitalni preobrazbi se pogosto izjemno dobro pokaže, kako težko se ljudje privajamo na spremembe. Tudi če smo uspešno premagali vse zgoraj naštete ovire in imamo v roki dobro zasnovan načrt ter izbrane odlične rešitve, so lahko končni uporabniki razlog za propad.
Rešitev, ki prinaša prednost za podjetje, ne prinaša nujno prednosti za zaposlene – in obrnjeno. Poglejmo si že omenjeni primer: direktor z digitalizacijo vnosa podatkov pridobi obilico novih podatkov, ki mu pomagajo pri strateških odločitvah, optimizaciji procesov in bistveni izboljšavi poslovanja. Po drugi strani pa to pomeni za zaposlene dodatno delo, učenje novih tehnologij in večji nadzor.
Ker si zaposleni dodatnega dela ne želijo, se uprejo, načrtno zavrnejo ponujeno rešitev in proces digitalne preobrazbe obsodijo na neuspeh.
Poskrbeti je treba, da se načrtovane spremembe ustrezno komunicirajo in uskladijo z zaposlenimi, da je njihovo uvajanje postopno, da sta zaposlenim na voljo izobraževanje in podpora, predvsem pa, da je vsem v podjetju jasno, da spremembe prinašajo nekaj dobrega za vse, ne le za majhen del podjetja.
Konec poti je blizu
Zadnja težava, ki preprečuje uspešnost digitalne preobrazbe, je obsedenost z roki ter končanji.
Pomembno je torej govoriti o posameznih ciljih in iskati kratkoročne zmage, hkrati pa se zavedati, da se delo po uspešni vpeljavi ene od rešitev ne konča. Skrbeti je treba za ustrezno podporo uporabnikom, meriti uspešnost ter na podlagi zbranih podatkov uvajati ustrezne nove spremembe.
Prav tako je treba upoštevati tudi vse zunanje dejavnike, ki se v današnjih časih lahko hitro spreminjajo in s tem vplivajo na že postavljeno strategijo in načrtovane rešitve.
Digitalna preobrazba je torej iterativni proces, katerega uspeh lahko merimo skozi uspeh posameznih iteracij. Procesa ne smemo prehitro končati, saj s tem podjetje izgubi dodano vrednost, ki bi jo lahko pridobilo.
